Направления контроля при расчетах с покупателями и поставщиками

Существуют различные мнения по поводу размеров задолженностей в валюте баланса и соотношении между ними, но большинство авторов придерживаются следующего мнения как Крейнина М.Н. в журнале Финансовый менеджмент: «Если дебиторская задолженность больше кредиторской, это является возможным фактором обеспечения высокого уровня коэффициента общей ликвидности». Однако это может свидетельствовать о более быстрой оборачиваемости кредиторской задолженности по сравнению с оборачиваемостью дебиторской задолженности. В таком случае в течение определенного периода долги дебиторов превращаются в денежные средства, через более длительные временные интервалы, чем интервалы, когда предприятию необходимы денежные средства для своевременной уплаты долгов кредиторам. Соответственно возникает недостаток денежных средств в обороте, сопровождающийся необходимостью привлечения дополнительных источников финансирования. Последние могут принимать форму либо просроченной кредиторской задолженности, либо банковских кредитов.

Исходя из этой точки зрения для осуществления эффективного контроля задолженностями необходимо установление с покупателями таких договорных отношений, которые обеспечивают своевременное и достаточное поступление средств для осуществления платежей кредиторам.

Для того чтобы эффективно управлять задолженностями необходимо проводить систематический контроль учетной системы.

Под контролем принято понимать самостоятельную функцию управления, представляющую собой систему наблюдения и проверки процесса функционирования объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями, а также позволяющую выявить отклонения в намеченных целях и принимать при необходимости корректирующие меры.

Внутренний контроль предусмотрен Уставом организации, фирмы, когда предусмотрено создание ревизионной комиссии на фирме, штатного аудитора-бухгалтера, приглашенный аудитор по договору с оплатой за оказание фирме консалтинговых, юридических или аудиторских услуг.

Внешний контроль разнообразен и осуществляется в виде выдачи разрешений на вид деятельности, требующий получения доступа.

Государственный контроль осуществляют государственные или административные органы для обеспечения интересов государства и общества. Контроль осуществляется за образованием, использованием, эффективностью и экономией государственных средств, деятельностью органов исполнительной власти, правильностью расчета и уплаты налога.

Внутриведомственный контроль осуществляют министерства, ведомства, департаменты в отношении подведомственных организаций.

Вневедомственный контроль осуществляется в отношении различных организаций (не подведомственных) в виде ревизии производственно- хозяйственной деятельности.

Исходя из этого алгоритм проверки расчетов с покупателями и поставщиками в учреждениях можно представить в виде следующих этапов

(рис. 1):

Рисунок 1. Этапы проверки расчетов с покупателями и поставщиками

Для унификации документов и оптимизации работы с документамирекомендовано создать единую таблицу в MSExcel, в которую будут внесены порядковые номера документов, дата заключения договора, вид договора, название и ИНН контрагента, а также исполнителя со стороны ООО «Евростандарт» статус загрузки в электронный архив, предоставив доступ к редактированию данной таблицы всем сотрудникам бухгалтерской службы. Договоры, полученные от контрагентов, также должны быть внесены в аналогичную таблицу.

Важно разработать и привести к единому типу оформление названий документов в системе электронного документооборота. Автором предложен следующий алгоритм присвоения номера и названия документа: в первую очередь указывается тип документа (договор аренды, дополнительное соглашение, договор подряда и др.), затем из предложенной таблицы присваивается номер по порядку и указывается в формате «№1-ХХХ-2022», где ХХХ – это сокращенное название компании, а 2022 – год составления.

Данная система позволит ускорить процесс обработки и поиска документов в СЭД, а также позволит ускорить обмен информацией между сотрудниками благодаря общему доступу к таблице. Преимуществом единого формата документов с указанием сокращенного названия организации является удобство анализа. Пример таблицы с унифицированными названиями приведен на рисунке 2.

Реестр договоров

Рисунок 2. Пример таблицы для оптимизации работы в СЭД ООО

«Евростандарт»

Совместное использование реестра договоров и таблицы, предложенной для анализа условий договоров, позволит минимизировать время поиска документов в электронном архиве, а также создаст дополнительный элемент системы внутреннего контроля и основу для аналитики текущего состояния расчетов с контрагентами.

Использование подсистемы TrialBalance позволит оптимизировать не только процесс трансформации информации из российской системы учета, но позволит уменьшить количество трудовых ресурсов, снизить нагрузку на сотрудников бухгалтерской службы, а также способствует созданию единой учетно-аналитической цифровой системы. Выгрузки и отчеты также могут быть использованы для целей анализа дебиторской задолженности, составления автоматизированных шаблонов для демонстрации ключевому управленческому персоналу.