Методика контроля дебиторской задолженности в коммерческих строительных организациях

Дебиторская задолженность – это задолженность перед вашей организацией покупателей и заказчиков, поставщиков и подрядчиков по перечисленным им авансам, работников организации, бюджета, внебюджетных фондов и прочих дебиторов [1].

В соответствии с п. 20 ПБУ 4/99 дебиторская задолженность причисляется к оборотным активам. Для этого используется строка 1230. Вся дебиторская задолженность отражается в этой строке [2].

Дебиторская задолженность как явление, присуще практически любой организации. В небольших организациях с малым количеством контрагентов дебиторская задолженность всегда на виду и контролируется главным бухгалтером. В случае с крупными строительными организациями, имеющими более тысячи контрагентов, наряду с большим документооборотом контролировать процесс сокращения дебиторской задолженности становится сложнее.

Эффективный контроль дебиторской задолженности главным бухгалтером становится невозможным по причине большого объема информации необходимой для анализа, не связанной с бухгалтерским учетом. В следствие этого в крупных организациях забывают о задолженности и по истечении времени она становится про- сроченной и невозможной к взысканию по причине истечения сроков исковой давности, что в свою очередь несет прямые убытки организации.

Согласно п. 14.3 ПБУ 10/99 «Расходы организации» дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, включается в расходы организации в сумме, в которой задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации [3].

Когда просроченной дебиторской задолженности становится слишком много, компания вынуждена списывать такую задолженность в расходы, чем уменьшает объем собственных оборотных средств, что может привести к отсутствию возможности закупки материалов в необходимых объемах, снижению темпов производства, задолженности организации перед сотрудниками по заработной плате, задолженностям по налогам и сборам. Такая ситуация опасна для организации не только убытками, но и перспективами банкротства. Исходя из этого, крупные организации сталкиваются с необходимостью постоянного контроля дебиторской задолженности для своевременного возврата средств, а также для предотвращения появления просроченной задолженности.

Хронологический порядок контроля дебиторской задолженности:

• 1.    В программном продукте 1 С Предприятие формируется отчет «Анализ за-

• долженности» и выгружается в формат таблицы Excel (таблица).

• 2.    Методом фильтрации выбирается задолженность, которая по срокам возникновения ближе, но не превысила сроки исковой давности 3 года, в соответствии со ст. 196 «Общий срок исковой давности» ГК РФ. [4]

• 3.    Из электронного документооборота выгружается договор с контрагентом, по которому выявлена дебиторская задолженность, для определения сроков действия договора, условиях, стоимости договора, наличия дополнительных соглашений, продлевающих договор, условий возврата авансовых платежей и условий расторжения договора.

• 4.    Формируется выписка из ЕГРЮЛ или отчет в «СПАРК» для определения финансовой устойчивости дебитора, проверяется на сайте арбитражного суда на наличие дела о банкротстве.

• 5.    В программном продукте 1 С формируется акт сверки с дебитором по выявленному договору.

• 6.    Проверяется наличие актов выполненных работ, не внесенных в программу 1 С путем запроса в отделе бухгалтерского учета и проверки официальной переписки

• 7.    Производится выезд на объект строительства, по которому заключен договор, с целью определения фактического присутствия дебитора на объекте. В случае, если контрагент отсутствует на объекте, производится поиск записей о последнем прибытии и убытии в журналах заезда-выезда на контрольно-пропускных пунктах объекта.

• 8.    При необходимости производится поиск контактных данных руководителя контрагента-дебитора и проводятся телефонные переговоры о необходимости устранения задолженности.

• 9.    Вся собранная информация с приложениями консолидируется в акт проверки с указанием предложений по устранению и предоставляется руководству для принятия решения о переговорах либо инициировании претензионной работы в судебном порядке.

Таблица

Таким образом, предложенная методика может использоваться для осуществления контроля дебиторской задолженности в коммерческих организациях строительной отрасли.

с контрагентом.