Необходимость построения бизнес-процессов при автоматизации работы с поставщиками

Информационная система может быть единой для организации, а может быть и для автоматизации определенного участка производственно-хозяйственной деятельности, а именно для работы с поставщиками.

Вся работа с поставщиками, как правило, осуществляется на основании заключенных с ними договорами, при этом важно автоматизировать данный информационный бизнес-процесс предприятия.

В отделе работы с поставщиками в Гордеевском Райпо учет договоров не ведется.

Поэтому, чтобы ускорить этот процесс и увеличить производительность труда необходимо использовать автоматизированные информационные системы. Для автоматизации учета договоров лучше всего подойдёт автоматизированная база данных, которая будет хранить имеющуюся информацию и отчетность по ним.

Для разработки системы учета договоров необходимо использовать следующие инструментальные средства:

• 1.    CASE-система Ramus - предназначена для моделирования бизнес процессов.

• 2.    MS Access - одно из самых распространенных приложений для работы с БД. Access.

Представим описание разрабатываемой системы с использованием CASE-системы Ramus. Построим функциональную модель (методология IDEF0) предназначенную для описания существующих процессов в организации, связанных с учётом работы с поставщиками. В рамках методологии IDEF0 (Integration Definition for Functional Modeling) процесс представляется виде набора элементов - работ, которые взаимодействуют между собой, а также показываются информационные, трудовые и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой. Составим функциональную модель организации учета договоров в целом (диаграмма IDEF0) (рисунок 1).

Рассматривая диаграмму видно, что система занимается обработкой и учётом договоров на закупку товаров, на выходе получают отчёты. Но по данной схеме нельзя сказать, как движется информация в самой системе, поэтому необходимо её декомпозировать на четыре работы, каждая из которых - отдельный участок учёта и обработки информации (рисунок 2).

Согласно данной диаграмм процесс учета договоров на поставку товаров можно представить следующим образом. Данные о поставщиках, сведения о товарах и заключенных договорах регистрируются в базе данных, затем

Рисунок 1. Диаграмма IDEF0 «Автоматизация учета работы с поставщиками»

обрабатываются на основании правил обработки информации сотрудником Гордеевского Райпо. На основании обработанных данных формируется отчеты о заключенных договорах за период, о предоставленных скидках и о реализации товаров поставщиками.

В качестве БД обозначается набор данных, которые необходимо упорядочить, а система управления базой данных (СУБД) отвечает за ее администрирование, определяя, таким образом, структуру, порядок, права доступа и зависимости. Для этой цели используется собственный компи-

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Автоматизация учета работы с поставщиками»

Таблица 1. Сведения о типах сущностей

Тип сущности	Описание	Особенности использования
Договора поставки	Информация о заключенных договорах с поставщиками на поставку товаров	В договора входят разные товары
Поставщики	С поставщиками заключаются договора на поставку товаров	Одним поставщиком может быть заключено несколько договоров
Сотрудники	Оформляют договора	Один сотрудник может оформить несколько договоров
Товары	Необходимые товары, которые закупает Райпо для реализации в своих магазинах	На каждую группу товаров оформляется договор поставки

Рисунок 3. Схема данных

лятор и подходящая модель, которая определяет архитектуру системы базы данных. На базе архитектуры проводят классификацию БД.

Рассмотрим процесс построения базы данных учета договоров на предприятии. Первым этапом является определение сущностей и атрибутов.

В соответствии с моделью предметной области основными сущностями будут являться: Поставщики; Товары; Договора поставки; Сотрудники. Эти типы сущностей представлены в таблице 1.

В результате была создана схема данных (рисунок 3).

MS Access позволяет делать запросы и отчеты.

Система позволяет формировать три отчета для работы пользователей:

• •    отчет о заключенных договорах за период позволяет формировать информацию о заключенных договорах

на поставку материалов с указанием стоимости договора исходя из цены реализации материалов и количества закупленных материалов,

• •    отчет о поставщиках, предоставляющих скидку, позволяет выводить информацию о поставщиках, которые предоставили скидку при заключении договоров на поставку материалов,

• •    отчет о реализации материалов позволяет вывести информацию о ценах за реализацию единицы определенного товара по договорам поставки по всем поставщикам, что позволит пользователям выбрать более выгодные условия поставки.

Была проведена оценка эффективности разработки информационной системы. Период окупаемости разработки равен 0,35 года, экономическая эффективность проекта составила 286%.