Концептуальное представление автоматизированной системы отдела международных связей вуза

В работах [1, 2] под автоматизированной информационной системой (АИС) понимается совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и (или) управления данными и информацией, а также для производства вычислений.

Под системой электронного документооборота (СЭД) будем понимать систему автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, а также процессов взаимодействия между сотрудниками.

Современные интеграционные процессы, происходящие в мировом сообществе, затрагивают систему высшего образования. В настоящее время формируется единое мировое образовательное пространство, которое выражается, прежде всего, в гармонизации образовательных подходов.

В последние годы в российских вузах нашей страны все больше стало студентов-иностранцев. В связи с этим явлением образовалась проблема документального оформления и сопровождения иностранного гражданина. Появилась необходимость сотрудничать не только со структурами внутри учебного заведения, но и с внешними организациями, такими как УФМС, МВД, страховые службы и т.д.

Таким образом, для работы со студентами-иностранцами в вузах необходимы международные отделы. Также появляется необходимость в единой автоматизированной информационной базе, а именно в электронном документообороте.

К основным целям, которые необходимо достичь при создании АИС, относятся:

– повышение производительности труда АИС, занятого обработкой экономической информации;

– сокращение затрат времени на обработку информации;

– сокращение ежемесячных финансовых затрат на обработку информации;

– повышение качества и достоверности обработанных данных.

Для достижения поставленных целей необходимо:

– специальное программное обеспечение для АИС, с соответствующими полномочиями для работы с данными;

– информационное обеспечение в виде базы данных и документов на бумажных носителях;

– организационное обеспечение в форме инструкций, определяющих состав и функций исполнителей, работающих с компонентами системы (подготовка данных или использование результатов);

– методическое обеспечение, определяющее порядок решения задач АИС [3].

На сегодняшний момент существует множество разработок в данном направлении, но стоит заметить, что в имеющихся системах не уделяется должного внимания направлению поиска оптимального сочетания технических средств по хранению и передачи информации.

Учитывая специфику описываемого предприятия и особенности ее документооборота, целесообразно отдать предпочтение разработке собственного программного продукта, способного в полной мере решить все поставленные перед руководством вуза задачи.

Для эффективной деятельности СЭД отдела международных связей, необходимо разработать концептуальную модель системы (рисунок 1).

Модель системы включает в себя комплекс различных по функциональности подсистем, таких как подсистема получения данных, подсистема обработки данных, подсистема хранения данных и подсистема отправки документов и отчетов.

Рис. 1. Концептуальная модель СЭД отдела ОМС ВУЗа

Как показано на рисунке 1, система состоит из трех компонентов: жизненного цикла данных (период обучения студентов в ВУЗе), сторонние организации и архив.

Для понимания и визуализации того, как внутри системы взаимодействуют подсистемы, была построена диаграмма классов (рисунок 2).

Рис. 2. Диаграмма классов

Между классами связи отображают структурные отношения между объектами системы. Например, класс базы данных связан практически со всеми остальными классами, среди них авторизация, иностранный студент, система оповещения, отчет, личное дело, сотрудник отдела международных связей и сторонних организаций. Класс авторизации связан по функциональному отношению с классом сотрудника международного отдела и базой данных. Личное дело напрямую связанно с классом архив, так как данные документы хранятся там. Класс системы напоминания имеет структурные связи с БД, откуда берет информацию, и с сотрудниками отделов, куда информацию отправляет.

Таким образом, внедрение АИС позволит:

– сократить затраты на решение производственных задач (расчеты, подготовка итоговых отчетов, выборка необходимых сведений и др.);

– сократить число ошибок при подготовке отчетов;

– увеличить количество решаемых задач в плане подготовки дополнительных справок и отчетов в текстовой и графической форме с возможностью оперативного просмотра на экране монитора;

– сократить количество документов на бумажных носителях.