Модели оптимизации кадрового делопроизводства

В процессе деятельности предприятия взаимодействие между людьми осуществляется благодаря управлению посредством информации.

Носителем информации является документ. Документ выступает в качестве материального воплощения управленческого решения.

Все компании, у которых есть персонал, должны заниматься ведением определенной документации. Без кадрового учета и делопроизводства не обходится на сегодняшний день ни одна организация. «Делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения» [1]. Кадровое делопроизводство является трудоемким процессом, так как в процессе работы специалиста отдела кадров создается множество документов, которые необходимо верно оформить. «Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения» [1]. Законодательство обязывает работодателя хранить документы продолжительное количество времени. Если в организации большое количество сотрудников, то оформление кадровых документов и их хранение создает много трудозатрат. «Бумажный» документооборот на сегодня малоэффективен, так как затрудняет работу исполнителей, приводит к увеличению расходов и к уменьшению эффективности процессов.

Непрерывно увеличивающийся поток информации, который проходит через все отделы организации, включая отдел кадров, приводит к тому, что «бумажный» документооборот становится малоэффективным, и появляются существенные проблемы в этой сфере, такие как потеря документов, а следовательно и информации. Кроме этого при «бумажном» документообороте документы и информация, содержащиеся в них, могут попасть третьему лицу. В крупных предприятиях подготовка, согласование документов приводят к низкой скорости обработки информации, много времени теряется на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с ними.

Согласно трудовому законодательству, работодатели обязаны формировать личные дела работников компании, разрабатывать табели учета рабочего времени, кроме того работодатели оформляют справки, заявления об отпуске, увольнении и другие, подготавливают кадровые приказы, составляют статистические отчетности и так далее. Все эти обязанности выполняют сотрудники кадровой службы организации.

Для оптимизации кадрового делопроизводства каждый работодатель, проанализировав документы в своей компании, может составить список документов, которые не обязательны по закону, но оформляются постоянно. Например, при привлечении работника к работе в выходной день, можно предусмотреть отметку работника о согласии в самом уведомлении, чтобы не получать согласие отдельным документом. Исключив лишнее, можно задуматься над тем, какие документы вести нужно, но можно вести в электронном виде.

Для оптимизации важно не только сократить объем документов, но и заполнять их без нарушений. Чтобы избежать ошибок при заполнении документов, работодатель может принять локальный акт, где будет отображаться инструкция по заполнению тех или иных документов, образцы заполнения, а также процедуры, которые необходимо соблюдать работникам отдела кадров.

Автоматизация процессов создания базы данных о сотрудниках предприятия позволит уменьшить объем бумаг, штат отдела кадров, время на составление и поиск документов в случае необходимости. Благодаря автоматизации документооборота, возможно формирование единого информационного пространства в масштабах определенной организации.

В крупных фирмах годовой фонд заработной платы отдела кадров и бухгалтерии может достигать огромных сумм, но даже большой штат сотрудников этих отделов не гарантирует, что всё будет выполнено согласно действующему законодательству. Улучшить кадровое делопроизводство возможно с помощью аутстаффинга и аутсорсинга.

«В современном менеджменте под аутсорсингом понимают выполнение отдельных функций (производственных, сервисных, информационных, финансовых, управленческих и пр.) или безнес-процессов (организационных, финансово-экономических, производственнотехнологических и др.) внешней организации, располагающей необходимыми для этого ресурсами, на основе долгосрочного соглашения». [2] Таким образом, при аутсорсинге обязанности организации по ведению кадровой документации ложатся на специальное агентство.

С помощью аутсорсинга персонала компания может уменьшить нагрузки на кадровый отдел. Перед компанией-аутсорсером ставят определенные цели и задачи, что помогает комплексно получить готовый результат. Аутсорсинг отлично подходит для длительных отношений. С его помощью организация сможет оградить себя от риска несоответствия трудовому законодательству и провести оптимизацию кадрового делопроизводства.

Кроме положительных сторон аутсорсинг имеет и отрицательные стороны. При аутсорсинге информация компании рискует подвергнуться утечке в результате допуска к ней специалистов сторонней компании. Аутсорсинг может обойтись финансово дороже, чем содержание собственного штата сотрудников, которые занимаются кадровым делопроизводством. При исчезновении компании-аутсорсера возникает риск, связанный с остановкой сервиса.

«Аутстаффинг рассматривается современным менеджментом как услуга, которую оказывают специализированные агентства, предоставляющие организации-заказчику квалифицированный персонал на условиях, определяемых контрактом». [3] Фактическим работодателем сотрудников является специальное агентство, которое предоставляет специалистов для выполнения определенных обязанностей. Кадровое делопроизводство при аутстаффинге передается под контроль посреднической компании, так как трудовые отношения между принимающим предприятием и наемным работником не возникают, то практически вся ответственность ложится именно на кадровую фирму. С помощью аутстаффинга организация не будет вести документы, связанные с персоналом, выплачивать заработную плату, а также налоги с нее, все оформления документов по трудоустройству, оформление договором и так далее переходит в обязанности кадрового агентства. Однако при аутстаффинге тяжело контролировать и мотивировать персонал, что может существенно повлиять на качество работы персонала.

Таким образом, кадровое делопроизводство является трудоемким процессом. Для более эффективной работы отдела кадров в организациях необходима оптимизация. Чтобы оптимизировать систему кадрового делопроизводства руководитель компании должен проанализировать модели и выбрать наиболее подходящую для своей организации модель.