Некоторые аспекты оптимизации бизнес-процессов крупнейшего хозяйствующего субъекта

ПАО Ростелеком» является одной из крупнейших в России и Европе телекоммуникационных компаний национального масштаба, которая присутствует во всех сегментах российского рынка услуг связи. Компания стабильно развивается в высокотехнологичных сегментах, таких как широкополосный доступ в Интернет и услуги передачи данных, интерактивное платное телевидение, сети VPN, услуги видеоконференцсвязи и интеллектуальные телекоммуникационные услуги. Кроме того, компания сохраняет лидерство на традиционных рынках местной и дальней связи. ПАО «Ростелеком» - признанный технологический лидер в инновационных решениях в области Электронного правительства, облачных вычислений, здравоохранения, образования, безопасности, жилищно- коммунальных услуг.

В рамках реализации стратегических приоритетов до 2022 года компания продолжает работать над повышением внутренней эффективности. В обществе создан общий центр обслуживания (ОЦО), что позволило значительно сократить операционные затраты за счет оптимизации штата и исключения дублирующих функций. Кроме того, стандартизация бизнес-процессов повышает качество и скорость выполняемых операций. В структуре ОЦО находятся бухгалтерские и кадровые спе- циалисты, а также персонал по работе с клиентами. ОЦО - многофункциональное подразделение общества, выполняет повторяющиеся бизнес-процессы по всей организации [1].

Для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций Общества, осуществляемых в Зоне действия Филиала ОЦО, в Филиале ОЦО созданы бухгалтерские службы - Центры учета и отчетности Филиала ОЦО. Бухгалтерские службы расположены в трех основных локациях: Нижний Новгород, Воронеж и Новосибирск.

К основным направлениям оптимизации в Многофункциональном общем центре обслуживания ПАО «Ростелеком» (МФ ОЦО) относятся структурные изменения, а также автоматизация и цифровизация [2].

Несколько лет назад в компании началось внедрение системы электронного документооборота (СЭД). СЭД - единая корпоративная информационная система, обладающая функционалом электронного документооборота и электронного архива документов, и обеспечивающая единую точку доступа к документам, систему хранения и работы с документами, как на стадии текущего делопроизводства, так и на этапе архивного хранения. СЭД обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронных до- кументов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации. Электронный документооборот (ЭДО) делится на внутренний и внешний [3]. Внутренние документы Общества составляются, исполняются, хранятся в рамках Общества и не выходят за его пределы (например, первичные учетные документы Общества, приказы). Участниками внутреннего ЭДО выступают бухгалтеры, материально-ответственные лица, сотрудники Центра по работе с персоналом, руководители подразделений, члены инвентаризационной комиссии и др. Роль участника определяется исходя из бизнес-процесса, по которому осуществляется внутренний ЭДО. Инициатор электронного документа осуществляет первоначальное формирование документа, заполнение всех реквизитов и отправку на подписание по ЭДО. Согласующий электронного документа проверяет корректность заполнения документа и согласовывает (либо отклоняет) документ. Информация о согласовании документа согласующим хранится в системе. Подписант электронного документа - лицо, подписывающее документ собственной электронной подписью. Подписант должен быть наделен правом подписывать внутренние документы Общества. К документам, наделяющим правом подписи, как правило, относят приказ, доверенность, договор о материальной ответственности и др.

В ПАО «Ростелеком» существуют подробные инструкции и шаги бизнес-процесса для документов по учету запасов, основных средств, кассовых операций, а также по табелю учета рабочего времени и кадровым приказам.

Предпосылками внедрения внутреннего ЭДО стали следующие факторы:

• -    существенные объемы внутренних документов, подлежащие подписанию на бумаге и сканированию;

• -    удаленность подписантов от места возникновения факта хозяйственной жизни (и друг от друга при наличии нескольких подписантов, что обусловлено масштабами деятельности компании); как следствие - существенные сроки подписания документа и его несвоевременное от-

• ражение в учете.

Внедрение внутреннего электронного документооборота решает эти проблемы, поэтому бизнес был крайне заинтересован в проекте. Проект стартовал в 2016 году.

Работа через электронный документооборот позволяет:

• -    оперативно подписывать и передавать документы за считанные секунды;

• -    снизить затраты на обработку, проверку и хранение первичных учетных документов на бумажном носителе.

Общество осуществляет хранение внутренних электронных документов в системе «Архив первичных документов» (АПД) на собственном центральном файловом хранилище документов.

Внешний ЭДО - это обмен юридически значимыми электронными документами между Ростелекомом и контрагентами. Ростелеком работает с операторами Тензор (СБИС) и Контур (Диадок), но обмениваться документами может и с другими операторами ЭДО. Документы внешнего электронного документооборота (ЭДО) хранятся на внешних серверах сторонних операторов.

Внешний ЭДО делится на входящий, исходящий документооборот и договорные документы. Входящий ЭДО охватывает такие документы как товарная накладная, счет-фактура, универсальный передаточный акт, акт КС-2, справка КС-3, акт выполненных работ. Компания работает над пополнением списка документов, переведенных на ЭДО. В настоящее время с помощью ЭДО осуществляется более 40% внешнего документооборота Компании. Среди контрагентов лидерами по использованию электронных документов в 2020 году стали операторы связи: ПАО Вымпелком, ПАО Мегафон, Т2 Мобайл, а также ОАО РЖД и ООО ФЕСТ [4].

Одним из способов повышения эффективности деятельности коммерческой организации является оптимизация бизнес-процессов. В ПАО «Ростелеком» проведена централизация бухгалтерского и кадрового учета, а также взаимодействия с клиентами. В компании активно внедряется электронный документооборот. Основная цель перехода на ЭДО - выстроить работу с документами по современным принципам, сделать ее более производительной и комфортной для сотрудников. Проводимая оптимизация бизнес-процессов соответ- ствует направлению «Повышение эффек тивности операционных процессов» Стра тегии компании до 2025 года.