Методика автоматизации процессов департамента налоговых и юридических услуг крупной консалтинговой компании с применением RPA-технологии

В деятельности консалтинговых компаний имеется огромное количество так называемых рутинных процессов – процессов, которые следуют неизменному алгоритму выполнения и регулярно повторяются во времени. Такие процессы можно встретить как среди процессов бэк-офиса, так и среди предоставляемых компанией услуг.

Одной из услуг департамента налоговых и юридических услуг крупной консалтинговой компании является предоставление аутсорсинга в областях бухгалтерского учета, управления персоналом и кадрового учета. Данные области традиционно имеют множество рутинных процессов, которые отнимают у сотрудников много времени, не позволяя им заниматься более «интеллектуальными задачами».

Очень часто автоматизации таких процессов при помощи традиционных методов ИТ-трансформации экономически нецелесообразна, а использование макросов или других настольных инструментов автоматизации неэффективно. На рисунке 1 представлен «длинный хвост» процессов, имеющих небольшую ценность и выходящих за рамки автоматизации:

Рисунок 1 – Распределение процессов в зависимости от ценности и степени специализации

Именно инструменты RPA-технологии могут устранить этот пробел, предоставляя более дешевое и эффективное решение для автоматизации данных процессов.

RPA-технология (Robotic Process Automation) – технология, использующая специальное программное обеспечение для интерпретирования пользовательского интерфейса сторонних приложений и взаимодействия с ними идентично обычному пользователю [1].

Примером рутинного процесса может служить извлечение данных из одной системы и ввод той же самой информации в другую систему.

Каждый экземпляр «робота» имеет свое собственное виртуальное рабочее место, подобно обычному сотруднику, и использует клавиатуру и мышь для внесения данных и перемещения по экранным формам. Как правило, все эти действия происходят в виртуальной среде, так как для работы «роботу» не нужен физический экран – он интерпретирует изображение на экране в электронном виде. Это существенным образом отличается от традиционных форм ИТ-интеграции, которые исторически используют интерфейс прикладного программирования API. Принцип взаимодействия «роботов» с приложениями через пользовательский интерфейс приводит к отсутствию требований к интеграции с приложениями, поэтому возникают преимущества в виде отсутствия необходимости вносить изменения в существующие системы, а также в виде отсутствия затрат на интеграцию [2].

Результатом работы является методика, состоящая из шести последовательных этапов:

• 1.    Анализ и выбор процессов для автоматизации при помощи RPA.

Данный этап методики является наиболее важным, так как выгоду от RPA могут получить только «правильные» процессы. Неверно отобранные процессы приведут к увеличению сроков проекта и увеличению затрат.

В рамках данного этапа необходимо определить области деятельности компании, в которых присутствуют процессы, подходящие для автоматизации при помощи RPA. Процессы-кандидаты должны соответствовать следующим жестким критериям:

• -    Процесс основан на правилах. Выполнение процесса должно следовать строгому алгоритму, по которому сможет работать «робот». Решения, влияющие на выполнение процесса, должны быть однозначными.

• -    В процессе используются структурированные данные. Данные, используемые в процессах, должны быть представлены (иметь возможность быть представленными) в электронном виде и иметь структурированную форму заявок/таблиц/шаблонов/отчетов с однозначно определенными полями. Данные не должны быть представлены в текстовом или голосовом виде.

• -    Процесс является регулярным и/или имеет большой объем. Выполнение процесса должно повторяться через определенный промежуток времени. Процессы не должны быть разовыми и иметь случайный характер возникновения.

На следующем шаге этапа отобранные процессы описываются as-is, рассчитываются параметры текущей трудоемкости ручного выполнения и трудоемкости реализации. На основе данных параметров делается выбор процесса/процессов для пилотной реализации, а также формируется очередь автоматизации процессов для этапа полной автоматизации.

В департаменте налоговых и юридических услуг для автоматизации были отобраны следующие процессы:

• -    Сбор заявлений на отпуск по электронной почте;

• -    Формирование и отправка уведомлений об отпусках сотрудникам;

• -    Занесение данных физических лиц в ERP-систему;

• -    Обработка первичной документации и занесение в ERP-систему;

• -    Обработка заявок на перенос затрат с одного центра учета затрат на другой с последующим выполнением проводок в ERP-системе.

• 2.    Выбор ИТ-решения RPA-технологии.

• 3.   Подготовка ИТ-среды.

• 4.    Реализация пилотного объема процессов.

• 5.    Реализация полного объема процессов.

• 6.    Обучение и запуск в эксплуатацию.

На данном этапе необходимо определить набор критериев оценки ИТ-решений и их весовые коэффициенты, основываясь на отобранных процессах, а также требованиях заказчика. Результатом этапа является ИТ-решение, получившее наибольшую итоговую среднюю оценку.

В рамках данного этапа необходимо развернуть среду разработки, тестовую и продуктивную среду, запросить создание учетных записей и получение доступа к системам.

Пилотный проект начинается с подготовки бизнес-кейса, в котором рассчитываются прогнозируемые результаты реализации каждого пилотного процесса. На следующем шаге осуществляется разработка алгоритма пилотного процесса. Разработка выполняется итеративно, на основе гибкой методологии Scrum.

После окончания разработки необходимо организовать пользовательского приемочное тестирование и отправить написанный скрипт на доработку, в случае необходимости.

После прохождения пользовательского тестирования необходимо провести встречу для оценки результатов реализации пилота.

Данный этап полностью повторяет этап реализации пилотных процессов, за исключением начального шага, на котором, по необходимости, вносятся изменения в план и объем реализации. Результатом этапа являются процессы, готовые к развертыванию на продуктивной среде.

На данном этапе проводится обучение команды поддержки со стороны заказчика и пользователей бизнес-процессов, перенос разработанных алгоритмов с тестовой среды на продуктивную, разрабатывается план и проводится опытно-промышленная эксплуатация, проводится запуск процессов в промышленную эксплуатацию.

Разработанная методика позволит сократить сроки проектов автоматизации процессов с применением RPA-технологии.