Краткое руководство для построения эффективной системы внутреннего контроля в малом бизнесе

Многие на протяжении своей профессиональной жизни независимо от сферы деятельности не раз сталкивались с понятием «внутренний контроль». О внутреннем контроле говорят аудиторские компании, крупные организации создают специализированные службы по внутреннему контролю (СВК), тренинговые центры проводят семинары, но все же, что такое внутренний контроль, каким образом вы можете внедрить его в своей компании, - для многих это остаётся загадкой.

Об этой теме можно писать много и говорить еще больше, поэтому, в случае необходимости, вы всегда можете обратиться к дополнительной литературе. Скажу лишь, что внутренний контроль - это концепция COSO

[1], состоящая из 5 элементов (рис. 1) – каждый из которых важен, но сегодня я буду говорить об элементе №3, о контрольных процедурах.

В данной статье я попытался составить краткое руководство по построению эффективной системы ВК для руководителей малого и среднего бизнеса, начав с наиболее применимого элемента – «контрольные процедуры».

Рисунок 1. Концепция COSO внутренний контроль

Согласно самой гениальной интернет-энциклопедии, Википедии: «Внутренний контроль … процесс, осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками, с целью получить информацию относительно выполнения следующих задач:

• 3.    Эффективность и рациональность деятельности.

• 4.    Достоверность финансовой отчетности.

• 5.    Соблюдение законов и нормативных актов.» [2]

• 6.    Из-за отсутствия кассового аппарата и, как следствие, частых несвоевременно выявленных краж денег из «тумбочки», у него часто бывает нехватка наличных денег для оплаты заработной платы. (Вопрос объема клиентких потоков в данном примере не рассматривается). Сотрудники, не получая регулярную зарплату, отказываются работать, и его бизнес может просто перестать функционировать, наступает операционный риск.

• 7.    В случае, если он будет вынужден перейти на «зарплату в конвертах», для того чтобы экономить на налогах, его финансовая отчетность будет недостоверна, так как в ней будут искажены данные по зарплате и налогам.

• 8.    В случае выявления уклона от уплаты налогов, у него могут возникнуть проблемы, такие как начисление штрафов или наложение ареста на имущества компании.

Попросту говоря, ВК необходим для того, чтобы достигать операционные (ежедневные операции), нормативные (соблюдение законов) и финансовые (достоверная финансовая отчетность) цели.

При этом цели не достигаются из-за наличия угроз, то есть рисков. Википедия говорит: « Риск — сочетание вероятности и последствий наступления неблагоприятных событий. [3]

Думаю, для более понятного описания, я буду использовать пример, взятый из моей личной жизни. У моего очень близкого друга есть свое СТО, он по образованию архитектор, но еще со школы увлекался машинами, и сейчас занимается тюнингом, обвесами, турбинами и прочими модификациями машин. СТО небольшое, работает около 10 специалистов, я бы отнес его бизнес к категории малого бизнеса. Мой друг часто говорит мне о проблемах, с которыми сталкивается, и о том, как сложно сегодня просто заниматься любимым делом. Он обратился ко мне за помощью, и я решил помочь не только ему, но и поделиться своими знаниями с вами, дорогой читатель.

Итак, возвращаясь к теме рисков на примере СТО моего друга. У СТО так же, как и у большинства малых бизнесов , рисков много и они очень схожие. Приведу несколько примеров таких рисков:

В итоге, отсутствие контроля за наличными средствами, влечет за собой наступление нескольких рисков. Простым способом снизить все вышеуказанные риски сразу было бы использование кассового аппарата. Тогда доступ к выручке был бы ограничен больше, чем к «тумбочке» и даже в случае изъятия денег посторонним лицом, в отчете за день было бы выявлено, что в кассе не хватает средств. Простая контрольная процедура помогла снизить сразу несколько рисков.

Чтобы не томить вас больше теорией, хотелось бы сразу перейти к практическим рекомендациям.

Рекомендация №1 «Цель». Чего же ты хочешь, или определение ключевых целей.

Моему другу необходимо определить, чего же он все-таки хочет добиться, имея свое СТО. Деньги? Слава? Стабильность? Все это можно перенести в более профессиональную проекцию:

• •    Финансовое благосостояние компании;

• •    Получение признания покупателей через высокую долю на рынке (например 10% от всего рынка Алматы в ближайшие 3 года);

• •    Стабильный рост выручки минимум на 10% каждый год.

После определения ключевых целей, у него появляется четкое видение, куда ему двигать свой бизнес, и что будет являться показателем успеха. При этом важно ставить реалистичные и измеримые цели. Планировать захватить 50% рынка за 3 года невозможно, так как данный бизнес в основном состоит из множества аналогичных по размеру СТО, и для получения большей доли на рынке, будет нужно открывать сеть филиалов или определить наиболее выгодное месторасположение СТО а не использовать текущее. Сказать «рост выручки», не определив количественное значение, тоже некорректно, так как конкуренты не планируют ждать, а инфляция и прочие внешние экономические факторы (например, всеми нелюбимая девальвация февраля текущего года, обесценившая тенге на ~20%) могут внести существенные коррективы в желаемый размер выручки.

Рекомендация №2 «Риск». Как сложно понять, что же мне мешает…

Имея четкие цели, друг сможет определить риски, то есть угрозы для СТО. Для этого можно просто расписать все риски, которые могут препятствовать достижению целей СТО и категорировать их по степени критичности (высокая, средняя и низкая). При этом критичность определяется вероятностью наступления риска и последствиями. Вероятность разрушения СТО из-за падения метеорита низкая, но последствия чрезвычайные (уничтожение СТО, оборудования, машин клиентов и, самое главное - опасность для жизни сотрудников). Такие же чрезвычайные последствия могут возникнуть в результате пожара. Но при этом вероятность гораздо выше, так как в работе используются легковоспламеняющиеся вещества (бензин, масло), и многие из сотрудников курят. Поэтому пожар это более критичный риск, чем падение метеорита.

Рекомендация №3 «Контроль». Изобретение колеса

Для каждого из рисков (особенно в категории критичные), важно определить контрольные процедуры. Например, создание специальных зон для курения, наличие работающих огнетушителей и датчиков дыма.

Рекомендация №4 «Оптимизация». Слишком много хорошо, тоже очень плохо

Следует понимать, что внедрив слишком много контролей, вы снизите эффективность бизнеса. Например, мой друг, став экспертом по системе ВК, внедряет концепцию ВК, аналогичную более крупным бизнесам. Теперь талантливому механику Саше необходимо сообщать своему непосредственному начальнику о задержке на обеде, используя специальную служебную записку*. В итоге через месяц-другой такого «жесткого» контроля, его работник Саша уходит к конкурентам, так как, по его мнению, ему не дают работать, требуют заполнять специальные бланки, он искренне считает, что ему просто не верят.

Следуя четырем рекомендациям (цели, риски, контроли, оптимизация) и внедрив их в свой бизнес, вы сделаете огромный шаг к достижению поставленных бизнес-целей и созданию компании своей мечты.

Важно понимать, что любая концепция должна использоваться по уму, сопоставимо с размером и рисками бизнеса, а результатом ее использования должно быть улучшение, а не наоборот.

Поэтому хочу пожелать своему другу достижения целей в развитии его СТО, а вам, дорогой читатель, внедрения эффективной системы внутреннего контроля в своей компании.