Контроллинг на предприятии: особенности внедрения и функционирования

Controlling is a concept that is unambiguously not treated in scientific literature, articles of business school leaders, and also in the writings of management science theorists. The concepts of controlling are quite diverse, do not resemble each other; each of the definitions emphasizes the most significant, according to the authors, specific features of this concept. Despite this, the practical importance of controlling as a fairly new concept in management, no one denies, and even vice versa, in the course of time controlling is paid increasing attention in the scientific literature     of     specialists     in     this     field     of     knowledge.

Этимология слова «контроллинг» происходит от английского слова «control», которое переводится как руководство, регулирование, управление, контроль. «Контроллинг - это новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента».

Актуальность контроллинга в современных организациях заключается в повышении эффективности функционирования организации, которое не происходит автоматически при использовании данной системы, ведь контроллинг не призван освободить менеджмент от функций управления, а скорее даже наоборот. При использовании методов контроллинга эффективность труда в организации повышается за счет системы планирования и контроля за исполнением тех самых планов лицами, принимающими решения (ЛПР). К методам контроллинга в современной научной литературе и на практике относят такие инструменты, как отчет о движении денежных средств, отчет о финансовых результатах, управление себестоимостью, управление запасами, систему KPI и так далее.

Стоит отметить, что истоки зарождения теоретического знания о контроллинге в науке относятся к периоду образования Административной школы менеджмента, чьим родоначальником является Анри Файоль. Управление, последователями этой школы, рассматривалось как универсальный процесс; так, были выделены основные управленческие функции, а само управление описывалось как их сумма. Данная концепция со всеми ее объективными плюсами и критикой в ее адрес послужили толчком в развитии понимания о таких процессах, как планирование и контроль, их тесной увязке. Контроль, который отныне описывался, как интегральный процесс, теперь подразумевал под собой не только систему «кнута и пряника», но и инструмент достижения целей организации, чем. В современном понимании, и является контроллинг.

В управленческой науке выделяются, как правило, три основных направления, по которым происходит внедрения системы контролилинга на предприятии:

• 1.    подготовительный этап, включающий в себя изучение и анализ текущего состояние предприятия, экспресс-анализ бизнес-процессов;

• 2.    этап внедрения;

• 3.    этап автоматизации, который включается в случае необходимости или наличия желания автоматизации этого процесса у руководства организации.

На первом этапе одним из наиболее важных организационных моментов является формализация работы службы контроллинга или же, как отмечалось ранее, механизмов контроллинга, за которые в разной степени отвечают множество отделов. Механизм контроллинга должен быть регламентирован внутренними документами предприятия, чтобы добиться максимальной скорости предоставления всей необходимой для консолидации информации, а также ее прозрачности и актуальности.

Второй этап неизбежно вносит изменения в систему управления предприятием по следующим направлениям: изменения в системе управления; изменения в организационной структуре предприятия; организация или усовершенствование информационных потоков; включение персонала в систему контроллинга, адаптация.

На третьем этапе внедрения системы контроллинга становится очевидной необходимость организации сопутствующего отдела - отдела по автоматизации, чьей обязанностью будет являться не только автоматизация работы контроллинга, но и многих других отделов, таких как казначейство, отдел бюджетирования, отдел продаж. Отдел автоматизации занимается разработкой программ, их отладкой, а служба контроллинга на ряду и с другими заинтересованными в процессе автоматизации отделами может заниматься постановками задач, чтобы достигалась главная цель автоматизации - повышение эффективности работы финансовоэкономических служб и прочих заинтересованных структур.

Контроллинг - универсальный с точки зрения областей применения в организации инструмент, позволяющий решать следующие задачи:

• 1.    планирование - модернизация целей организации, которые ставят высшее руководство перед своими подчиненными для реализации в обозримой перспективе стратегического плана действий, необходимого для выполнения;

• 2.    управленческий учет – отражение финансово-хозяйственной деятельности организации в желаемом руководством виде (ключевой элемент подсистемы контроллинга);

• 3.    организация информационных потоков – третье из четырех направлений неизбежных изменений на предприятии, внедряющем контроллинг;

• 4.    мониторинг бизнес-процессов;

• 5.    контроль – план-фактный анализ ключевых показателей эффективности.

Рассмотрим следующие современные методы контроллинга, эффективно применяющиеся на практике:

• 1.    АВС-анализ представляет собой управленческий анализ перспективности товаров, работ, услуг, поставщиков, подрядчиков предприятия на основе известного принципа Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Так, данный анализ позволяет выделять наиболее перспективную группу поставщиков или производимых товаров, разделяя общую их массу на три категории: наиболее важные для итога (накопленный результат по которым дает 80% результата), средние по важности (до 95% результата) и наименее важные (менее 95% результата).

• 2.    XYZ-анализ применяется в управлении наряду с методом АВС, скорее даже, как его дополнение. В современной литературе об управлении даже встречается отчет, объединяющий АВС- и XYZ-анализ.

XYZ-анализ призван распределить изучаемые объекты отталкиваясь от его уровня прогнозируемости, иначе говоря на вычислении коэффициента вариации, то есть отклоняемость уровня изучаемого объекта во временном диапазоне.

Так, например, во время проведения АВС-анализа все производимые товары распределяются на три группы на основе показателя выручки по видам товаров и их доле, занимаемой в общем объеме. При проведении XYZ- анализа предлагается анализировать товары и выручку по их группам во временном диапазоне, затем находится отклонение продаж по группе.

В итоге, после применения двух этих методов выстраивается общая картина товаров, приносящих наибольшую прибыль организации и на этой основе выбирается из них наиболее прогнозируемые.

Таким образом, контроллинг на предприятии – неотъемлемый инструмент. Он позволит оптимизировать существующие бизнес-процессы в организации, станет одним из рычагов к успешному развитию.