Необходимость автоматизации и расчет экономической эффективности от внедрения «1С.8 Молокозавод» в ОАО «Белебеевском ордена «Знак почета» молочном комбинате»

Управленческий процесс неотрывно связан с информационным процессом. Поэтому информационное обеспечение управления играет немаловажную роль в деятельности организации. Без наличия достоверной и необходимой информации невозможно принять правильное и эффективное управленческое решение.

Современный уровень развития средств вычислительной техники позволяет быстро и эффективно решать управленческие задачи. Для этого на предприятиях внедряются комплексные автоматизированные системы управления (АСУ), включающие в себя автоматизированные рабочие места сотрудников (АРМ), средства коммуникации и обмена информацией, а также другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала [1].

АРМ бухгалтера представляет собой его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и пакетами прикладных программ, необходимых для выполнения профессиональных задач. Счетный работник становится непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации. При этом он может вмешиваться в процесс решения задач, самостоятельно формируя информацию для принятия обоснованных решений. Следовательно, происходит смещение акцентов с формальнологических акцентов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижая трудоемкость, повышает культуру и улучшает условия труда. Применение средств вычислительной техники позволяет автоматизировать процесс обработки экономической информации.

Бухгалтерский учет в ОАО «Белебеевском ордена «Знак Почета» молочном комбинате» ведется автоматизированным способом. При этом автоматизированы все участки учета без исключения. Достоинства данного способа перед ручным или механизированным очевидны:

• -    ускорение процессы поиска и сбора необходимой информации;

• -    обеспечение быстрой фиксации фактов хозяйственной жизни;

• -    резкое сокращение времени заполнения документов и количества работников, занятых их оформлением;

• -    снижение трудоемкости и рост производительности труда работников, которые принимают участие в подготовке первичных учетных документов;

• -    уменьшение расходов на содержание счетного персонала;

• -    облегчение и ускорение всех последующих стадий обработки первичной информации (составление накопительных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности);

• -    ускорение передачи и выдачи необходимой информации;

• -    снижение до минимума вероятности допущения различного рода ошибок.

То есть, полная автоматизация учета позволяет изменить характер управленческого труда, освобождает работников организации от рутинных операций, высвобождает время и средства. Тем самым облегчается труд персонала и, таким образом, повышается его эффективность, качество.

В настоящее время для ведения бухгалтерского учета многие предприятия используют неплохие, практичные и надежные программные продукты по учету заработной платы. На данный момент в ОАО «Белебеевский ордена «Знак Почета» молочном комбинате» применяют «1С:Бухгалтерия 7.7» ,а учет оплаты труда ведется в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Существенным недостатком применения такой системы продуктов 1С можно назвать то, что бухгалтер испытывает трудности с загрузкой данных по заработной плате в программу «1С:Бухгалтерия 7.7» из «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Это связано с тем, что предприятие только начинает переходить на новую версию продукта 1С:8.

В связи с этим наиболее подходящим программным продуктом является «1С:Предприятие 8. Молокозавод». Это комплексное ERP-решение (с англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) для автоматизации управления и учета на молокоперерабатывающих предприятиях разных направлений деятельности:   молокозаводов, маслосыродельных, жиромаргариновых и хладокомбинатов.

Продукт разработан на базе «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» и является комплексным решением, охватывающим основные контуры управления и учета, которое позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия [2].

Программный        продукт «1С:        Предприятие        8.

Молокозавод» предоставляет:

• 1)    руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, – широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами предприятия для повышения конкурентоспособности;

• 2)    руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно    занимающимся    производственной,    сбытовой,

снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства - инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

• 3)    работникам учетных служб предприятия – средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

Таким образом, автоматизация учета позволит быстро и правильно оформить хозяйственные операции, а также автоматически составлять первичные и отчетные документы.

Для внедрения АРМ бухгалтеров необходимо установить техникой и средствами для нормальной работы их помещение.

Для этого на рабочем месте установим:

• 1.    Вычислительная техника: 2 компьютера оперативной памятью 4 Гб — 20 000 руб. (20 000*2=40 000 руб.).

• 2.    Программное обеспечение:

• - приобретем       «1С:Предприятие       8.       Молокозавод»

стоимостью 12600 руб. (6 300*2=12 600 руб.).

• - ПО «Антивирус Касперского» на год 5 750 руб. (на 2 ПК).

• - Microsoft Office 2013 — 10 699 руб. на 1 ПК, (10 699*2=21 398 руб.).

• - Microsoft Windows 7 Professional — 9000 руб. (9 000*2=18 000 руб.).

• 3.    Организационная техника:

  -принтер стоимостью 4000 руб.; сканер за 2 500 руб.

• 4.    Телекоммуникационные средства:

  - Интернет за 7 200 руб. в год;

• -    Телефон стоимостью 400 руб.;

• -    Факс остаточной стоимостью 2 000 руб.

• 5.    Эргономическое обеспечение:

• -    Стол компьютерный за 3 500 руб. (3 500*2=7 000 руб.);

• -    Сейф остаточной стоимостью 2 600 руб.;

• -    Шкаф остаточной стоимостью 2 000 руб.;

• -    Стулья деревянные остаточной стоимостью 500 руб., за 1 стул (500*2=1 000 руб.).

Таким образом, мы обеспечили помещение необходимыми техниче скими и материальными средствами для АРМ бухгалтера.

Капитальные затраты составят = 126 448 руб.

Рассчитаем, какова будет экономическая эффективность от внедрен ия «1С .8 Молокозавод» в ОАО «Белебеевском ордена «Знак Почета» молочном комбинате». Экономическую эффективность определяют с помощью тру довых и стоимостных показателей.

Оценку прямой экономии проводим в следующей последовательно сти:

• 1)    Затраты на обработку данных без компьютера:

Со = До * Тс * Ч * (1 + Н + Кд),                   (1)

где,                         До                         — годовой бюджет рабочего времени 1 работника отдела, чел. час;

Тс — тарифная ставка 1 работника за 1 час работы, руб./чел.-час.;

Ч — численность работников отдела до компьютеризации, чел;

Н- 0,4 — коэффициент накладных расходов (0,2—0,5);

Кд- 0,4 — коэффициент дополнительных затрат (0,3—0,5);

Таким образом, затраты на обработку данных без компьютера составит:

Со =1944 * 70 * 2 * (1 + 0,3 + 0,4) = 462 672 руб.

• 2)    Объем вводимой информации в символах:

Qвв=∑Кj*(Ксj*Q1j+Q2j),(2)

Где,                         n— количество видов учетных документов, поступающих на компьютерную обработку за год;

Кj среднее число документов вида j, поступающих на компьютерную обра ботку за год (количество рабочих дней);

К сj — среднее число строк, заполненных в j вида документе;

Q 1j — среднее число символов в строке j вида документа;

Q2j                                                     — среднее число символов, вводимых из внестрочных реквизитов j вида документа.

Объем вводимой информации в символах составит:

Q вв = 70 *150* (30 * 40 + 35) = 12 967 500 символа в год.

• 3)    Время ввода данных с клавиатуры, часов:

Твв = (Qвв / Vвв) / 60,(3)

Твв = (12 967 500 / 110) /60 = 1 965 часов.

• 4)    Расчет машинного времени:

Тм = Кз * Твв,(4)

Где,                         Кз— коэффициент запаса, учитывающий время работы процессора, дисковой памяти, принтера, потери на другие операции (1,2—1,4).

Расчет машинного времени составит 2554,5 часа:

Тм = 1965* 1,3 = 2554,5 часа.

• 5)    Затраты на автоматизированную обработку данных Са=Тм*См,                            (5)

Где, Тм — машинное время, час.;

См                                     — стоимость машинного времени (текущие затраты и амортизация), руб./ч ас.– тарифная ставка одного работника за 1 час работы на компьютере (70) +затраты на электроэнергию работы одного АРМ за 1 час (4) и аморти зационные отчисления за 1 час работы АРМ (3,5).

См= 70+4+4=78 руб. час., тогда затраты на автоматизированную обработку составят: Са = 2554,5 * 78 = 199 251 руб.

• 6)    Затраты рабочего времени на выполнение работ остающихся не автоматизированными при компьютерной обработке (трудоемкость):

Тр = Кр * До * Ч= 0,2 * 1944 * 2= 778 чел – час,       (6)

где,                         Кр                         — доля работ не поддающихся автоматизации в общей трудоемкости (0,2 —0,5).

• 7)    Стоимость работ остающихся неавтоматизированными при комп

ьютерной обработке данных рассчитывается по формуле 7:

Ср = Кр * Со = 0,3 * 462 672  = 138 802 рубля(7)

• 8)    Численность работников остающихся после автоматизации:

Ча = (Твв + Тр) / До = (1965 + 778 ) / 1944 ≈1 чел.(8)

• 9)    Количество автоматизированных рабочих мест (АРМ):

Nа = Тм / До = 2554,5 / 1944 = 1,3 место≈ 1 место(9)

• 10)    Рассчитаем прямую экономию автоматизации:

Сп = (Со – С1) / 1000(10)

С1 = Са + Ср,(11)

Где, С1 — затраты после компьютеризации.

• 11)    Затраты после компьютеризации определяются по формуле: С 1 = 199 251 +138 802 = 338 053 рубля.

Сп = 462 672 -338 053 = 124 619 рублей.

• 12)    Для расчета косвенной экономии данные возьмем из отчетност и ОАО «Белебеевского ордена «Знак Почета» молочного комбината» за 2013 год:

Ск = Кв * ВВ – Кс * СС,                (12)

Где, ВВ — выручка от реализации, тыс.руб., СС — полная себестоимость реализованного, тыс. руб., Кв — процент прироста выручки от реализации (0,5 %), Кс — процент уменьшения полной себестоимости (-1,0 %).

Ск = 0,005 * 2 690 286 – (-0,01) * 2 218 985=13 451,43+ +22 189,85=35 641,28 рублей.

• 13)    Оценка суммарного эффекта компьютеризации выполняется по формуле:

П = Сп + Ск(13)

П = 124 619 +35 641,28= 160 260,28 рублей.

• 14)    Расчетный экономический эффект определяется по формуле:

Э = П – Ен * К,(14)

Где,                        Ен— нормативный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений по отрасли (0,15); К — капитальные затраты, руб.= 159 640 руб.

Э = 160 260,28-0,15*126 448 = 141 293,08 руб.

• 15)    Расчетный коэффициент экономической эффективности определ яется по формуле:

Ер = П/К= 160 260,28/126 448 =1,267.            (15)

• 16)    Срок окупаемости равен:

Ток = К / П = 126 448 /160 260,28=0,79 года. (16)

По моим расчетам в ОАО «Белебеевском ордена «Знак Почета» молочном                                              комбинате»

расчетный коэффициент экономической эффективности равен 1,267; а ср ок окупаемости 0,79 года, значит компьютеризация считается эффективн ой и необходимой в ОАО «Белебеевском ордена «Знак Почета» молочном комбинате».

Таким образом, АРМ в исследуемой организации окупится в течение 28 8                             дней                             (0,79*365

дней). Данное мероприятие позволит усовершенствовать и упростить бух галтерский учет в деятельности комбината. Следовательно, внедрение и автоматизация учета является положительным и необходимым мероприятием для ОАО «Белебеевского ордена «Знак Почета» молочного комбината».