Методы контроля и управления материальными запасами в условиях многономенклатурного производства

Как показывают многочисленные опубликованные данные результатов обследования крупнейших мировых корпораций, значительная часть оборотного капитала всех компаний (иногда эта доля достигает 50 процентов) «замораживается» в запасах, и при этом расходы на содержание запасов составляют не менее четверти от общего объема издержек, что свидетельствует о высокой актуальности исследований, направленных на повышение эффективности управления товарными запасами.

Целью статьи является исследование методов контроля и управления материальными запасами в условиях многономенклатурного производства.

Материальные запасы представляют собой оборотные активы предприятия, в которые вложены финансовые средства, в связи с чем управление ими требует определѐнных усилий, чтобы избежать как затоваривания, так и дефицита. Как следствие, управление материальными запасами является важнейшим функционалом логистики предприятия, весьма актуальным как для крупных организаций, так и для малого бизнеса. Управление материальными запасами, особенно в многономенклатурном производстве, должно осуществляться на профессиональном уровне с применением эффективного набора методов и прикладных программ. С ростом ассортимента продукции и количества различных поставщиков становится всё труднее управлять материальными запасами, применяя только классические методы управления запасами [8,c.98].

Управление запасами является важной частью политики управления имеющимися на предприятии оборотными активами. Основная цель – обеспечить бесперебойность процессов производства и реализации продукции и при этом минимизировать совокупные затраты, что идут на обслуживание запасов. И на этом сказалась автоматизация. Помогает в этом система управления запасами на предприятии.

Многономенклатурное производство характеризуется высоким ассортиментом и частой сменяемостью производимой продукции, поэтому использование стандартного программного обеспечения в процессах управления запасами неэффективно, так как требует существенной перестройки под специфику предприятия [6,c.55].

К запасам относят не только материалы и сырье, которые необходимы для осуществления производственного процесса, но и неготовую продукцию и товары, что могут быть реализованы. Важным является контролирование их объема. Страховые запасы должны быть всегда, ведь сезонные всплески потребительского спроса и перебои с поставкой ещё никто не отменял. А всё это может негативно сказаться на финансовом результате деятельности. Конечно, следует отметить, что это можно отнести и к запасам, но с другой стороны – они обеспечивают устойчивость и ликвидность предприятия. Если же будет наблюдаться дефицит, то остановится производство, будут падать объемы реализации, а может возникнуть и такая ситуация, что придётся покупать партию сырья или материалов по завышенной цене. Как следствие – предприятие недополучит возможную прибыль. Также из-за того, что запасы являются ликвидными активами, их уменьшение приведёт к ухудшению текущего нормативного состояния предприятия. Но здесь необходимо придерживаться золотой середины. Так, избыток запасов может привести к тому, что увеличатся затраты на их хранение, придётся переплачивать налог на имущество. Также можно недополучить возможные доходы из-за того, что финансовые ресурсы будут заморожены в сырье и материалах. Кроме этого, не следует выпускать из внимания и то, что они подвержены моральному старению и физической порче [6, с.29].

Говоря про управление запасами, необходимо отметить, что перед управляющим звеном стоит выбор из трех планов деятельности относительно формирования запасов. Они разнятся различным уровнем доходности и рисков [2,с.119]:

• -    консервативный подход. В нём ставка делается не только на удовлетворение всей существующей потребности в сырье, материалах и полуфабрикатах. Также предусматривается создание больших резервов на случай перебоев с поставкой, ухудшения условий, в которых производится продукция, возникают задержки, связанные с инкассацией дебиторской задолженности, активизируется спрос покупателей. Использование этого подхода негативно сказывается на уровне рентабельности и позитивно - на возможном риске;

• -    умеренный подход. Предусматривает создание резервов для наиболее типичных сбоев, что могут возникнуть при операционной деятельности предприятия. Расчеты в данном случае строятся на данных предыдущих лет. В этом случае предусматривается средний уровень рентабельности и рисков;

• -    агрессивный подход. В данном случае обеспечивается минимальный уровень запасов (хотя они могут и полностью отсутствовать). Если во время осуществления операционного процесса не возникнет сбоя, то предприятие получит наилучший результат эффективности. Но при появлении проблем предприятие несёт значительные финансовые потери.

Таким образом, можно получить наибольшую прибыль, но существует и значительный риск убытков.

Для разработки системы управления запасами в условиях многономенклатурного производства предприятиям необходимо учитывать ряд факторов [2,c.120]:

• -    условия, по которым приобретаются запасы (объемы поставок, частота заказов, льготы и скидки);

• -    особенности реализации готовой продукции (состояние спроса, надежность и развитие дилерской сети, изменение уровня продаж);

• -    характерные нюансы производственного процесса (особенности технологии создания, длительность подготовки и непосредственного обеспечения продукции);

• -    издержки, которые возникают во время хранения запасов (замораживание средств, возможная порча, складские расходы).

Система управления запасами на предприятии может быть построена на нескольких конкретизированных методах. Каждый из них имеет свои специфические особенности.

Модель Уилсона используется для того, чтобы управление запасами в логистической системе было оптимизировано по максимуму [5, с. 323]. Она может быть применена для получения ответа на такие вопросы как: какие запасы необходимы предприятию; какой объем материалов и сырья нужен на единицу времени; оптимальный размер поставок. Кроме вышеперечисленных вопросов рассматриваются и другие положения, которые необходимо решить. По модели Уилсона можно математическими средствами убедиться, что предприятие заинтересовано в том, чтобы сырье, материалы и товары заказывать как можно большими партиями. В таком случае будут минимизированы траты на транспортные расходы, оформление заказа и др. Все это напрямую будет влиять на рентабельность предприятия. Также модель Уилсона позволяет подобрать минимально допустимый нормативный уровень запасов, который позволят избежать высоких операционных затрат, что идут на хранение сырья, материалов и полуфабрикатов. Для полноценного использования модели Уилсона в целях контроля и управления предприятию необходимо знать:

• -    модель может быть применена только для одного вида материальных запасов. При этом количество должно непрерывно измеряться;

• -    уровень спроса на конкретный материальный ресурс должен быть постоянным во времени;

• -    производство продукции должно осуществляется отдельными партиями;

• -    заказы должны приходить отдельной поставкой, что влечёт за собой дополнительные расходы;

• -    расходы запасов должны быть непрерывными;

• -    доставка и затраты по заказам должны быть постоянными величинами (или необходимо вывести среднее число). Причем в данном случае подразумеваются транспортные, операционные и иные траты;

• -    не рассматриваются случаи с дополнительными поставками товаров и скидки за большой объем заказов.

Какие основные системы управления запасами применяются? В чем заключаются их особенности? Рассмотрим это на примере. И в качестве исследуемого объекта выступит система контроля над запасами ABC [3,с.104]. Она построена на объемно-стоимостном анализе, который разделяет все виды запасов на определённые группы зависимо от величин реализации и получаемой прибыли. Во многих случаях может оказаться, что 70-80% всех продаж выпадает на 10-20% товаров. Это принцип Парето в действии. В таких случаях система управления запасами предлагает сосредотачиваться на наиболее важных изделиях и товарах, а также эффективно ими управлять, чтобы не расходовать лишние средства на менее важные направления. В рамках системы большую важность имеют стоимость, объем и частота расходования, последствия при недостатке определённого сырья и тому подобное. Разделение осуществляется на разные категории. Давайте же мы их и рассмотрим.

Классификация категорий системы АВС. Всего их существует три [7,c. 25]:

• -    категория А. Сюда относят самые дорогие виды запасов, которые имеют продолжительный цикл использования. Они требуют наличия постоянного мониторинга, поскольку в случае их недостатка будут серьезные финансовые последствия. Чтобы определить, когда оптимально следует осуществлять их завоз, используют описанную выше модель Уилсона. Конкретные товарно-материальные ценности, как правило, имеются в весьма ограниченном количестве и требуют еженедельного контроля;

• -    категория В. Сюда включены товарно-материальные ценности в вопросе обеспечения бесперебойности операционного процесса и формирования конечного финансового результата. Как правило, запасы из данной группы контролируют только 1 раз за месяц;

• -    категория С. Система управления товарными запасами АВС сюда относит все товарно-материальные ценности, обладающие низкой стоимостью и которые не играют значительной роли в формировании конечного финансового результата. Объем закупок в данном случае будет довольно большим. Контроль движения запасов осуществляется, как правило, не чаще чем один раз в квартал.

На практике для этой цели могут использоваться следующие методы [7,c.30]:

• -    LIFO. В данном случае сглаживается влияние инфляции, когда формируется прибыль. Этот метод подойдёт в том случае, если необходимо иметь объективную оценку полученного результата. Позитивной стороной является и то, что он позволяет уменьшить размер величины налога на имущество;

• -    FIFO. Позитивно влияет на ликвидность, уменьшает издержки и увеличивает прибыль.

Что же собой представляет система управления запасами? Это полноценный комплекс мероприятий, которые направлены на то, чтобы создавать и пополнять запасы, а также организовать непрерывный контроль и оперативное планирование поставок. Большую роль здесь играет обратная связь, а точнее то, как она реализована. Наилучший результат - это когда представители управляющего звена могут оперативно получать все необходимые данные, принимать решения и реализовывать их. Для этого широко используются средства автоматизации. Для пояснения устройства можно поработать с трехуровневой моделью.

На первом уровне информация о материальных запасах в системе управления запасами формируется благодаря складским программам и базам данных. Благодаря этому можно получить все сведения о движении сырья, материалов и полуфабрикатов, а также информацию о погрузке или отгрузке чего-то. Второй уровень системы формируется из разных моделей управления запасами. Они используют весь необходимый математический аппарат, который позволяет оценивать текущее состояние запасов и разрабатывать рекомендации относительно эффективного управления. На третьем уровне используется модель управления финансами, а также реализованные в программном виде ограничения, что позволяют контролировать финансовое состояние запасов. В данном случае оценивается экономическая эффективность принимаемых решений, определяются источники для приобретения сырья и материалов. Кроме этого, данная модель занимается общей финансовой стратегией управления запасами. Наличие программной реализации и средств автоматизации позволяет существенно увеличить уровень эффективности и в конечном итоге сэкономить на штате экономических работников.

Активно встаёт вопрос: а как можно провести совершенствование системы управления запасами? Для начала необходимо позаботиться о том, чтобы нужная информация была доступна в любой момент времени. В этом неоценимую помощь могут оказать облачные технологии. Они позволят получить данные с произвольной точки земного шара - только был бы интернет. К тому же самые передовые системы управления запасами обладают алгоритмами расчета трат сырья и материалов. Поэтому они могут предоставлять высококачественные прогнозы и рекомендации, когда необходимо пополнять склады. В таком случае роль отдельного человека сводится только к оформлению заказов и к слежению за нормальной работой системы.

Допустим, создаётся автоматизированная система управления. В таком случае для алгоритма значительную важность будут представлять следующие факторы: производственные мощности; необходимый размер запасов для нормального функционирования предприятия; объем продукции, что производится за определённые периоды времени (таковыми являются день, неделя, месяц, в отдельных случаях может даже в качестве основы приниматься год); уровень запасов на момент введения системы в строй; периодичность осуществления доставок.

MRP это тоже система управления запасами [1]. Мы рассмотрим её в качестве альтернативы ранее упомянутой АВС. Существуют две конфигурации: MRP-1 и MRP-2. В первой обрабатывается и корректируется информация про приход, движения и расход материальнопроизводственных запасов. Также предоставляются стратегии пополнения и контроля по каждой позиции. Чтобы решать задачи управления, есть специальный файл заказов, в котором содержится вся информация. MRP-2 выгодно отличается более широкой номенклатурой выполняемых функций. В неё включены производственное и финансовое планирование, а также логистические операции. Анализ системы управления запасами позволяет знать, где, что и сколько есть.

Запасы многономенклатурного производства – это важная часть, без которой не обойтись. Связано это с функциями, которые на них возложены.

В первую очередь запасы обеспечивают для отдельных хозяйственных единиц географическую специализацию. Так как для производства необходима энергия, сырье, вода и рабочая сила, его очень часто размещают удаленно от основных рынков сбыта. Технологические мощности, которые требуются для производства этих компонентов и узлов, обычно размещают как можно ближе к источникам материальных ресурсов ради сокращения расходов на транспорт. Так удается обеспечить экономичность производства.

При этом географическая изоляция требует транспортировки комплектующих к линии основного производства. Кроме того, этот фактор создает потребность в запасах, требуемых для производства продукции. Товары, созданные в разных местах, собирают на складах с целью дальнейшего комплектования, а также отправки в адрес потребителей. И тут важно правильное управление запасами, которое позволит все оптимизировать.

Втора функция - такой момент, как уравновешивание спроса и предложения, сопряжен с существованием временного разрыва между потребителем и производством. Самым явным примером можно считать сезонное производство продукции, которая потребляется в течение года, это могут быть соки, консервы и прочее. Обратным примером может стать антифриз, производство которого осуществляется круглогодично, а потребление приходится исключительно на зимнее время. Учет материальных запасов позволяет сделать так, что будет обеспечена экономичность производства в условиях непостоянного спроса. Сложной проблемой планирования является преодоление временного разрыва между производством и потреблением. Если речь идет о сезонности спроса, то производителям, оптовикам и торговцам розничных сетей требуется создавать товарные запасы перед тем, как наступит пик сезонного спроса. Благодаря наличию накоплений запасов можно устранить сильную зависимость производства и потребления от сезонных факторов.

Уравновешивание предполагает вложение средств в формирование накоплений, которые будут использованы за сезон полностью. Управление запасами в данном случае сопряжено с такой проблемой, как определение требуемого объема для обеспечения максимального сбыта с минимальным риском перехода остатков на следующий сезон.

Еще один важный момент – защита от неопределенности. Эту функцию перекладывают на страховые или буферные запасы, и она состоит в сглаживании колебаний снабжения или спроса. Планирование требует в данном случае определения нужного объема страховых накоплений. Потребность в них сопряжена с неопределенностью будущих поставок и продаж для пополнения ресурсной базы.

Страховой запас – это способ защиты от двух типов неопределенности. Первый предполагает, что спрос в рамках одного функционального цикла вдруг оказался больше, чем ожидалось. А второй тип зависит от колебаний непосредственно самого функционального цикла. В качестве примера неопределенности спроса можно привести следующий: потребитель заказал большее или меньшее количество продукта, чем планировалось. Существует еще неопределенность второго типа, которая возникает из-за задержек с получением заказов или их обработкой либо из-за проблем при транспортировке продукции.

Еще одной функцией запасов является консолидация ресурсов, которая реализуется посредством накопления запасов незавершенной продукции на границе стадий производственного процесса, что позволяет обеспечить максимальную эффективность производственного процесса на отдельно взятом предприятии. Благодаря наличию заблаговременно накопленных складских запасов у производителя есть возможность для отправки клиентам крупных партий товаров по минимальным тарифам.

Благодаря консолидации ресурсов можно продавать накопленную или произведенную продукцию в необходимом ассортименте. Получается, что на данную функцию возложено страхование делового предприятия от неопределенности.

Таким образом, система управления запасами многономенклатурного производства необходима для каждого предприятия, которое планирует длительное время успешно функционировать. Ведь она позволяет осуществлять функцию контроля и пополнения резервов. Немалую роль как структурный элемент играют средства автоматизации. Можно смело говорить о том, что они постепенно будут совершенствоваться, и в будущем мы сможем увидеть эту структурную часть предприятия в качестве автономной системы, которая нуждается только в настройке. Осуществлять деятельность она сможет самостоятельно.