Облачные сервисы для управления удалённой командой проекта

Mikhaylova N. S., Sivokoz K. K.

undergraduates

1 course, Department of the Magistracy

Ural State University of Economics

Russia, Yekaterinburg

Research supervisor:

Evseeva M. V., senior teacher, master of economy

CLOUD SERVICES FOR MANAGEMENT OF REMOTE TEAM OF THE PROJECT

Управление командой проекта является одним из функциональных элементов в рамках управления в целом всего проекта.

Удалённая команда проекта представляет собой группу специалистов, работающих над реализацией конкретного проекта, и подчиненных менеджеру проекта, при этом часть группы либо вся группа расположена в непосредственном удалении друг от друга и от менеджера проекта [1].

Особенности работы распределённой команды проекта стимулируют управленца искать новые инструменты для управления процессом работы удалённых сотрудников.

Популяризация использования онлайн-инструментов в рабочем процессе привела к тому, что на облачные онлайн-технологии возлагается всё большая часть задач, а основной программой становится браузер.

Теперь все важные рабочие процессы проекта: документооборот, коммуникации, бюджетирование, распределение ресурсов и, конечно же, управление командой происходят с участием веб-сервисов.

Безусловно, сложные коробочные CRM-системы по-прежнему используются во многих компаниях, но все больший спрос возникает на так называемые SaaS-приложения для совместной работы. Термин SaaS расшифровывается как «программное обеспечение по требованию» (Software as a service) и обозначает онлайн-сервисы, с которыми не возникает хлопот по их установке, настройке и обновлению. Кроме того, они обеспечивают повсеместный доступ к работе с любого компьютера [3].

Можно выделить следующие преимущества облачных сервисов для управления проектом по сравнению с «коробочным» вариантом [2]:

• 1.    Готовая услуга. Для того чтобы использовать «коробочный» вариант сервиса, компании необходимо приобрести мощный сервер, купить и установить на него необходимые программы для управления проектами, нанять системного администратора, который будет поддерживать работоспособность информационной системы. В данном случае менеджер проекта нуждается не в самом сервере и программном обеспечении, ему необходима сама программа для осуществления управления. А покупка оборудования и программного обеспечения — это необходимые шаги для достижения цели и задач проекта. В отличие от «коробочного» варианта, онлайн-сервисы позволяют сразу получить доступ к работающим программам, минуя все промежуточные шаги.

• 2.    Снижение затрат. Использование онлайн-сервисов позволяет избежать значительных стартовых капитальных вложений на покупку оборудования и программного обеспечения. Облачные сервисы могут предоставляться как на платной основе, так и совершенно бесплатно, но с некоторыми ограничениями в доступе к некоторым приложениям системы. А отсутствие в штате ИТ-отдела позволит менеджеру существенно сэкономить на фонде оплаты труда.

• 3.    Мобильность. Доступ к онлайн-сервисам возможен везде, где есть Интернет. В офисе, дома у сотрудников и руководителей, в общественных местах. Стоит отметить, что онлайн-сервисами очень удобно пользоваться тем компаниям, у которых отсутствует офис, например, виртуальным компаниям, в которых все сотрудники работают дома, возможно, находясь в разных городах и странах, т.е. удалённо друг от друга.

• 4.    Надёжность. Вся информация облачного сервиса будет храниться на оборудовании промышленного уровня, размещённого в надёжных дата-центрах. В данном случае отсутствует необходимость постоянно поддерживать и контролировать работоспособность оборудования и

• обновлять программное обеспечение. Эти вопросы будут решать высококвалифицированные сотрудники компании разработчика онлайн-сервиса. Высокий уровень надежности невозможно обеспечить при размещении серверов в самом офисе.

• 5.    Безопасность. Квалифицированные специалисты облачного сервиса способны предоставить более серьёзную защиту от попыток неправомерного доступа к информационным базам данных компании, чем её собственные специалисты. Также стоит отметить, что сервер, находящийся в офисе компании, могут украсть злоумышленники или изъять правоохранительные органы. При облачном хранении данных такие риски отсутствуют.

Таким образом, можно сделать вывод, что облачные сервисы управления проектами являются одним из важнейших инструментов менеджмента удалённой команды. Кроме того, многие сервисы допускают использование своих ресурсов, пусть с определёнными ограничениями, но в бесплатном режиме, что крайне актуально как для запуска новых тестовых проектов в крупных кампаниях, так и для начала работы над стартапами, число и перспективность которых в последние годы сложно переоценить.