Контроль средств и имущества, числящихся на забалансовых счетах в бюджетной организации

Актуальность темы исследования определяется значимостью построения системы эффективного контроля средств и имущества в бюджетной организации.

Использование забалансовых счетов бюджетной организацией определяется необходимостью учетного процесса имущества и денежных средств, которыми пользуется бюджетное учреждение, но которыми оно пользуется. Также на забалансовых счетах учитываются бюджетной организацией определенные законом бланки строгой отчетности и обязательства бюджетной организации.

Настольными книгами любого бухгалтера в бюджетном учреждении являются план счетов бухучета и инструкция по его применению №174н. Документы утвердил Минфин приказом от 16 декабря 2010 года. Именно в этой инструкции закреплен перечень забалансовых счетов, предусмотренных в бюджетных организациях. Список состоит из 31 пункта: 27 основных (с 1 по 27) и четыре дополнительных (30, 31, 40 и 42).[3]

Рассмотрим более подробно особенности контроля и учета имущества и средств числившихся на определенных забалансовых счетах бюджетной организации.

Наиболее часто бюджетной организацией используется забалансовый счет 01 «Имущество, полученное в пользование». Данный счет предназначен для контроля имущества бюджетной организации, которое было получено ей для пользования. При изучении особенностей построения контрольного процесса по данному забалансовому счету необходимо отметить, что учетному процессу на данном счете подлежит все движимое и недвижимое имущество, которое получила бюджетная организация в пользование.

Учет по забалансовому счет 01 «Имущество, полученное в пользование» осуществляется только того имущества, которое бюджетное учреждение получение с правом их пользования без закрепления права оперативного управления данным имуществом. [5]

Необходимо отметить несколько нововведений, касательно построения учетного процесса на данном забалансовом счете. До внесения изменений приказом Минфина России № 89н на забалансовом счете 01 учитывались земельные участки, закрепленные за учреждением на праве постоянного (бессрочного) пользования.

Заметим, что до внесения изменений приказом Минфина России № 89н на забалансовом счете 01 учитывалось недвижимое имущество в течение времени оформления государственной регистрации прав на него (до момента принятия его к балансовому учету). После внесения изменений приказом Минфина России № 89н указанное имущество при наличии законно обусловленного права оперативного управления на объект недвижимости следует учитывать на соответствующем счете аналитического учета счета «Основные средства».

При организации контроля на данном забалансовом счете важно уделять внимание стоимости имущества, переданного в пользование бюджетной организации. Важно также организовать контроль учетного номера имущества. При этом необходимо отметить, что учетный номер определяется собственником имущества. [4]

Также важно учитывать, то, что стоимость имущества отраженного на данном забалансовом счете может корректироваться в зависимости проведения балансодержателем переоценки, переданного им в аренду или в безвозмездное пользование объекта основных средств. Основанием для такой корректировки является Справка (выписка из Акта переоценки) балансодержателя имущества. При организации контроля необходимо проводить сверку данных отображенных на забалансовом счете и выписки из Акта переоценки. В случае обнаружение несоответствия необходимо внести корректировку.

Подводя итог можно сделать вывод, что контроль забалансового счета «01 имущество, переданное в пользование бюджетной организации», определяется контролем соответствия данных об оценке стоимости имущества в документах и их отображения на счете.

Деятельность значительного количества бюджетных организаций предполагает собой наличие бланков строгой отчетности. Передвижение бланков строгой отчетности внутри организации отображается на забалансовом счет 03 «Бланки строгой отчетности». Важно отметить, что бланки строгой отчетности списывают с балансового счета на забалансовый именно в момент выдачи их со склада материально-ответственному лицу. При проведении контрольных мероприятий очень важно проверять правильность списания бланков строгой отчётности с балансовых на забалансовые счета.

По мнению Минфина, БСО за балансом следует учитывать до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания. Аналогичные правила прописаны в п. 337 Инструкции № 157н. При этом в силу названной нормы учреждениям необходимо решить, по какой стоимости вести забалансовый учет БСО: в условной оценке или по стоимости приобретения бланков. Свое решение необходимо закрепить в учетной политике.

При контроле учетного процесса бланков строгой отчетности на забалансовых счетах также важно учитывать, что на данном счете могут учитываться только бланки строгой отчетности. Как показывает практика очень часто организации учитывают на забалансовом счете и обычные бланки.

Для бланков строгой отчётности должны быть определены законом особые условия использования и хранения, а также порядок их нумерации и серии.

Начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России Павлова Елена Владимировна в своей статье, в частности, определяет, что многие учебные заведения высшего и среднего образования на забалансовом счете «Бланки строгой отчетности» учитывают и бланки студенческих билетов, что в корне не соответствует требованиям введения бухгалтерского учета. Так как для таких бланков законом не предусмотрен особый порядок хранения и использования. А также отсутствуют требование о серии и номере. [4]

Подводя итог можно сделать вывод, что построение контрольного процесса по забалансовому счету 03. «Бланки строго отчетности» предполагает собой в первую очередь контроль правильности отображения учетной информации по забалансовому счету и контроль учета бланков строгой отчётности.

Также необходимо отметить особенности учетного процесса по забалансовому счету 07 «Награды, ценные подарки, сувениры». На данном забалансовом счете бюджетной организацией организуется учет наград, подарков и сувениров. Необходимо отметить, что балансовая стоимость наград в данном случае составляет 1 рубль, подарки и сувениры оцениваются по реальной стоимости. При организации контрольного процесса важно проверить правильность указанной цены для сувениров и подарков, а также соотвбсвтии цены, указанной в документах, той, что указана на забалансовом счете.

В деятельности бюджетных организаций достаточно часто имеет место ситуация, когда бюджетная организация получает обеспечение, выраженное в неденежной форме в качестве обеспечения исполнения обязательства. В частности, это может быть при осуществлении закупок. Учет данных финансовых средств осуществляется на забалансовом счете 10 «Обеспечение исполнение обязательств». Принятие к забалансовому учету такого имущества осуществляется на основании оправдательных первичных документов в сумме обязательства, в обеспечение которого получено имущество.

Контроль операций по данному забалансовому чету в первую очередь включает оценку правильности оформления первичных документов по передаваемому в качестве обеспечения имуществу, оценку правильности стоимости данного неденежного обеспечения, а также порядок отображения полученного неденежного обеспечена на забалансовом счете. [5]

Если рассматривать общие правила организации учетного процесса на забалансовых счетах, то можно отметить, что в отличие данных видов счетов является и то, что на них отображается только два вида проводок: зачисление ценностей на определенный период и их списание при наличии обоснования. Соответственно при проведении контрольных мероприятий очень важно уделить внимание правильности и обоснованности проведения списания ценностей по забалансовым счетам. При проверки проверяется документальное обоснования списание ценностей, правильной учетного процесса.

Подводя итог можно сделать вывод, что организация учетного процесса на забалансовых счетах бюджетных организаций является важным процессом. При контроле учета на забалансовых счетах необходимо учитывать специфику забалансового счета, а также особенности деятельности бюджетной организации.