Необходимость разработки специализированного программного обеспечения компании "Алеком"

Проблемы управления информационными системами анализируются с позиции системного подхода. Системный подход дает возможность упорядочить исходную информацию о системе, то есть понижает уровень сложности, решает задачи проектирования и управления сложными по отношению к интеллектуальным возможностям человека объектами.

На сегодняшний день в управлении предприятием существуют повышенные требования к организации оперативного сбора, обработки и анализа больших объемов различного рода информации, которые используются в процессе принятия управленческих решений. Выполнение данных требований можно реализовать с применением автоматизированных систем управления (АСУ).

Для более удобного общения человека с вычислительной системой, для контроля производственно-хозяйственной деятельности, а также для изменения определенных данных в автоматизированной информационной системе (АИС) используется автоматизированное рабочее место (АРМ).

АРМ может дать положительный эффект, если будет выполняться условие правильного распределения функций между специалистом и ЭВМ. Тогда повысится не только производительность и эффективность труда, но и улучшится социальная комфортность специалистов.

Хранение документов в базе данных компьютера является целесообразнее, чем хранение документов в бумажном виде. Так, например, становится более удобным и менее затратным по времени поиск данных, их изменение.

Рассмотрим эффективность внедрения АРМ на примере организации работы менеджера с клиентами сервисного центра компьютерной техники «Алеком».

Компании, которые занимаются ремонтом и обслуживанием компьютерной техники сталкиваются с проблемой учета и структурирования информации о состоянии каждого изделия в конкретный момент времени. Одним из признаков эффективности работы сервисного центра является информированность всех участников данного процесса.

На сегодняшний день в компании «Алеком» учет работ по ремонту и обслуживанию компьютерной техники осуществляется вручную. «Алеком» развивающаяся компания и с увеличением предоставляемых услуг растет и число клиентов, а также увеличивается количество инцидентов, например, менеджер может потерять акт приема по ремонту техники, а, следовательно, увеличится срок выполнения работы. В связи с этим вопрос выбора и внедрения специального программного обеспечения с целью автоматизации процессов учета, хранения и структурирования данных компании «Алеком» становится наиболее актуальным.

В настоящее время рынок программного обеспечения предлагает широкий выбор программных продуктов автоматизации работы сервисного центра. Наиболее популярны и широко распространены такие программы, как «Сервисный центр 3.812», «Учет в ремонтной мастерской 6.11», «1С Сервисный центр и 1С Управление сервисным центром».

Программа «Сервисный центр 3.812» позволяет вести учет фирм, которые обслуживаются в сервисном центре, вызовов на обслуживание, оборудования принятого в ремонт, заказанных для ремонта деталей, документов на оборудование (гарантии, контракты), оборудования, находящегося на гарантийном обслуживании, аппаратов, выданных на замену на время ремонта и в случае невозможности ремонта, дополнительных работ [1]. Программа автоматически отслеживает: готовые аппараты, невыполненные вызовы/ремонты (по всему сервисному центру и по каждому инженеру), заканчивающиеся гарантии, заканчивающиеся контракты, состояние заказанных инженером деталей, аппараты, требующие обслуживания по гарантии, аппараты, требующие обслуживания по контракту, неоплаченные платные вызовы/ремонты, заканчивающиеся детали.

Следующий программный продукт «Учет в ремонтной мастерской 6.11» достаточно просто использовать, а также нет необходимости в установке на ПК сотрудника иного программного обеспечения или баз данных. Она является сетевой и у нее нет ограничения количества пользователей в сети. К функциям данной программы относятся: учёт принятых заказов, печать акта о приёмке в сервисный центр, печать акта выполненных работ, обслуживание заказчиков, формирование всевозможных отчётов по сервисному центру, печать бухгалтерских документов и т.д [2].

Программа «1С Управление сервисным центром» решает следующие задачи: учет стационарных и выездных работ в сервисном центре, управление инженерами сервисного центра; управление взаимоотношениями с производителями сервисного центра, управление складской логистикой (прием, движение, выдача и т.д.) сервисной службы, контроль исполнения договоров сервисного обслуживания, управление подменным фондом, управление продажами и закупками в сервисном центре, управление взаимоотношениями с клиентами сервисного центра, CRM, управление денежными средствами, управление взаиморасчетами и доставками, рабочий стол инженера, приемщика/диспетчера, менеджера по работе с клиентами [3].

Все рассмотренные программы имеют общий функционал, а именно они предназначены для учёта принятых заказов (изделий в ремонте), печати акта о приёмке в сервисный центр, автоматического и ручного ведения склада деталей, печати акта выполненных работ, обслуживания, как разовых клиентов, так и фирм-заказчиков, формирования всевозможных отчётов по сервисному центру.

Изучив и проанализировав вышеперечисленные программные продукты можно сказать, что функции, представленных программ не в полной мере удовлетворяют запросам управления сервисным центром «Алеком» и выделить ряд причин:

• 1.    В городе, где расположена компания «Алеком», отсутствуют сервисные центры по внедрению и обслуживанию рассмотренных программных продуктов, что не позволяет грамотно их внедрять и обслуживать.

• 2.    Стоимость программных продуктов достаточно высока.

• 3.    Поставка данных программных продуктов осуществляется без возможности изменения функционала.

Поэтому возникает необходимость в разработке программного продукта, который будет учитывать все параметры работы сервисного центра «Алеком».