Контроль деятельности организации: понятие, виды, формы, цели

В зависимости от подхода в организации может сформировано отношение к контролю как к этапу управления деятельностью организации или как к одному из управленческих процессов. Контроль как этап управленческой деятельности представляет собой процедуру по оценки выполнения мероприятий по полученным результатам или другим критериям.1 В рамках этого подход контроль является последовательностью процедур, которые имеют временные характеристики. Контроль является последней стадией в цепочке от планирования до реализации товаров и услуг организации. Реализация контроля требует аккумуляции трудовых и денежных ресурсов компании к концу рабочего периода.

Контроль как процесс представляет собой систему мероприятий, ориентированную на оценку работы сотрудников в течение всего периода 2. С этой точки зрения контроль должен быть осуществлен не только по результатам труда, но и по результатам рабочего процесса. Объектами контроля является физическое состояние работников, количество пропусков по уважительным и неуважительным причинам, выполнение норм безопасности. Мероприятия контроля требуют привлечения ресурсов организации на постоянной основе.

В настоящее время осуществляется переход к пониманию контроля как к процессу, так как этот подход позволяет детально определить причины проблем и предотвратить их. Таким образом, положительный эффект контроля увеличивается при последовательной реализации в течение всего периода.

Эффект от мероприятий контроля во многом зависит от качества контроля и от стиля руководства, который определяет, в какой форме будет проводиться контроль. Выделяют разделение контроля в зависимости от стороны, осуществляющей контроль: внутренний и внешний контроль.

Внешний контроль осуществляется независимо от организации в интересах государственных органов, акционеров, потенциальных инвесторов. Независимая оценка финансовой активности организации формируется путем аудита.

Внутренний контроль осуществляется организацией самостоятельно и не регламентируется законодательными нормами. Внутренний контроль деятельности организации осуществляется в следующих целях:

• -    оценка выполнения сотрудниками поставленных перед ними задач;

• -    стимулирование сотрудников через вознаграждение за результаты труда;

• -    предотвращение проблем, возникающих по мере рабочего процесса;

• -    корректировка планов будущих периодов на основании результата контроля предыдущих периодов.

Внутренний контроль тесно взаимосвязан с другими аспектами управленческой деятельности: с планированием деятельности, стимулированием персонала, с организацией рабочего процесса. Контроль позволяет систематизировать работу организацию и оптимизировать управленческие затраты.

Контроль деятельности организации различается по подразделениям, в которых осуществляются мероприятия контроля. Так, выделяют финансовый, производственный, маркетинговый, управленческий контроль. При осуществлении контроля проверке подвергается деятельность сотрудников на соответствие внутренним правилам и установленным нормам за период. Прямой ответственностью за осуществление контроля обладает руководитель структурного подразделения, который непосредственно взаимодействует с сотрудниками и имеет возможность повлиять на их рабочую активность.

Также можно выделить и другие виды контроля. Так, может проводиться контроль затрат по элементам, контроль использования и распределения доходов, качество произведенной продукции. Контроль может осуществляться по месту проведения операции, по субъекту, организационной деятельности, по целям контроля3.

В конечном итоге, эффективный контроль охватывает деятельность всего предприятия с тем, чтобы была оценена каждая проводимая операция. При этом контроль должен быть разделен по центрам ответственности для того, чтобы избежать ситуации двойной ответственности за одно действие.

Выбор форм и методов контроля определяет эффективность его организации. В современной практике предприятий получили распространение три группы контроля: на основе опроса, в форме экспертизы и на основании документооборота. Данные способы адаптированы для решения различных задач контроля4.

Опросы ориентированы на оценку качества обслуживания потребителей или на оценку социального климата в рабочем коллективе, если опрашиваются сотрудники организации. Документальный контроль основан на проверке заполненных документов. Контроль в форме экспертизы предполагает сопоставление плановых и фактических показателей, закрепленных в различных формах отчетности 5.

При организации контроля следует учитывать, что чрезмерный контроль не только утяжеляет бюрократические механизмы организации, но и настраивает сотрудников против интересов организации. В результате этого наиболее развитые предприятия формируют автоматические системы контроля, в которых часть контрольных функций передана компьютеру на автоматическую проверку.

Таким образом, контроль для организации с любой сферой деятельности является одним из основных управленческих механизмов. При эффективной системе внутреннего контроля его результаты являются основой для стимулирования персонала и планирования деятельности на будущие периоды. Организации самостоятельно формируют свою политику относительно использования контроля. В зависимости от использования прогрессивных технологий контроля организация может добиться большей эффективности и снизить риски своей работы за счет своевременного предотвращения возникающих проблем. Наиболее актуальным вопросом для любой организации является выбор баланса между контролем и доверием сотрудников, а также поиск форм контроля, позволяющих управлять организационной деятельностью, не нарушая при этом самостоятельности работников.