Методы эффективной системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля материалов

Группа наиболее острых вопросов о деятельности организации, особенно касающиеся операций с материально-производственными запасами, заставляют руководство организаций заниматься поиском путей для совершенствования системы учета. Такие действия могут быть реализованы только при принятии во внимание особенностей деятельности организации, а также объемов используемого сырья и материалов. Главное значение в этом процессе уделяется сохранности материально-производственных запасов. Для этого важна организация эффективной системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Реализация практически любой операции в деятельности организации тесно связана с перемещением материально-производственных запасов. Поэтому для такой группы активов присуще наличие определенного риска – на этапе оборота может возникать недостача материально-производственных запасов. Такой риск может стать причиной нарушений в системе непрерывного и ритмичного производства и обращения.

Но также можно сказать и о том, что формирование излишков материальнопроизводственных запасов, также может свидетельствовать о наличии негативных тенденций. В качестве примера можно привести – снижение эффективности деятельности из-за формирующейся напряженности в системе снабжения организации. Основной задачей материально-производственных запасов выступает – достижение эффективности их превращения в состав денежных ресурсов. Следовательно, на основании всего вышесказанного выделяется то, что от того насколько руководство организовывает систему управления материальнопроизводственными запасами, будет зависеть ее дальнейшее положение на рынке и особенно – уровень финансового состояния. Поэтому для регулирования операций с материально-производственными запасами в рассматриваемой организации важно отводить особенно значимое место для улучшения системы внутреннего контроля. За счет такой системы должна обеспечиваться сохранность, рациональность использования материально-производственных запасов.

В деятельности торговой компании особенно важно организовать эффективную систему внутреннего контроля материально-производственных запасов. Система контроля должна содержать ряд особенностей, они представлены на рисунке 1.

- определение путей движения запасов на организации;

• -    выявление ответственных лиц за движение и хранение запасов на каждом участке;

• -    рассмотрение роли каждого работника организации в движении товарноматериальных ценностей;

• -    определение доли ответственности кладовщика за сохранность материалов;

  Особенности системы внутреннего контроля МПЗ, которые должны быть обеспечены в деятельности

  
  

• -    рассмотрение использования запасов без должного отражения в учете;

• -    рассмотрение возможных расходов или растрата запасов без правильного оформления документации;

• -    определение возможных утрат или разворовывание запасов;

• -    определение правильности отражения в отчетности имеющихся материалов и готовой продукции;

• -    выявление соответствия учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации;

  - определение процедур внутреннего контроля;

L - определение направлений внутреннего контроля в области хранения запасов.

Рисунок 1. Особенности системы внутреннего контроля материальнопроизводственных запасов

Проведение инвентаризации в организации реализуется на постоянной основе. Для этой операции предусмотрена специализированная комиссия, которая принимает расписку у материально-ответственных лиц. Можно выделить наличие следующие виды инвентаризации в компании:

• 1.    Частичная инвентаризация. В организации на постоянной основе в конце года проводится частичная инвентаризация. На инвентаризируемом складе определяется выборка по оборудованию размере 30-40% от остатков склада. В большинстве случаев в неё включается наиболее дорогой товар из присутствующих.

• 2.    Полная инвентаризация. Данная процедура представляет собой осуществление проверки каждого вида имущества организации на конец года перед формированием годового отчета. Проводится на основном складе и в филиалах ежегодно.

Кроме этого, в зависимости от оснований осуществления инвентаризации бывают плановыми и внеплановыми (их проведение осуществляется в случае необходимости. Например, из-за смены материально-ответственного лица либо по решению руководителя). В таблице 1 представим основные этапы проведения инвентаризации и документы, которые для них требуются.

Основные этапы проведения инвентаризации

Таблица 1

Этап	Документы, необходимые для оформления операций инвентаризации	Функции бухгалтерской службы
Подготовительный	Приказ  руководства  об осуществлении проведения обязательной   ежегодной инвентаризации, внутренние   инструкции, расписки    материально ответственных лиц	Участие   в   процессе разработки    внутренней первичной и нормативной документации, осуществление определения     остатков имущества и обязательств по учетным данным
Натуральная и документальная проверка	Акты инвентаризации, инвентаризационные описи	Участие  в  проверке, которая проводится при помощи инвентаризационных комиссий
Таксировочный	Акты инвентаризации, инвентаризационные описи	Предоставление для комиссии информации о существующей оценке имущества и обязательствах
Сравнительноаналитический	Акты  инвентаризации, сличительные ведомости	Осуществление проверки      данных , которые содержатся в актах     и     описях; осуществление выяснения      причин отклонения    учетных оценок   от   текущих, подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации
Заключительный	Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией. Приказ руководства об утверждении результатов инвентаризации	Внесение бухгалтерских записей   в   учетные регистры,     хранение документов  по  учету результатов инвентаризации

Подготовительный этап инвентаризации характеризуется передачей материально ответственными лицами для комиссии приходной и расходной документации по отчетам (реестрам), выступающие в бухгалтерии в качестве базы для отслеживания остатка по счетам бухгалтерского учета на момент осуществления проведения инвентаризации. То, насколько полно передана первичная документация, можно подтвердить при помощи расписок приведенных лиц, в том числе держателей подотчетных сумм либо доверенностей на получение материальной ценности.

В состав инвентаризационной комиссии включаются следующие работники: представитель администрации организации (руководитель отдела продаж), сотрудники бухгалтерии (главный бухгалтер, его заместитель, бухгалтер по инвентаризируемому участку), прочие специалисты (могут быть как сотрудниками отдела продаж, так и финансового отдела). Со стороны инвентаризационной комиссии проводится определение наименования и количества инвентаризируемого имущества, соотношение факта и остатков по программе. Инвентаризационной комиссией полученная информация заносится в состав инвентаризационных описей (актов). После этого материально ответственными лицами в составе описей (актов) проставляются свои подписи в том, что они присутствовали в процессе проведения инвентаризации.

Заключительный этап инвентаризации заключается в определении полученных результатов. При возникновении излишка либо недостачи задействуется 73 счет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Составляется ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», где отражается сумма всех выявленных излишков либо недостач, в том числе делается указание на способ отражения их в учете.

В филиалах организации и складе систематически при инвентаризации выявляются большие недостачи (около 1 000 000 рублей), которые не покрываются излишками. Данный факт можно объяснить тем, что в сезон продаж идёт высокая нагрузка на склад, операции по передаче товарно-материальных ценностей не контролируются, документы составляются с ошибкой, среди сотрудников склада нет контролеров-ревизоров.

По нашему мнению, необходимо совершенствовать систему внутреннего контроля в компании следующим образом. Для контроля за отгрузками на филиале требуется ввести инструкцию, которая будет содержать следующие действия:

• 1.    Отгрузки товара в адрес филиалов формируются в соответствии с согласованным графиком перемещений.

• 2.    Накануне дня отгрузки логист филиала до 14:00 по московскому времени должен сообщить координаторам по работе с дилерским центром о готовности внутренних перемещений.

• 3.    Логист филиала делает выборку нарядов на перемещение (ТОРГ-13) сортируя список по филиалу и дате.

Далее по данной выборке:

• -    Проверяется состав нарядов. В случае если количество товара не соответствует внутреннему заказу, логист связывается для выяснения с координаторами по работе с дилерским центром и информирует менеджера об изменениях;

• -    Отслеживается статус документов. В случае если наряд отгружен с отклонением необходимо проинформировать Кладовщика о фактически отгруженном количестве товара.

• -    Формируется реестр для Кладовщика по форме: Наряд на перемещение/Перемещение (ТОРГ-13)/статус/комментарий. В комментариях необходимо указывать отклонения (номенклатуру и фактически отгруженное количество).

• 4.    Кладовщик проверяет и принимает поступивший товар по количеству и качеству в соответствии с документом ТОРГ-13, сопровождающим груз.

• 5.    В случае обнаружения излишков, недостач и брака кладовщик составляет Акт об обнаружении несоответствий (ТОРГ-2), а также в случае доставки сборным грузом или повреждения пломбы - Акт по форме транспортной компании (должен быть у водителя).

• 6.    По окончании приемки Кладовщик подписывает:

• -    ТОРГ-13 с пометками о фактическом количестве и качестве товара (2 экземпляра);

• -    Товарно-транспортная накладная с пометками о фактическом количестве и качестве товара (3 экземпляра: 2 нам, 1 водителю);

• -    Акт об обнаружении несоответствий по форме ТОРГ-2 – в случае необходимости (2 экземпляра: один экземпляр остается в филиале до инвентаризации, второй направляется в офис Москвы);

• -    Акт по форме транспортной компании – в случае необходимости (2 экземпляра: 1 нам, 1 водителю).

• 7.    На основании переданных Кладовщиком документов Логист филиала обрабатывает Наряды на перемещение в складской базе и базе 1С: Предприятие 8.3.

• 8.    В случае обнаружения излишков, недостач или брака Логист должен уведомить отдел по работе с претензиями и провести в базе 1С: Предприятие 8.3 Акт об обнаружении несоответствий (ТОРГ-2). Далее акт обрабатывается в соответствии с ответом склада в Москве или транспортной компанией на претензию.

• 9.    Подписанные документы: 1 комплект (ТОРГ-13, ТТН и Акт) должны быть отправлены в финансово-аналитический департамент, второй комплект остается в филиале до следующей инвентаризации, но не менее 2-х лет.

Считаем, что система внутреннего контроля будет эффективной с введением соответствующего регламента.

Также стоит настроить доступ сотрудников к материальнопроизводственным запасам с помощью контроля их выдачи. Ежедневно материально-производственные запасы списываются для управленческих и иных нужд без четкого регламента и отслеживания процедуры.

Стоит отметить, что принцип предотвращения несанкционированного доступа к активам организации необходимо дополнить еще рядом условий, которые в обязательном порядке должны соблюдаться в деятельности. Отметим данные меры в рисунке 2.

В компании практикуется списание: оборудования со склада для подарков поставщикам; запчастей для ремонта основного оборудования; списывание рекламной продукции для подарков контрагентам либо покупателям; оборудования для управленческих нужд.

• -    за несанкционированным проникновением в помещения (охрана, пропускной режим, сигнализация, технические средства наблюдения и т.п.);

  Меры предотвращения несанкционированного доступа к активам и файлам

  
  

• -    за несанкционированным доступом к компьютерной и некомпьютерной информационной базе (система компьютерных паролей, инициирование изменений в файлах, сейфах), мероприятия по блокированию несанкционированного получения информации с помощью технических средств (защита от наблюдения и фотографирования, от подслушивания, от перехвата и т.д.);

• -    за допуском сотрудников к ознакомлению и работе с документами и бездокументарными носителями информации конфиденциального характера.

Рисунок 2. Меры предотвращения несанкционированного доступа к активам и файлам

При появлении такого запроса, сотрудник обращается к операционисту либо логисту, без согласования руководителей забирает товар для своих нужд. Так как запрос официально не зафиксирован, списание производится без привлечения руководителей, предприятие считает это затерявшимся товаром и соответственно убытком. В данном случае определяющими являются недостатки в организационной структуре предприятия, в должностных полномочиях привлечённых лиц и в работе между отделами. Во избежание таких ситуаций целесообразно разработать регламент для правомерного списания товара. Списание товара должно происходить только с согласования руководителя, целесообразно ввести документ для сбора подписей, который будет прикреплен к документу списания. Также, для упрощения системы списания товара, в дальнейшем можно настроить разрешение от руководителей в электронном виде с помощью сервисов почты. Предоставить запрос на склад также письмом на склад, избавляя операциониста или логиста от лишней ответственности за неправомерно-выданный товар.

В заключение можно сделать такие выводы. Проводимое исследование позволило выявить наличие определенных проблем в организации и осуществлении контроля материально-производственных запасов.

Заключение

В результате прохождения научно-исследовательской практики были достигнуты следующие результаты:

• 1.    изучены основы организации научно-исследовательской работы;

• 2.    приобретены навыки определения цели, задач, предмета и объекта исследования;

• 3.    овладение знаниями о законах, принципах, понятиях, терминологии, содержании, специфических особенностях организации и выполнения научных исследований;

• 4.    изучены методы сбора, обработки и анализа информации, необходимой для проведения экономических исследований;

• 5.    закреплены навыки планирования и организации научного исследования;

• 6.    сформированы способности самостоятельно осуществлять научноисследовательскую деятельность в профессиональной деятельности;

• 7.    приобрели навыки для самостоятельного проведения библиографической работы с привлечением современных электронных технологий, а также проанализировали полученные в ходе исследования результаты в виде законченных научно-исследовательских разработок.