Необходимость оптимизации документооборота

Оптимизация документооборота включает в себя ряд достаточно сложных и трудоёмких процессов, направленных на то, чтобы сэкономить время и финансы организации. Для повышения эффективности данного процесса может служить создание электронных архивов и различных баз данных[1].

Благодаря широкому использованию современных информационных технологий каждая компания может позволить себе внеофисное хранение документов, что существенно экономит пространство организации и драгоценное время сотрудников. Именно поэтому оптимизация документооборота также предполагает и автоматизацию производства: закупку мощных современных компьютеров и качественной оргтехники.

Применение электронного документооборота широко распространено среди таких процессов документоведения как регистрация входящих и исходящих документов, повышение производительности, мгновенный доступ к актуальной информации , уменьшение ошибок типа "человеческий фактор" , уменьшение материальных издержек, коллективная работа с документами, сокращение потребности в дополнительном персонале[4].

Во многих случаях, для повышения результативности оптимизации документооборота, руководителям крупных компаний необходимо создавать новые отделы по делопроизводству и документообороту. Оптимизация документооборота поможет распрощаться с «бумажной волокитой», прояснит путаницу с документами, значительно сократит расходы компании.

Для начала необходимо провести подробный анализ имеющегося документооборота в организации, начиная с составления документов и заканчивая их архивированием. Следующим этапом оптимизации документооборота станет экспертная проверка соответствия типовых шаблонов, бланков, документных форм ГОСТу и другим требованиям и стандартам. После этого решаются вопросы о целесообразности ведения в организации тех или иных процессов документооборота. Далее следует структурировать и систематизировать всю документацию фирмы, создается архив[3].

Наверное, самым важным составляющим компонентом оптимизации документооборота в наше время является автоматизация процессов. Оцифрование бумажных документов, образование баз данных, разработка локальных сетей, настройка электронной почты, создание электронного архива – это одни из первых шагов в создании эффективной системы автоматизации. Большую роль в этом процессе играет усовершенствование материально-технической базы:  замена персональных компьютеров персонала, установка соответствующего новым требованиям программного обеспечения, приобретение необходимой офисной техники[2].