О путях и способах повышения эффективности организационных коммуникаций

В современной организации за счет большого количества потоков информации постоянно возрастает роль коммуникаций. Существует множество определений понятия «коммуникация» [1].

«Коммуникация» происходит от латинского названия «communiсatio», которое означает «общее» или «разделяемое всеми»

Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо наличие, как минимум, двух людей.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующих неопределенностью и двусмысленностью [5].

Менеджеры затрачивают на коммуникации 50-90% своего времени. Это может показаться невероятным, но, если учесть, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций, все становится на свои места.

Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера, их называют связующим процессом. Все три основные ролевые установки менеджеров и все четыре основные управленческие функции нацелены на формулировку организационных целей и их достижение, и степень реализации этих целей, как правило, напрямую зависит от качества коммуникаций [4].

Эффективный менеджер - это менеджер, который эффективен именно в сфере коммуникаций. Такой управленец знаком с природой коммуникационного процесса, обладает отличными навыками устного и письменного общения и понимает, как на качество коммуникаций влияет среда.

Чтобы коммуникации были эффективными, ваш собеседник должен продемонстрировать, что понял свою задачу и то, каких результатов вы от него ожидаете.

Коммуникации эффективны только при условии, что одна сторона предлагает информацию, а другая ее, верно, воспринимает, а для этого к данному процессу необходимо относиться с огромным вниманием.

Менеджеры, недостаточно эффективно действующие в процессе коммуникации, часто действуют так потому, что именно так поступают по отношению к ним их начальники, поскольку менеджеры высшего звена часто служат для подчиненных ролевой моделью [3].

Если наш начальник действует по методу принуждения или неоткровенен с нами, мы, вполне вероятно, поведем себя так же в процессе коммуникации со своими подчиненными.

Но следует помнить, что ваше положение отличается от положения вашего начальства, и совсем необязательно копировать его стиль, даже если он эффективен.

Но что действительно необходимо, так это понять, какую идею вы хотите донести до того, как вы отправите сообщение, и быть уверенными в адекватности и уместности этой идеи для вашей конкретной ситуации и цели.

Выбор средства передачи сообщения не должен ограничиваться выбором одного канала. Часто бывает желательно использовать комбинацию двух или более средств коммуникации. Это усложняет процесс, поскольку отправителю надо установить последовательность использования этих средств и определить, какое время будет их разделять [4].

Однако исследования показывают, что одновременное использование устных и письменных средств коммуникации, как правило, эффективнее, чем, использование одного из этих средств.

Используя оба канала, можно найти более сложные подходы и при этом письменно зарегистрировать ситуацию. Но это не означает, что любой коммуникационный процесс должен включать письменный элемент, это приводит к неуправляемому бумажному потоку в организации.

Обратная связь - это базовая реакция на услышанное, прочитанное или увиденное; информация (в вербальной либо невербальной форме) направляется обратно отправителю, указывая на то, в какой мере сообщение было понято, поверил ли ему получатель, усвоил ли он его и согласен ли с ним. Эффективные коммуникации должны быть двусторонними: обратная связь необходима, чтобы определить, насколько сообщение было воспринято и понято. Менеджер не может полагаться на то, что все сказанное или написанное им будет понято точно так, как он хотел. Менеджер, основывающийся на таком ошибочном предположении, изолирует себя от реальности. Не наладив обратной связи с получателем информа- ции, он резко ограничивает эффективность своей управленческой деятельности [7].

Существует множество способов повышения эффективности межличностных коммуникаций. Перечислим некоторые из них:

• -    проясняйте свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);

• -    будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам;

• -    следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;

• -    выражайте открытость и готовность понимать;

• -    добивайтесь установления обратной связи, используя следующие приемы:

• -    задавайте вопросы;

• -    попросите собеседника пересказать ваши мысли;

• -    оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;

• -    контролируйте первые результаты работы;

• -    всегда будьте готовы ответить на вопросы.

На основании изложенных выше аспектов можно говорить о следующих путях повышения эффективности организационных коммуникаций:

• -    создавайте системы обратной связи;

• -    регулируйте информационные потоки;

• -    предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.

• -    развертывайте системы сбора предложений;

• -    используйте внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, Интернет и т. п.;

• -    применяйте достижения современных информационных технологий [2].

Следовательно, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как отдельного работника, так и организации в целом. Разобравшись в сути коммуникаций на личностном и организационном уровнях, можно научиться снижать вероятность неэффективного общения и стать более эффективным менеджером [6].