Методы снижения финансовых рисков на предприятиях сферы услуг

Эффективность хозяйственной деятельности предприятия зависит, прежде всего, от ее планирования, оценки и снижения финансовых рисков. Любая хозяйственная деятельность, связанная с затратами и ориентированная на прибыль, требует расчетов и оценки рисков.

Проведем анализ финансовых рисков на примере компании сферы услуг – в частности предоставление услуг в части кейтеринга (приготовление готовых блюд на заказ).

В ходе проведенного анализа было выявлено следующее.

Блок «Склад»

Сотрудники, работающие в блоке:

• 4    штатные единицы

Данный блок разделяется на блоки: «Склад Материальных ценностей» и «склад хранения сырья и материалов (еда)».

В функциональные обязанности сотрудников по блоку «Склад Материальных ценностей» входит следующий перечень:

Сотрудники, работающие в блоке:

• 3    штатные единицы

Функциональные обязанности:

Руководитель проведения мероприятий и склада (1 штатная единица) -контроль над поступлением и выдачей инвентаря (посуда) производится по количеству выбытия/поступления

Разнорабочие (2 штатные единицы) - подготовка и сбор оборудования на мероприятия (погрузка/разгрузка), мойка посуды после мероприятий 2 разнорабочих).

Прочее:

Организация имеет в аренде 2 контейнера, а также 2 в собственности не принятых к учету без возможности принятия, без учетных документов на контейнеры).

Движение посуды и прочего принимают по спискам приход/уход (ответственный Антон).

Учет инвентаря в программном продукте не производится.

В функциональные обязанности сотрудников по блоку «склад хранения сырья и материалов (еда)» входит следующий перечень:

Сотрудники, работающие в блоке:

• 1    штатная единица

Функциональные обязанности:

Заведующий складом (1 штатная единица) - прием продукции поставщиков (технически процесс заключается в следующем: кладовщик, сравнивает прием товара с товарной накладной и передает в производство).

На него не возложена материальная ответственность за ТМЦ. Назначается материально ответственным лицом.

Прочее:

Товарные накладные обрабатываются и отправляет в Chuser, которая плохо совместима с учетной системой 1С (не все реквизиты корректно отражаются, имеет место проблема с загрузкой накладных в 1С-Рарус).

Также есть проблемы с полнотой отражения товарных накладных - не все могут быть учтены в программе 1С-Рарус.

Оригиналы первичной документации два раза в неделю доставляются в бухгалтерию.

Данные попадающие в Сhuser передаются для загрузки в «1С:Рарус». Все документы, отражающиеся Сhuser, в итоге должны отразиться в программе «1С: Рарус».

Когда ответственное лицо списывает со «склада хранения сырья и материалов (еда)», выдача продуктов должна производиться по бланку заказа. При этом на текущий момент у ответственного лица отсутствует доступ к программе «1С: Рарус Общепит».

Списание контролирует только шеф-повар, нет кладовщика, который отпускает ТМЦ в производство. Соответствующие документы по отпуску ТМЦ в производство корректно не оформляются.

Не продуман механизм списания испорченных ТМЦ, также не ведется учет излишков ТМЦ.

В результате, периодически имеет место быть неучтенные излишки ТМЦ, которые портятся и выбрасываются.

Блок «Логистика» Доставка клиенту

Сотрудники, работающие в блоке:

• 3 штатных единицы

К данным штатным единицам относятся водители. Среди них выделяется старший и два ему подчиненных.

Рис. 1. Функциональная схема департамента «Логистики»

Функциональные обязанности:

Руководитель службы логистики - инкассация денежных средств (прием денежных средств от учредителей и распоряжение в рамках департамента логистики), формирование графиков рабочих смен, координация маршрутов департамента логистики, распределение денежных средств, отчет по денежным ответственным лицом происходит перед Учредителем (Хохряковым). Инкассация денежных средств и предоставление отчета (кассового и товарного чека) бухгалтерской службе.

Для сверки используется отчет, предоставляемый Шеф-поваром, а также отчет выгружаемый с сайта интернет-магазина. В рамках данных по выручке, выгрузка происходит из системы «Битрикс 24» и данные формируются в формате информации по заказам с указанием меню, которое необходимо приготовить.

Ответственность за сбор и отчет по денежным средствам находится на руководителе службы логистики.

По сути, в штатных единицах предприятия нет должности кассира, который бы вел учет денежных средств надлежащим образом.

В результате, учет денежных средств ведется с нарушением действующего законодательства, что может привести к потерям, хищениям, наличию неучтенных денежных средств в кассе.

Прочее:

В распоряжении департамента логистики находится два автомобиля. Учет километража и расхода топлива по данным транспортным средствам не ведется, то есть не представляется возможным достоверно учесть расходы на ГСМ, а также транспортные расходы предприятия. Что может негативно отразиться на финансовом результате предприятия (потому что расходы на транспортировку продукции в компании занимают существенную долю).

В рамках департамента логистики деятельность разделяется на «Логистику для интернет-магазина» и «Логистику на мероприятиях».

Документы, используемые в блоке «Логистики»

• -    Отчет курьера с указанием суммы доставки (выручки);

• -    Кассовые чеки от заправки топлива (сдаются в бухгалтерскую службу).

Документальное подтверждение транспортных затрат и затрат на ГСМ не полное, что несет налоговые риски по неприятию данных расходов в уменьшение налогооблагаемой базы.

Общие недостатки

• 1)    Выявлены недостатки документального оформления операций по учету ГСМ.

• -    В синтетическом учете не настроен номенклатурный учет топлива и ГСМ, все идет одной суммой.

• -    Расход ГСМ на производственные нужны ведется без использования путевых листов, также не оформляются требования-накладные для списания ГСМ.

• -    В Обществе отсутствуют нормативы списания ГСМ.

Затраты ГСМ не подтверждены документально, что может обусловить налоговый риск по налогу на прибыль.

• 2)    Не в полной мере ведется складской учет на предприятии

• -    При смене материально ответственного не производится передача имущества и не делается инвентаризация товарно-материальных запасов на складах.

• -    Нет материально отвественных на скаладах

• -    инвентаризация проводится нерегулярно, с нарушением порядка и документального оформления,

• -    не ведется документальное оформление брака,

• -    не ведется документальное оформление излишков или недостатков материалов

• -    товарные накладные по ТМЦ не всегда корректно отражаются в системе учета, не в полной мере, имеет место искажение информации

• -    ТМЦ на складах принадлежат трем юридическим лицам, при этом трудно определить, какому именно ЮЛ принадлежит тот или иной ТМЦ (нет маркировки и не ведется учет по предприятиям).

Выявленные проблемы управления рисками в исследуемой компании инспирируют необходимость дальнейшей оптимизации управления рисками на предприятии.

Систему базовых документов по управлению рисками в исследуемой компании иллюстрирует рис. 2.

Стратегический уровень

Стратегия

Стратегическая карта

Карта рисков

Тактический уровень

Описание моделей управления отдельными видами рисков

Внутренние положения в области управления рисками

Внутренние методики в области управления рисками

Оперативный уровень

Регламенты взаимодействия профильных подразделений

Лимиты по видам рисков

Рисунок 2– Система базовых документов по управлению рисками в исследуемых компаниях

В данной компании есть желание руководства перейти на стратегический уровень управления рисками, в том числе финансовыми. Для этих целей предлагается организовать отдел управления рисками, функциональные обязанности риск-менеджера приведены ниже.

Риск- менеджер

Анализ

Анализ

рыночных рисков

операционных рисков

Анализ агрегированны х рисков

Рисунок 3 – Схема функциональных блоков риск-менеджера

То есть данный специалист будет анализировать различные виды рисков, выявлять их, агрегировать и предлагать меры по их снижению для максимизации прибыли в организации.

На основании приведенного анализа рисков в компании можно предложить следующие рекомендации по их снижению:

Предлагается для минимизации данных рисков внедрить для трех ЮЛ единую систему управленческого учета на базе 1С Общепит.

Данная система позволит:

• -    вести развернутый складской учет, на основании требований законодательства, с учетом производственной специфики предприятия,

• -    развернутый учет денежных средств,

• -    учет ГСМ и транспортных расходов.

В части обязанностей риск-менеджера - он должен зафиксировать приведенные риски, предложить мероприятия для их минимизации, в том числе через внедрение учетной системы.

В дальнейшем он должен проводить мониторинг выявленных рисков, разрабатывать совместно в другими департаментами соответствующие мероприятия по их снижению.

До внедрения автоматизированной системы риск менеджер может предложить разработать должностные инструкции для всех сотрудников компании, ввести должность кладовщика, назначить его материальноответственным лицом.

В части логистики риск-менеджер может рекомендовать разработать соответствующий документооборот для водителей, чтобы маршруты были подтверждены.

Таблица 1.

Матрица ответственности при управлении рисками в исследуемых компаниях с учетом введения риск-менеджера

Наименование должности	Описание зон ответственности
Исполнительный директор	Несет ответственность за непосредственное исполнение задач по анализу рисков. К каждой задаче должно быть приписано не менее одного исполнителя Отвечает за конечный результат перед вышестоящим руководством. На каждую работу должен быть назначен строго один подотчетный
Финансовый директор	Осуществляет внутренний контроль с помощью проверок эффективности бухгалтерской работы, наличия контрольной среды и системы средств внутреннего контроля Согласует принимаемые

решения, взаимодействие с ним носит двусторонний характер

Риск - менеджер

Проводит целенаправленную работу по выявлению угроз возникновения потерь и определению источников возникновения рисков, Проводит оценку закрепленных рисков, качество и эффективность действующей системы управления закрепленными рисками, обеспечивает разработку, согласование и организацию постановки целей по детализированным рискам, находящимся в зоне ответственности линейных менеджеров, Управляющих и Владельцев рисками

Таким образом, с вводом риск-менеджера в исследуемой компании сформируется единая интегрированная система управления рисками предприятия.