Методы повышения эффективности коммуникаций в организации

В период информационного общества актуальность коммуникаций обретает новые тенденции и способности для достижения результативной работы. Так как эффективная деятельность определена накоплением, переработкой и анализом существенных объемов информации, значит, немаловажную роль в них играет концепция правильно выстроенных коммуникаций. Коммуникации представлены совершенно во всех сферах деятельности человека. Поскольку все люди, обмениваются информацией, то чем результативней этот обмен, тем выше шансы для достижения установленных целей.

Коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области организационного поведения, но четкое понимание данного процесса прослеживается весьма редко.

Рассмотрим различные подходы к определению понятия «коммуникация» (табл. 1).

В рамках нашего исследования коммуникации рассматриваются как комплексное многогранное явление, имеющее синергетический эффект, являющееся стратегическим ресурсом организации и требующее современных подходов к исследованию.

Таблица 1. Подходы к определению «коммуникация» [1-4]

Автор	Определение
Семенов, А. К.	Коммуникация — специфический акт обмена информацией, своеобразный процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания
Карташова. Л. В.	Коммуникация — многоплановый процесс развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной жизнедеятельности. Коммуникативная сторона коммуникаций подразумевает обмен информацией, обобщенную с конкретным поведением собеседников
Кибанова А. Я.	Социальная коммуникация — социальное объединение индивидов с помощью языка или знаков, установление общезначимых наборов правил для различной целенаправленной деятельности. Коммуникация — это то, что связывает любой организм воедино
Мине в а О. К.	Коммуникационный менеджмент — объективно ориентированный вид менеджмента, познающий и использующий закономерности обмена информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономических систем
Згонник, Л. В.	Коммуникация — процесс передачи сообщения, включающий шесть элементов: источник, сообщение, канал коммуникации, получатель, а также процессы кодирования и декодирования
Резник, С. Д.	Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами»

На сегодняшний день существует огромное число моделей коммуникации как теоретических, так и прикладных [5]. Данные модели оценивают процесс коммуникации с точки зрения ориентированности на аудиторию и социальное пространство, в котором осуществляется коммуникация.

Классификация коммуникаций представлены на рисунке 1.

Процесс коммуникации содержит ряд этапов: отправление сообщения, его передача и получение. Схематично на рисунке 2 представлен процесс коммуникации.

В процессе коммуникации необходимо установление обратной связи, под которой предполагается реакция получателя на принятое им сообщение.

Невозможно переоценить важность обратной связи, поскольку от нее зависит результативность межличностных коммуникаций. Верные дальнейшие действия и обратная связь требуют формирования определенных формальных и неформальных механизмов, с помощью которых передатчик может проконтролировать, на сколько правильно было интерпретировано его сообщение. Наличие обратной связи трансформирует коммуникацию в двухсторонний процесс.

Рис. 1. Виды организационных коммуникаций [4]

Рис. 2. Процесс коммуникации [1]

В таблице 2 представлены некоторые характеристики эффективной и неэффективной обратной связи для успешной деятельности сотрудников.

Таблица 2. Характеристики обратной связи при эффективных и неэффективных меж- личностных коммуникациях

Эффективная обратная связь	Неэффективная обратная связь
1. Имеет цель - помочь сотруднику	1. Имеет цель - унизить сотрудника
2. Конкретная	2. Имеет общий характер
3. Описательная	3. Имеет оценочный характер
4. Полезная	4. Неадекватная
5. Своевременная	5. Несвоевременная
6. Принимает во внимание готовность сотрудника к восприятию обратной связи	6. Заставляет сотрудника оправдываться
7. Ясная	7. Невразумительная
8. Достоверная	8. Неточная

На рисунке 3 изображены основные категории коммуникаций, которые представляют особую значимость с точки зрения теории организационного поведения.

На одной стороне находится сложнейшая современная технология коммуникаций, а на другом – относительно простая невербальная коммуникация [6]. Посередине – межличностные подходы к коммуникации.

Рис. 3. Коммуникативный континуум в организационном поведении

Быстрая модернизация информационных технологий содействует радикальному изменению коммуникаций и обмену данными между работниками предприятия. Следовательно, предоставляет больше возможностей для формирования управленческих качеств, так как за счет быстроты передачи информации возрастает скорость принятия решений и последующий запуск механизма управления.

На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы – это обратная связь, компетентность, статус, совместимость, социокультурная среда, право отправителя, ожидания, доверие.

В современных исследованиях выделяются две группы коммуникационных проблем на предприятии:

• 1)    проблемы структурных коммуникаций, сопряженные с барьерами, появляющимися в ходе передачи данных;

• 2)    проблемы межличностных коммуникаций, связанные с поведенческими аспектами работы компании [7].

Если проблемы межличностных коммуникаций скрываются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то главным фокусом организационных коммуникаций становится формирование эффективной системы передачи сообщений. В организациях, имеющих сложную многоуровневую структуру, обычно, возникают трудности с передачей информации [5]. Чем больше уровней в структуре компании, тем больше вероятность возникновения в ней значительных противоречий.

В качестве путей улучшения коммуникации предлагаются следующие методы (рис. 4).

Для улучшения внутренних коммуникаций мы предлагаем следующие рекомендации:

– необходимо поощрять в сотрудниках обмен, вклад и диалог,

– давать обратную связь сотрудникам,

– руководители должны быть примером,

– озвучивание целей и задач публичными способами всем сотрудникам, а не только руководящему составу,

– использование онлайн-систем вместо встреч поможет улучшить сотрудничество посредством социальных технологий, повысить продуктивность взаимодействия,

– установление регулярных процессов общения,

– проводить опрос сотрудников, чтобы получить ответы на самые насущные вопросы,

– уметь слушать, принимать и понимать информацию.

• •    -четкое определение и формулирование задач;

• •    -формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и

  1) управленческое регулирование

  
  

  2) совершенствование системы обратной связи

  
  

подчиненных:

• •    -планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;

• •    -обсуждения планов, задач, путей их решения.

• •    -перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения:

• •    -опрос работников

3) совершенствование системы сбора информации

• с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх

4) создание каналов
информационных	• стенная печать, статьи, радио и т.п.
сообщений
5) внедрение современных	^
информационных	• электронная почта, видеоконференция и др.
технологий

Рис. 4. Методы улучшения коммуникации

Из сказанного, можно сделать вывод, что в сегодняшних условиях компания, которая хочет оставаться на рынке, должна уделять большое внимание коммуникационным процессам, проходящим внутри и вне ее, развитие и совершенствование данного навыка сделает ее деятельность эффективной и конкурентоспособной. Обмен информацией является важным фактором деятельности организации, поэтому если коммуникационные связи нарушены (не существуют или не действуют), это негативным образом скажется на ней – не будет слаженного взаимодействия между отделами и сотрудниками, что приведет к конфликтам, а также не будет обратной связи от клиентов, что также снизит качество предоставляемых услуг. Внедрение информационных технологий в процессе управления коммуникациями позволит решить ряд управленческих задачи быстро и результативно.