Методы контроля дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью — одна из наиболее актуальных проблем многих российских предприятий, из-за отсутствия систематизированной работы с дебиторами организация может столкнулась с неконтролируемым ростом дебиторской задолженности и снижением ликвидности.

Каждый экономический субъект для успешного выполнения своих функций взаимодействует с внешними и внутренними контрагентами, выступающими в роли дебиторов. В кратком экономическом словаре под понятием «дебитор» понимается физическое и юридическое лицо, экономический субъект у которого существует денежная или имущественная задолженность, называемая дебиторской. В словаре экономических терминов дана следующая трактовка дебиторской задолженности – «сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании со стороны других предприятий, фирм, а также граждан, являющихся их должниками (дебиторами)»[5]

Порядок исполнения денежных обязательств регулируется условиями договора, либо в соответствии с дополнительными фактами и условиями.

Учетная политика учреждения регламентирует порядок формирования и контроля дебиторской задолженности, путем разработки рабочего плана счетов организации, форм первичных документов по учету задолженностей, порядка проведения инвентаризации активов и обязательств, способов оценки активов и обязательств, документообороту, в частности по формированию дебиторской задолженности и т.д.

Исходя из содержания вышеуказанных документов следует, что:

– все расчеты с дебиторами организации должны иметь документальное оформление и оправдание, при этом первичные учетные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов;

– дебиторская задолженность организации должна подвергаться инвентаризации систематически с периодичностью, устанавливаемой организацией самостоятельно, а в ряде случаев – в обязательном порядке;

– первичные учетные документы по расчетам с дебиторами, а также бухгалтерские регистры учета подлежат хранению в течение сроков, определяемых правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет;

– сведения о фактическом состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами подлежат развернуто раскрытию в бухгалтерской отчетности организаций.

Основными задачами учета дебиторской задолженности являются:

• –    формирование данных по основным должникам организации;

• –    отображение структуры долгов и поиск причин их появления;

• –    проверка корректности расчетов с дебиторами организации;

• –    проверка ведения учета требованиям бухгалтерского и налогового законодательства;

• –    инвентаризация расчетов между контрагентами;

• –    проверка возможного принятия к бухгалтерскому учету долгов и др.

Таким образом, правильно организованный учет расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, с персоналом, подотчетными лицами и тому подобное, позволяет формировать достоверную и полезную для пользователей информацию о наличии и движении дебиторской задолженности в бухгалтерской отчетности.[2]

Эффективный контроль дебиторской задолженности предполагает отдельный учет двух основных ее видов: непросроченной и просроченной. Непросроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса не наступили. Они могут быть получены при надлежащем исполнении должником своих обязанностей. Следовательно, эта задолженность реальна к взысканию. Просроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса наступили и нарушены дебиторами.

Все организации в рамках системы внутреннего контроля создают систему управления дебиторской задолженностью. Внутренний контроль подразумевает выполнение мероприятий по своевременному отражению возникновения обязательств, их отслеживания и разработку мероприятий по совершенствованию учета дебиторской задолженности в организации.

Федеральном законе № 402 - ФЗ отражен тот факт, что дебиторская и кредиторская задолженность организации, представляющая собой часть обязательств и активов организации, подлежит обязательной инвентаризации. Инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности является одним из главных мероприятий по осуществлению внутреннего контроля. [1]

Для реализации организационных мероприятий, как минимум, требуется:

• •     назначить ответственного за контроль дебиторской

задолженности в организации, это может быть ревизор или внутренний аудитор;

• •    установить контрольные точки, в какие именно даты будет контролироваться дебиторская задолженность;

• •    ввести четкий регламент по отгрузке товаров (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа и оформлению документов. Исполнение регламента после его введения в действие нужно в обязательном порядке контролировать;

• •    учесть величину дебиторской задолженности (показатели дебиторской задолженности) в системе мотивации сотрудников компании, занимающихся продажами;

• •    установить кредитные лимиты для всех контрагентов по длительности и сумме предоставляемой отсрочки платежа. Сформировать кредитный комитет, ввести и соблюдать его регламент работы. На основании решений кредитного комитета контрагентам будет предоставляться отсрочка платежа;

• •    назначить ответственным лицом за состояние дебиторской задолженности коммерческого директора, а контролировать её должен ревизор либо внутренний аудитор, причем важно, чтобы ревизор подчинялся напрямую руководителю (генеральному директору).[4]

Для оценки различных показателей дебиторской задолженности необходимо:

• •    организовать подготовку бюджета дебиторской задолженности в разрезе контрагентов — покупателей и направлений их деятельности. Такая классификация позволяет лучше понять клиентов, использовать дифференцированные методики оценки их различного статуса и условий кредитования. Составление такого бюджета поможет прогнозировать уровень дебиторской задолженности на будущий период и вовремя его скорректировать;

• •    для планирования дебиторской задолженности на конец каждого месяца рекомендуется рассчитывать коэффициент инкассации, который показывает долю оплаты ранее отгруженной продукции в текущем периоде. Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% — в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего — 20%.

С помощью коэффициента инкассации составляется план погашения дебиторской задолженности, на основе которого можно спрогнозировать ее остаток на конец каждого месяца, а также сроки поступления денежных средств;

• •    отслеживать динамику изменения такого показателя деловой активности компании как коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. По этому коэффициенту можно судить о том, сколько раз в

среднем в течение отчетного периода дебиторская задолженность превращается в денежные средства, т.е. погашается. Этот коэффициент сравнивают со среднеотраслевыми коэффициентами, со значениями коэффициента компании за предыдущие периоды. Кроме того, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности полезно сравнивать с коэффициентом оборачиваемости кредиторской задолженности. Такой подход позволяет сопоставить условия коммерческого кредитования, которыми компания пользуется у других фирм, с теми условиями кредитования, которые предприятие предоставляет другим компаниям.

• •    использовать для анализа оборачиваемости дебиторской задолженности также показатель длительности ее оборота, который часто называют «сроком кредитования». Он дает расчетное количество дней для погашения кредита, взятого дебиторами.

Учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед дебитором, весьма полезно, так как иногда можно произвести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность.

Среди мероприятий, направленных на оценку различных показателей дебиторской задолженности, рекомендуется проводить оценку её реального состояния.

Взвешенное «старение» счетов дебиторов — довольно распространенный в мировой учетно-аналитической практике прием. В этой фазе анализа подробно рассматривается состав просроченной задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, то есть оценивается качество дебиторской задолженности. Исходной информацией для анализа служат данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов, при этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения.

Для получения информации о просроченности задолженности следует провести анализ договоров с контрагентами.

Когда такая информация получена, составляется реестр «старения» счетов дебиторов, где все дебиторы ранжируются на 12 групп по убыванию величины задолженности. Такая группировка позволяет прогнозировать появление безнадежных долгов.

Ну и, наконец, рекомендуется создавать резерв на списание безнадежных долгов. Предоставляя товар в кредит, компания рано или поздно столкнется с ситуацией, когда покупатели не оплатят поставленные товары или услуги. По российскому законодательству списанные безнадежные долги непосредственно не уменьшают налогооблагаемую базу. Бухгалтер должен исходить из того, что резерв на списание безнадежных долгов должен быть достаточно большим, чтобы покрыть всю дебиторскую задолженность, которая просрочена, например, более чем на 180 дней, и определенную небольшую часть просрочки в других временных интервалах.[5]

В настоящее время в большинстве организаций контролем дебиторской задолженности пренебрегают, что приводит к таким негативным последствиям, как:

• 1.    Потеря денежных средств. Она обусловлена проблемой компаний-однодневок, получивших без каких-либо разумных оснований отсрочку платежа и не вернувших долг. С такой компании взять нечего, и поэтому даже наличие решения суда не гарантирует бизнесу кредитора возврат своих денежных средств.

• 2.    Потеря финансовой устойчивости компании. Если дебиторская задолженность не погашается, компании нечем будет оплачивать имеющиеся у нее обязательные платежи (налоги, заработная плата персонала и т.п.).

• 3.    Низкая эффективность использования ресурсов компании. Возвратом долгов, как правило, занимаются в компании многие сотрудники: менеджеры, юристы, директор. На это тратится время, которое можно было бы использовать более эффективно, например, на развитие и новые проекты. Кроме того, стоит помнить и про судебные издержки при взыскании долгов, которые могут также составлять значительные суммы.

• 4.    Потеря или ухудшение деловой репутации. В бизнесе важно всё, однако репутация и отношения с клиентами имеют особое значение. Если компания отгрузила продукцию одному клиенту, значит, продукция не досталась другому. Либо другая компания получила продукцию гораздо позже. В итоге ухудшение отношений с покупателями. Но, скорее всего, помимо репутационных проблем возникнут и финансовые. Клиент, заинтересованный в совершении сделки не будет ждать, а закажет аналогичную продукцию у конкурентов. Конечно, речь не идет о продукции, которой затоварен склад, и которую компания вынуждена продавать на любых условиях.

• 5.    Потеря конкурентных преимуществ. Любая дебиторская задолженность — это замороженные денежные средства. Причем они либо заемные, либо собственные. Собственные деньги можно вложить в бизнес и получать с этого доходы. За заемные деньги нужно платить проценты. В любом случае возникают дополнительные расходы, которые в микроэкономике называются альтернативными.[3]

Таким образом, наличие у компании дебиторская задолженность не грозит ей гарантированными финансовыми потерями и окончательно упущенной выгодой. Напротив, грамотно построенная система управления дебиторской задолженностью позволит менеджерам выбирать «правильных» дебиторов, а предприятию — увеличить портфель заказов и величину операционной прибыли.