Новации 2023 года в расчетах с работниками по оплате труда, связанные с изменениями в налогообложении

Несмотря на то, что изменения действуют уже более трех месяцев, до сих пор для работников есть некоторая неясность в работе бухгалтерской службы, имеются вопросы со стороны сотрудников, ответы на которые содержатся в данной статье, чем и обусловлена ее актуальность в настоящее время. Не все работники связали произошедшие изменения с налогообложением, большинство предположило, о возможном изменении или нарушении трудового законодательства.

Во-первых, еще в декабре 2022 года рекомендовалось организациям провести разъяснительную беседу с работниками об изменениях в главу 23 НК РФ, в том числе о том, что с заработной платы за первую половину месяца (далее - аванс) будет удержан налог на доходы физических лиц (далее - НДФЛ), так как теперь дата получения дохода в виде заработной платы – это дата ее выплаты, а не начисления, как было ранее [1]. Кроме того, следовало предупредить всех сотрудников, что с 1 января авансы будут рассчитываться исходя из фактически отработанного времени. Наиболее частые вопросы: «почему так мало я получил?», «когда дадут остальное?» и т. д. Наиболее конфликтные грозятся подать в суд.

В Трудовой кодекс действительно не вносились изменения, из-за которых нуж- но было бы срочно менять порядок расчетов с сотрудниками. Но сейчас в большинстве учетных программ нет возможности начислять оплату труда за первую половину месяца (аванса) в фиксированном размере или в процентах от оклада. Это связано с новыми правилами по НДФЛ [2].

Теперь зарплата признается доходом не в последний день месяца, а в день ее выплаты. Поэтому налог нужно удерживать как минимум дважды - при выплате аванса и при окончательном расчете за месяц. Соответственно, суммы к выплате изменились бы в любом случае. Необходимо было донести до работников, что в итоге за месяц они получат ровно столько же, как и раньше. Единственное отличие - суммы в аванс и зарплату будут меняться. Объявление об изменениях можно было разместить на корпоративном портале или разослать работникам по электронной почте.

Не следует переживать, что кто-либо из сотрудников обратится в суд или трудин-спекцию. Роструд считает расчетный способ оптимальным. Если исчислять аванс в процентах, есть риск завысить или занизить его. Когда платиться сотруднику аванс в размере меньше чем за фактически отработанное время, это дискриминация и нарушение его трудовых прав. А если больше, это может повлечь неправомерный расчет выплаты за вторую половину месяца. Авторы обращают внимание, что ответ на данный вопрос от 10.01.2023 года размещен на сайте Роструда онлайнин-спекция.рф за номером 174138.

Организация-работодатель может оставить фиксированные авансы при малочисленном штате. При этом следует учесть, что 40% от оклада – это мало. Ведь после удержания НДФЛ сотрудник получит «на руки» примерно треть зарплаты (34,8% оклада = 40% × 0,87). В этом случае претензии будут не только от работника, но и от трудовых инспекторов. Поэтому безопаснее увеличить аванс до 46-47%.

Следующий вопрос в настоящее время возникает у работников при получении ими справки о доходах, которая может быть представлена в соцслужбы, другие организации. Имеют место ситуации, когда справка, выданная работодателем, не принималась по причине неотражения всей заработной платы, которую получает работник в одном месяце, как было ранее. Ведь аванс за январь попадает в доход января, а вторая часть январской зарплаты – в доход февраля.

В данном случае необходимо порекомендовать работнику взять образец справки по месту требования. В большинстве таких организаций есть либо шаблоны, либо требования к таким документам. До сих пор чиновникам подходила справка о доходах из приложения к 6-НДФЛ. Сейчас, возможно, она их не устроит из-за нового порядка уплаты НДФЛ [1].

Так как с 1 января 2023 года изменились сроки уплаты НДФЛ, правило о том, что доход в виде зарплаты считается полученным на последний день месяца, за который ее начислили, больше не работает. Зарплата относится исключительно к месяцу, в котором ее выдали работнику. Поэтому и выходит, что зарплата за один месяц будет доходом разных периодов.

Справка о доходах сотрудника – это налоговая отчетность. В соцзащиту могут быть предоставлены сведения в любой форме. Унифицированного бланка нет. Если соцзащита рекомендует представить сведения на определенном бланке, есть смысл это сделать.

Следующий вопрос-претензия от работников – это изменения порядка выдачи расчетного листка работнику у тех работодателей, которые отправляли их по электронной почте сотрудникам, и перестали это делать по не ясным причинам.

Обращаем внимание, что действительно, Минтруд фактически объявил электронные расчетные листки вне закона, о чем уведомил всех в Письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296. Чиновники оставили право делать рассылки по e-mail только компаниям, которые полностью перешли на электронный кадровый документооборот [3]. Раньше таких оговорок не было, достаточно было прописать условие о направлении расчетных листков по электронке в трудовом или коллективном договоре, что озвучено было в письме Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 [4].

Не запрещалось передавать «расчетку» также и посредством мессенджеров, например, письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297. Теперь так делать рискованно. Трудовые инспекции в регионах уже начали придерживаться нового подхода.

Необходимо, как и ранее утвердить форму расчетного листка, если организация решила вернуться к бумажному варианту, с учетом мнения представительного органа работников (ч. 2 ст. 136 ТК). Знакомить с формой листка всех сотрудников не нужно [5].

Если организация решит не менять сложившуюся в компании практику, то ей следует быть готовой к претензиям со стороны трудинспекторов. Работодатель обязан письменно информировать сотрудника о составных частях заработной платы, удержаниях и иных суммах (ч. 1 ст. 136 ТК) [5]. При этом в кодексе ничего не говорится о способах. К тому же и в Ростру-де считают, что новые разъяснения Минтруда ничего не меняют. Поэтому работодатели, как и прежде, могут извещать сотрудников о зарплате в электронном виде, о чем говорится в ответе на вопрос от 25.01.2023 № 175002 на онлайнинспек-ция.рф.

На основании вышеизложенного, авторы рекомендуют учитывать работодате- лям, бухгалтерам сложившуюся ситуацию, связанную с изменениями в налогообло- заций, а также возникновения претензий контролирующих трудовое и налоговое жении, в целях урегулировании трудовых законодательство органов. взаимоотношений с сотрудниками органи-