Метод рациональной организации работы сотрудников на основе системы канбан

В России сложилась сложная экономическая ситуация [1]. С развитием экономики происходит увеличение масштабов деятельности предприятий, усиление влияния глобализации, развитие сферы услуг, рост численности персонала и объема решаемых задач. В связи с этим возникает проблема рациональной организации рабочего процесса и управляемости системы в целом. Одним из современных способов решения является адаптация и внедрение системы Канбан в подразделения компании. Внедрение данной системы преследует ряд основных целей:

• -    достичь наглядности в представлении целей и задач сотрудников;

• -    повысить уровень ответственности сотрудников;

• -    обеспечить аппарат управления достоверной информацией в хорошо структурированной форме;

• -    упростить процесс контроля за деятельностью сотрудников.

Попытки адаптировать Канбан уже были предприняты в ИТ-сфере, результат представлен на рисунке 1 [2]. Можно заметить, что такая система имеет ряд существенных недостатков, которые могут со временем сказаться на качестве планирования. И если в ИТ-отделе подобные недочеты могут не являться существенными для функционирования отдела в целом ввиду относительной детерминированности большинства задач и системы в целом, то, к примеру, для отдела продаж требуется более сложная система. Проанализировав данную систему с учетом специфики работы торговых организаций, мы разработали предварительный вариант

системы (таблица 1).

Рисунок 1 – Адаптированная система Канбан для ИТ-отдела

Таблица 1 – Предварительный вариант системы Канбан, адаптированной для непроизводственных подразделений

Цели являются основными ориентирами, составленными для достижения основной миссии компании. Задачи естественным образом вытекают из них и конкретизируются в определенных наборах действий. При этом в данной схеме ведется внутренняя сортировка задач по степени их важности и срочности для внедрения, что позволяет им попасть в разработку раньше остальных.

Однако, на данном этапе разработки был выявлен ряд существенных недостатков:

– сложность наглядного представления системы при большом числе сотрудников отдела;

– дублирование задач, выполняемых группой сотрудников;

– отсутствие наглядного списка задач для каждого сотрудника.

По нашему мнению, итоговый вариант позволяет избежать вышеперечисленных недостатков и наиболее отвечает поставленным целям (таблица 2).

Таблица 2 – Система Канбан, адаптированная для непроизводственных подразделений (итоговый вариант)

Реализацию проекта возможно осуществить различными способами: пробковая доска, магнитная доска, пластиковая доска со стикерами, интерактивная доска и т.д. Очевидно, что физическая реализация макета для данной системы в предложенном варианте будет допустима лишь для малых и средних предприятий и отделов. В больших структурах макет будет перегружен информацией, что значительно снизит его эффективность. Поэтому для крупных предприятий и отделов рекомендуется использование цифровой общедоступной для сотрудников компании версии.

Преимущества внедрения данного проекта:

– сотрудники хорошо понимают механизм работы системы, процесс контроля и критерии оценки своей деятельности;

– повышение эффективности работы аппарата управления;

– повышение мотивации сотрудников;

– удобная визуализация задач и целей;

– минимальные затраты на внедрение.

Таким образом, данная разработка позволяет схематично представить цели и задачи сотрудников, что способствует повышению уровня их ответственности и мотивации, сознательному отношению к работе, оптимизации системы управления с минимальными затратами.