Менеджмент человеческих ресурсов: формализация ответственности и полномочий

Для создания максимальной полезности в использовании человеческих ресурсов, Высшему руководству необходимо обеспечить грамотное распределение ответственности и полномочий подчиненных и доводить до сведения свой персонала.

Каждый сотрудник организации отвечает за качественное выполнение своей работы. Для качественного выполнения своих обязанностей требуются подходящие ресурсы – человеческие, материальные, финансовые и др. Полномочия – это право на использование ресурсов для достижения должного уровня качества своего труда.

В большинстве случаев работодатель четко представляет, что он ждет от сотрудника. Однако, возникает вопрос определения полномочий для данного сотрудника. Определить необходимые ресурсы и их количество наиболее точно может сам работник. В данном случае ролью начальника является к решению вопросов о возможности выделить заявленное количество ресурсов под данную задачу. Главным условием для формирования эффективной современной корпоративной культуры организации является умение директора делегировать и определять ответственность для своих подчиненных.

Определим список типичных документов, в которых обычно определяются ответственность и полномочия сотрудников:

• •    матрица ответственности и полномочий;

• •    транспонированная матрица ответственности и полномочий;

• •    организационная структура организации;

• •    должностные инструкции;

• • руководство по качеству,  пункт  «Ответственность  и

• полномочия»;

• • процедуры  и инструкции,  пункт  «Ответственность  и

• полномочия»;

• •    приказы.

Матрица ответственности и полномочий позволяет наглядно показать ответственного за каждый, описанный в матрице процесс. Такая матрица является универсальным инструментом идентификации процессов и установления уполномоченных лиц. Матрица ответственности и полномочий имеет следующую табличную структуру: в горизонтальных столбцах перечисляются лица, уполномоченные на управление процессами, в горизонтальных строках – все процессы. На пересечении соответствующего процесса и уполномоченного сотрудника, ставится пометка (Таблица 1).

Таблица 1. Матрица ответственности и полномочий.

Транспонированная матрица ответственности и полномочий имеет табличный вид, где в горизонтальных столбцах указаны процессы, а в вертикальных строках – ответственные за процессы.

Организационная структура позволяет наглядно представить распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между сотрудниками. Для упрощения схемы сотрудников объединяют в подразделения или группы. Используя такую структуру, можно сразу определить, кто у кого в подчинении, кто перед кем отчитывается и т.д. Наглядно схема представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная структура.

Должностная инструкция представляет собой документ, в котором прописаны обязанности, полномочия, организационное взаимодействие с другими группами лиц, необходимых для работы, а также критерии оценки сотрудника. В большинстве случаев, должностная инструкция содержит следующие пункты:

• 1.    общие положения;

• 2.    требования к квалификации;

• 3.    ответственность работника;

• 4.    полномочия;

• 5.    коммуникации;

• 6.    критерии оценки.

Однако должностные инструкции не дают информации о методе решения той или иной задачи. Для субпроцессов разрабатываются рабочие инструкции и процедуры. Рабочая инструкция – строго определенный алгоритм решения задачи, в котором по пунктам расписаны действия сотрудника. В отличие от рабочих инструкций, процедуры содержат общий алгоритм по достижению цели, который дает сотруднику право самостоятельно принимать решения. Руководства по качеству также содержат ссылки на должностных лиц и определяют действия, за которые они отвечают.

Последний документ, который позволяет наиболее эффективно выстроить процесс управления человеческими ресурсами – приказ. Приказы, как правило, издаются для установления ответственности и полномочий при старте нового процесса или проекта.