Недостатки бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Агро»

Одной из ошибок является то, что в бухгалтерском учете не отражаются неотфактурованные поставки (т.е поступившие на склад материальные ценности, по которым от поставщика не поступили счета и другие документы). В этом случае нарушается «Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета» в части счета 60, а именно: Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за: товарно-материальные ценности, работы и услуги и т.д на которые расчетные документы от поставщиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки).

Данное нарушение может привести к искажению остатков материалов и товаров в балансе и занижению остатков кредиторской задолженности.

Чтобы устранить данное нарушение необходимо ужесточить контроль за своевременной сдачей в бухгалтерию приходных документов по фактически поступившим на склады организации ТМЦ. [3]

Еще одной ошибкой в ведении учета с контрагентами является наличие по субсчету 60 «Авансы выданные» кредитового сальдо, что недопустимо. Сальдо по этому счету может быть только дебетовым или нулевым. В данном случае нарушается технология работы с субсчетом «Авансы выданные» по счету 60, что приведет сальдо по счету 60. После выявления данной ошибки необходимо написать бухгалтерскую справку и отразить в учете исправительные проводки.

Так же важным моментом в ведении учета является проведение инвентаризации расчетов. В ООО «Агро» не проводится инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности по счету 60. Это приводит к нарушению требования п.348 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», а именно: «Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить: правильность обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности». Отсутствие инвентаризации в ООО «Агро» может привести к искажению значения показателей баланса по дебиторской и кредиторской задолженности. Для решения этого вопроса необходимо в учетной политике организации предусмотреть периодичность и сроки проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

Отсутствие инвентаризации влечет за собой следующую ошибку как необоснованное списание сумм кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности. В данном случае нарушен п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, а именно: «Сумма кредиторской задолженности и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относится на финансовые результаты у коммерческих организации». Данное нарушение может привести к необоснованному завышению прочих доходов и завышению чистой прибыли. Для решения необходимо списать кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности. Списывать необходимо при наличии трех документов: акта инвентаризации кредиторской задолженности, письменного обоснования необходимости и правомерности списания кредиторской задолженности, приказа руководителя организации. И следующим шагом необходимо дооформить необходимые документы по ранее необоснованно списанным суммам.[2]

Так же важным для организации являются расчеты с покупателями и заказчиками, которые ведутся на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Бухгалтер, который в соответствии с трудовым договором и (или) должностной инструкцией обязан осуществлять контроль за правильностью отражения хозяйственных операций на счете 62 и за достоверностью сальдо по этому счету, должен не допускать ошибочного или несвоевременного отражения операций на этом счете.

Так бухгалтер должен следить за тем, чтобы на различных субсчетах счета 62 не было развернутой суммы дебиторской и одновременно кредиторской задолженности по одному и тому же контрагенту. В соответствии с «Инструкцией по применению плана счетов по бухгалтерскому учету» суммы полученных авансов и предварительной оплаты необходимо учитывать обособленно, т.е на отдельном субсчете.

Авансы и предоплаты не подлежат включению в доходы организации как в бухгалтерском учете, так и в налоговом учете. Они учитываются как кредиторская задолженность на отдельном субсчете счета 62. Однако если под указанную сумму предоплаты или аванса контрагенту полностью или частично произведена отгрузка продукции и товаров, сдача выполненных работ и оказанных услуг и на этом же счете, но на другом субсчете возникла дебиторская задолженность, то следует «закрыть» дебиторскую и кредиторскую задолженность на счете внутренней проводкой на меньшую из двух сумм. [2]

Причиной искажения дебиторской и кредиторской задолженности по счету является несвоевременное списание с баланса дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности по конкретным контрагентам. В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет 3 года. В соответствии со ст. 200 ГК РФ течение срока исковой давности, как правило, начинается не со дня предъявления контрагенту расчетных документов, а по окончанию срока исполнения обязательств, установленного договором.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо производить только при наличии трех документов, указанных в п.77 и 78 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности», а именно: инвентаризации задолженности, письменного обоснования правомерности списания конкретной суммы задолженности, приказа руководителя организации.

Если списание дебиторской и кредиторской задолженности произведено с нарушением перечисленных требований, то по этим проводкам не следует отражать расходы в налоговом учете, так как по ним не выполнено одно из обязательных требований – документальное подтверждения операции.