LanDocs - системы электронного документооборота

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и специализации, и особенно для Управления Федерального Казначейства. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур делопроизводственной деятельности не только пользователей, объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая доступ через INTERNET.

LanDocs: Делопроизводство – базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД и функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95 / 98 / NT / 2000. Поставляется для работы с СУБД Oracle или Microsoft SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервиса управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков [3, c.50].

Система LanDocs поддерживает выполнение следующих функций:

• •    Регистрация документов осуществляется с использованием механизма регистрационных карточек, сохраняемых в базе данных системы. Поддерживается создание регистрационных карточек, включающих специфические атрибуты учета документов конкретного предприятия или подразделения [2, c.9].

• •    Сохранение документов, созданных различными приложениями в виде файлов – текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложе-

• ния, а при открытии документа на редактирование – блокирует документ на основе механизма Check In – Check Out.

Автоматизированная рассылка исполнителям документов и связанных с ними сообщений. Фиксируя в базе данных сообщения, связанных с карточкой документа, система ведет историю рассылки и последующего движения документа в деловом процессе (включая его нумерованные экземпляры и копии).

Настройка на этапы документооборота. LanDocs предусматривает настройку на специфические для организации или подразделения типы действий исполнителей: согласование, утверждение, визирование, наложение резолюции или любые другие типы делопроизводственных операций. При включенной функции безопасности все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи.

Отслеживание делопроизводственных связей между документами. Работая в LanDocs, можно организовать тематически-связанные наборы документов. Типы связей («запрос-ответ», «основание-подтверждение» и т.п.) настраиваются в соответствии с нормативной базой делопроизводства и практикой работы исполнителей в организации. Документы LanDocs можно вкладывать в именованные папки. Такие папки могут быть сформированы пользователем произвольно (при этом в них могут быть вложены как документы, так и другие папки), либо с использованием шаблона, задающего предопределенную структуру разделов. Такая организация документов помогает исполнителям лучше понять логику связанного с папкой делового процесса, а контролеру оценить соотношение выполненной/пред-

«

Сотрудник: Снегов

Заголовок ВЗУ&ЗД

Заголовок окна

Строка меню

ОЗЙ8^ ин стр^кнто в.

/1ия доку.тент a □ Редактирован* РК <У ЭЦП документа sj Связаннее составные

|ены /> Обновить список б;? Списание вдело J^'Изменение номера           /

Польюмте/ /Документы Обмен Отчеты Хаблица Перейти Настр^ки Помощь Выход

Количество записей данного раздела и нз них не прочитанных

Статусная строка таблицы

В Просмотр РК

IК раткое содержание    IВ ид документа

ИваР5^^Л

Я структура & Почта

-Объектов

^ Входящая

<2) Исходящая

<3 На контроле

<5 Контроль исполнения

0 Документы

«^ Внутренний

<$ Сотрудники

§§ Виды доку.тентов П]] Юридические лица Q Физические лица "4 Слоеобы доставки Q Номенклатура дел

Рубрики                 .

^ Личные группы рассылки с 4 Фонды

В?) Личные группы рассылки к

<^ Входящий

С? Исходящий

С? Упрощенный входящий

Прекратить

О нарушении прав .. Заявление, жалоба для used от uier02 Без названия пк

Закон пк

Приказы права на Файл

Rogaltkaya

Без названия

Закон

Без названия

Приказы

Заявление, жалоба Закон

.. План, график. ..

Докладная, служебна..

Докладная, служебна..

.. Требование

Выписка из О Необходима

.. Выписка из протокола Повестка, извещение

.. Докладная, служебна..

План, график. DBO

73 №1

09.04.2004

09.04.2004

09.04.2004

09.04.2004

09.04.2004

09.04.2004

08.04.2004

08.04.2004

07.04.2004

05.04.2004

05.04.2004

05.04.2004

05.04.2004

05.04.2004

05.04.2004

Всего: 94. не прочитано: 93 с 15.01.2004 по 13.04.2004 Фи/ътр:

НИЕЗ

1РииЗРоДСТВ0 (Входящий)

1000     12.04.2004

Карточки учета

Рисунок 1. Интерфейса главного окна и описание его элементов

стоящей работы «в целом». Система поддерживает экспорт/импорт папок с документами в формат XML (Extensible Markup Language).

• •    Навигация и поиск документов. Для упрощения процедур поиска документов в LanDocs используются: структура журналов регистрации, в которые помещаются документы; возможна консолидация документов из разных журналов в одном журнале на основе определенных правил; рубрикатор, позволяющий проводить многоаспектную классификацию документов; запросы произвольной сложности, позволяющие при работе со списком отобрать только те документы, атрибуты которых отвечают условиям запроса; сами запросы сохраняются как именованные объекты в БД системы и допускают повторное использование или модификацию; полнотекстовый поиск по содержанию документов (с учетом изменяемости слов русского языка).

• •    Обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение. Система поддерживает две группы сообщений: извещения – сообщения инфор-

• мационного характера; задания – сообщения, носящие распорядительный характер и требующие от их получателя специальной реакции – отчета по заданию (поручению). По заданию может быть назначен контролер. Каждому пользователю системы LanDocs предоставляет три почтовых ящика: входящий, в который помещаются все извещения и задания, адресованные данному пользователю; исходящий, в котором содержится как информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях; на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

Контроль исполнения документов и заданий. LanDocs позволяет контролировать исполнение сотрудниками документов и заданий. Основным инструментом контроля являются контрольные сообщения разной степени важности, содержащие информацию об ответственном исполнителе и соисполнителях, сроках исполнения документа и маршруте перемещения документа в ходе исполнения. Наряду с интерактивными средствами контроля исполнения система предоставляет возможность печати различных отчетов, таких как: справка о неисполненных документах; справка об исполненных документах; сводка об исполнении контрольных документов; сводка-напоминание по контрольным документам; сводка об исполнении заданий; напоминание по заданиям.

• •    Архивирование документов, восстановление документов из архива.

При архивировании документы из оперативного хранилища перемещаются в архивное, а в карточке документа делается специальная отметка. Использование такого приема позволяет существенно разгрузить дисковую систему файлового сервера в случае использования для хранения содержания архивных документов более дешевых вторичных носителей, например, магнитооптических или CD/ DVD – дисков [4, c.52].

• •    Настройка на организационную структуру предприятия. LanDocs позволяет построить модель организационной структуры предприятия в виде «дерева» подразделений и настроиться на определенную для каждого подразделения структуру должностей и функций.

• •    Регламентация доступа к документам и функциям системы. LanDocs ведет базу данных пользователей системы, содержащую информацию о функциональных правах сотрудников подразделений. В соответствии с определенными администратором правами LanDocs: контролирует доступ пользователей к функциям системы; контролирует доступ к хранимым в электронном архиве документам; протоколирует действия пользователей.

• •    Работа в режиме замещения исполнителя. Администратор LanDocs может определить для каждого поль-

• зователя системы список возможных заместителей (по работе с документами). Это позволяет, например, организовать работу руководителя через его секретаря, учесть отсутствие на рабочем месте конкретного исполнителя, организовать работу по гибкому графику.

• •    Отчетность по документообороту. Наряду с отчетами по контролю исполнения система предоставляет возможность формирования и печати других отчетов о состоянии документооборота, таких как: регистрационная карточка документа; журнал регистрации за период; сведения о документообороте; статистика по корреспондентам; Отчеты готовятся в виде файлов формата RTF, что позволяет просмотреть и откорректировать отчет перед печатью (средствами MS Word) [1, c.18].

• •    Справочники системы, настройка типов документов и сообщений. LanDocs ведет корпоративные справочники типов файлов, типов документов, способов доставки, номенклатуры дел, корреспондентов, типов сообщений, типов делопроизводственных операций и другие.

• •    Работа с изображениями бумажных документов. Для внедрения в организации безбумажной технологии работы с документами предназначена специализированная программная компонента LanImage: «сканирование и визуализация изображений».

Система LanDocs обладает возможностями интеграции с внешними Windows-приложениями. Приложения Windows, разработанные пользователем, могут получить доступ к функциям LanDocs, обратившись к системе как к OLE-серверу. Таким образом, может быть выполнена интеграция LanDocs с бухгалтерским или любым другим функциональным программным обеспечением.