Необходимость разработки информационной системы для отдела информационно-статистического обеспечения

Выбор между централизованным и кластерным взаимодействием таких учреждений как бюро медико-социальной экспертизы - вопрос достаточно сорный и неоднозначный. На одной чаше весов доступность на другой затрудненное обслуживание главных элементов системы и элементов процессов. Можно провести много времени в бесконечных дискуссиях по этому поводу, однако реалии диктуют следующее - Главное бюро медикосоциальной экспертизы предоставляет свои услуги населению Башкирии в наиболее крупных точках микрорегионов обеспечивая недееспособным гражданам удобство использования предоставляемыми услугами. Как следствие подобного выбора при всех достоинствах всплывает главный недостаток - низкая эффективность аппаратного обеспечения филиалов, некоторые из которых находятся в шести часах от главного бюро.

Поэтому на данный момент решение этой проблемы ложится на должность системного администратора куда входят задачи самого широкого профиля, так как в целом данный специалист используется там, где нет гарантии на безотказность оборудования, системы, нет структурированного порядка обучения сотрудников. Если подытожить все вышеперечисленное, то системный администратор исправляет недочеты уже устоявшейся информационно-технической инфраструктуры на предприятии и это, не учитывая то, что в его обязанности входит контроль работоспособности оборудования обеспечивая бесперебойную деятельность компьютерной техники.

Проблема и решение

Так как одним из направлений деятельности отдела информационно -статистического обеспечения является обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения. То проблема эффективности обслуживания организационной может быть решена посредствам реорганизации существующего процесса происходящего в отделе.

На рисунке 1 показано расположение филиалов по Республике Башкортостан.

Ниголо-багизаД^ - -.           :         / . ^шНефтекамск      <            ^ /х/  \ to л racy *'- .йяДилтанио ч С Агмдель    V Q            0  " X            МЫ Веренеяркеево ™           w Ч sШарам октяб рем . wfwSTil                    j V-v^z^y гЧгЕ S                          '■теолитяиГ 1 • у      Стерлибаш'ево 1 имбам >                      Т1 Салеит eWguttc У ; IG

'4b£rXi        Месяпгом     ^^ —,' Be рх Кл ги Exiles Гари«У/""'-г'л Маловых*. 1ИВО.Г s                              Л В <^^х_,. <<v У \ Л              66ЯСРВЦ1. / . / )вково 1                \ г 1                Баймак ~      Зилаир        \     v      \

Рисунок 1 – Карта филиалов ГБ МСЭ по Республике Башкортостан

Ниже представлена таблица с данными, полученными от отдела логистики, где представлена информация о затратах времени на путь от главного бюро до Башкирских филиалов

Таблица 1 – Время пути из главного бюро до филиалов

Путь		Время\ч
У	а – Бирск	1.10
У	а – Дюртюли	1.20
У	а – Нефтекамск	2.20
У	а – Давлеканово	1.40
У	а – Белебей	2.40
У	а – Октябрьский	2.12
У	а – Туймазы	2.12
У	а – Мелеуз	2.10
У	а – Салават	1.40
У	а – Ишимбай	1.45
У	а – Кумертау	2.30
У	а – Исянгулово	5.6
У	а – Баймак	5.40
У	а – Сибай	5.10
У	а – Белорецк	3
У	а – Стерлитамак	1.20
У	а – Учалы	4.40
У	а – Месягутово	2.50

Из таблицы видно, что дифференциация временных промежутков достаточно высока, а максимальное время достигает пяти часов, что затрудняет бесперебойную поставку вышедшего из строя оборудования.

После принятия и рассмотрении заявки инженером и проведение необходимых диагностических процедур, выносится решении о возможности ремонта и формируется акт о результатах осмотра, который передается системным администраторам общего назначения. Если же проблематикой занимается оператор ЕИС, то после проведения работ если все в порядке – формируется акт об исполнении, если же проблему решить не удалось, то об этом сообщается начальнику отдела, который в свою очередь формирует запрос в техподдержку с последующим ожиданием ответа и решения [2].

На рисунке 2 два представлена модель, созданная в программном продукте Ibm websphere business modeler, которая отражает механизм работы отдела.

Рисунок 2 – Модель существующего процесса

Как уже упоминалось ранее, данный процесс подразумевает большое количество документации содержание которой обходиться большой тратой времени, а, следовательно, и денег. Именно поэтому в данной работе была предпринята попытка перевода документооборота в электронный вид и автоматизация распределения и сортировки заявлений. В таблице 2 видно, что среднее время выполнения одного цикла составляет 35 часов рабочего времени что, не удовлетворяет темпу поступления заявлений.

Таблица 2 – Динамический анализ существующего процесса

Наименование задачи	Среднее время выполнения\ч
Рассмотрение заявления	3
Анализ объема работ	1
Выполнение задания с пометкой системного администратора	4
Составление письма	1
Выполнение задания с пометкой инженера	8
Выполнение задания с пометкой оператора ИС	3
Выполнение задания с пометкой важное	12
Сортировка по результативности решений	1
Регистрация невыполненных заявок	1
Внесение выполненных заявлений в журнал	1
Общее время обработки заявки	35

• 2.    2 Концептуальная модель ИС

После внедрения информационной системы были уменьшены издержки за счет уменьшения затрат на хранение бумажной документации, а также ускорено время обслуживания — стал возможен быстрый поиск эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае.

На рисунке 3 изображена модель предлагаемого процесса. Сразу же можно отметить качественное уменьшение общего количества звеньев – элементов процесса, именно за счет это ожидается уменьшение общего времени его выполнения, так как среднее время, затрачиваемое на завершение оставшихся элементов на которое появление информационной системы, никак не влияет, осталось неизменным.

Рисунок 3 – Модель предлагаемого процесса

После имитации предлагаемого процесса были получены данные, представленные в таблице 3.

Таблица 3 – среднее время выполнения каждой задачи по результатам имитации модели процесса после внедрения ИС

Наименование задачи	Среднее время выполнения\ч
Распределение       должностных обязанностей с помощью ИС	0
fВыполнение задания с пометкой системного администратора	4
Выполнение задания с пометкой инженера	8
Выполнение задания с пометкой оператора ИС	3
Выполнение задания с пометкой важное	12
Внесение результатов в систему	1
Общее время обработки заявления	28

На рисунке 4 представлен график сравнения временных затрат для существующего и предлагаемого процесса. Как видно из гистограммы общее время выполнения уменьшилось с 35 до 28 часов, то есть эффективность повысилась на 20 процентов.

Сравнение временных затрат

Составление письма

Анализ объема работ

Рассмотрение заявления

Внесение выполненных заявлений в журнал

Регистрация невыполненных заявок

Сортировка по результативности решений

Выполнение задания с пометкой важное

Выполнение задания с пометкой оператора ИС

Выполнение задания с пометкой инженера

Выполнение задания с пометкой системного…

Общее время выполнения процесса до"

0     5    10    15    20    25    30    35    40

• ■ Среднее время выполнения\ч ■ Наименование задачи ■ Среднее время выполнения\ч

Рисунок 4 – График сравнения временных затрат процесса

Заключение

После внедрения информационной системы были уменьшены издержки за счет уменьшения затрат на хранение бумажной документации, а также ускорено время обслуживания — стал возможен быстрый поиск эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае.

Также внедренная информационная система улучшает качество коммуникации. Например, находясь в командировках, или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.

А потому, основываясь на вышеперечисленных достоинствах и исключенных недостатках можно считать внедрение информационной системы целесообразным.