Контроль расчетов с поставщиками хозяйствующим субъектов

В процессе своей деятельности организации могут иметь налоговые риски доначисления НДС, получения пеней и штрафов от Налоговой инспекции возникающих при взаимоотношении с поставщиками. Расчеты с поставщиками выступают важным объектом учета, который необходимо постоянно контролировать внутри организации. Кроме того, данный объект учета подвержен контролю так и с привлечением внешних структур: организаций или органов государственного управ- ления. Это актуально для хозяйствующих субъектов бюджетной сферы, а также предпринимательской деятельности.

С точки зрения внешнего контроля, хозяйствующие субъекты бюджетной сферы со стороны ведомственных органов власти, комитета образования подвергаются ежеквартально мониторингу кредиторской задолженности.

Стоит отметить целесообразность проведения такого ежеквартального мониторинга кредиторской задолженности хозяйствующего субъекта. В ходе его организация собирает данные о кредиторской задолженности по контрагентам и информацию о причинах появления данной задолженности. Информация систематизируется в следующем виде: состав кредиторской задолженности, сумма кредиторской задолженности, наименование кредитора, дата, номер документа основания, причина, сведения о проведении последней инвентаризации. По результатам проверки непогашенная задолженность, а учреждение обязано принять меры по ее покрытию.

Также организацию могут проверять со стороны прокуратуры, с точки зрения своевременности погашения кредиторской задолженности. Такие проверки проходят ежемесячно в некоторых бюджетных организациях. В отчете организация предоставляет информацию об организации – контрагенте, номере договора, предмете договора, дате начала и окончании исполнения договора, дате оплаты по договору, дате фактической оплаты, дате поставки или оказании услуг, а также причинах, либо о дате поздней поставки, либо оплате не по условиям договора и о принятых мерах. Как правило, организации стараются предоставлять информацию обо всех обязательствах. При наличии непогашенных (просроченных) обязательств на организацию налагаются штрафные санкции. Ещё для внешнего контроля кредиторской задолженности хозяйствующего субъекта могут привлекаться аудиторские организации, которые проводят проверки по определенным методикам. Вот один из вариантов проверки:

С точки зрения Воропаевой О.Д., целью аудита расчетов с поставщиками является проверка соответствия законодательству совершенных организацией операций. Она выделяет в аудите расчетов с поставщиками следующие направления:

• -    проверка соответствия договора законодательству;

• -    проверка поступающих от поставщика первичных документов;

• -    проверка данных синтетического учета данным аналитического учета;

• -    проверка регистров сводного и первичного учета, отчетности;

• -    проверка задолженности организации;

• -    проверка отражения в бухгалтерском учете расчетов с поставщиками;

• -   проверка системы продаж и закупки;

• -   проверка претензий поставщикам;

• -   проверка возврата поставщикам;

• -   проверка отражения операций с поставщиками

в налоговом учёте.

Следует уделить отдельное внимание причинам возникновения просроченной задолженности, оформлению договора [1].

Также не менее важно уделить внимание внутреннему контролю кредиторской задолженности. Ведь кредиторская задолженность перед поставщиками в пределах договора бесплатна и является самой важной категорией, здесь действует правило: максимальное увеличения срока договора, без ущерба отношениям между организациями.

Зачастую игнорирование растущих сумм кредиторской и дебиторской задолженности является самым опасным. Чтобы этого не допустить надо решить ряд задач управленческому аппарату организации. К таким задачам можно отнести анализ дебиторской и кредиторской задолженности с целью выявления:

• -    изменений структуры и динамики задолженностей, причин таких изменений динамики и структуры задолженностей;

• -    реальных конечных поставщиков и покупателей просроченных обязательств;

• -    изменений коэффициентов, рассчитанных на основе абсолютных значений задолженностей;

• -    безнадежной дебиторской задолженности.

Финансово-экономический отдел организации и бухгалтерии в зависимости от разделения полномочий занимается расчетом показателей.

Для получения постоянной оперативной информации и регулирования ее с целью не допустить банкротства организации. Также используются следующие методы: экспертизы разных видов, информационное моделирование, исследование документов, нормативноправовое регулирование, экономико-математические, статистические расчеты аналитическая группировка [2].

Таким образом, наряду с отражением операций в бухгалтерском учете по взаимодействию с контрагентами, а также величин задолженностей в бухгалтерском балансе, для осуществления контроля состояния расчетов требуется проведение анализа как абсолютных величин задолженностей, так и относительных.

Также экономическим отделом и бухгалтерией проводится контроль расчетов экономического субъекта с точки зрения рассмотрения добросовестности контрагентов, их состоятельности и т.д., но и с точки зрения коррупционной опасности. Для этого делаются запросы в Министерство по налогам и сборам. Выявление происходит также через различные банковские структуры. А также информация есть в таких организациях как Глобас, CREDINFORM.

Для внутреннего контроля расчетов с поставщиками используется периодическая и плановая инвентаризация. Она обязательна: 1) при смене материально ответственных лиц (например, главного бухгалтера);; 2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности 3) в случае пожара, стихийного бедствия или других чрезвычайных ситуаций, которые вызванных непредвиденными условиями; 4) при реорганизации или ликвидации корпорации [3]. Во время обязательной инвентаризации, каждая организация имеет право выверять кредиторскую и дебиторскую задолженность такой периодичностью и в те отведенные для этого сроки, когда это максимально согласуется с её финансово- хозяйственными потребностями. Также инвентаризацию лучше осуществлять в последние даты отчетного периода.

В результате инвентаризации оформляется акт об инвентаризации. В нем указывается:

• 1)    счет бухгалтерского учёта, на котором она числится;

• 2)    сумма задолженности, в том числе неподтвержденная, подтвержденная, просроченная;

• 3)    наименование должника и вид задолженности;

К акту инвентаризации необходимо прикладывать справку, содержащую расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности:

• 1)    дата и основание возникновения задолженности;

• 2)    дата, наименование и номер, подтверждающего задолженность документа.

Инвентаризационная комиссия на основании акта инвентаризации и справки составляет список кредиторской задолженности, которая возникла в связи с приобретением активов и список дебиторской задолженности, возникшей в процессе продажи продукции (услуг, работ) [2].

Инвентаризацию проводят как сплошным, так и выборочным методом. По окончании каждого отчетного периода налогоплательщики составляют акты сверки взаиморасчетов со своими поставщиками и покупателями для того, чтобы подтвердить фактическое наличие задолженности. И на основании этого оплачивают выявленную задолженность. Если в ходе сверки разногласия невозможно уладить, или расшифровать расхождения, то расчеты с кредиторами и дебиторами выражаются в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей.

Таким образом, внутренний контроль расчетов с поставщиками способствует сокращению возможных налоговых рисков связанных с недобросовестностью контрагента, а также санкций за задержку расчетов от организаций и ведомственных органов. Он позволит эффективно отслеживать платежеспособность организации, а также оградить ее от возможности банкротства.