Обзор основных рисков при управлении проектом и предложения по снижению их влияния

Проектная деятельность как временное предприятие для создания уникальных продуктов, услуг и результатов [1] не может обходиться без возникающих изменений вследствие неопределенности многих параметров проекта. Чем больше изменений, тем больше рисков. Чем больше рисков, тем больше изменений.

Появляется необходимость управления рисками и разработки предложений по снижению степени влияния рисков на проект.

Разработка предложений по снижению влияния рисков на проект основывается на неопределенности событий будущего проекта. Необходимо иметь представление о степени неопределенности, условиях, в которых будет реализовываться проект, выявлять потенциальные проблемы и угрозы, которые могут повлечь за срыв сроков выполнения проекта и/или невыполнение проекта.

Для минимизации степени воздействия рисков, необходимо проведение анализа всех потенциальных рисков, определение их приоритетность и разработка комплексной стратегии снижения рисков.

К базовым рискам при управлении проектами относятся: утеря надобности проекта; изменение требований заказчика к содержанию, срокам и стоимости проекта; увольнение ключевого сотрудника; низкая эффективность коммуникации между работниками; перегруженность трудовых ресурсов; нарушение срока план-графика работ; отсутствие вовлеченности специалистов в проект [2].

Утеря надобности проекта. Некоторые проекты теряют свою актуальность вследствие изменений внешних или внутренних факторов. Могут измениться рыночные условия или потребности клиентов, устареть технологии, что делает проект нецелесообразным.

При утере надобности проекта необходимо провести анализ рисков и принять решение о его дальнейшей судьбе. Возможно, проект можно пересмотреть и адаптировать под новые условия либо полностью прекратить его выполнение и направить ресурсы на более приоритетные проекты. Важно провести обоснованные расчеты по проекту и обсудить полученные расчеты со стейкхолдерами, чтобы принять наилучшее решение для организации.

Изменение требований заказчика к содержанию, срокам и стоимости проекта. Данный риск - нормальное явление в жизненном цикле любого проекта. Причины изменений могут быть разнообразными: от изменения бизнес-стратегии заказчика до появления новых технологий или конкурентов на рынке. На стадии инициации проекта необходимо уделять большое внимание планированию проекта, детально согласовывать все требования заказчика. Это позволит исключить большинство формируемых в процессе выполнения проекта изменений.

На стадии выполнения проекта важно проводить переговоры с заказчиком для достижения общих решений, активно консультироваться по возникающим проблемам. Изменения необходимо оценивать и документировать, также обновлять в реестре рисков. Такие мероприятия позволят минимизировать последствия, связанные с изменением требований заказчика.

Увольнение ключевого сотрудника. Потеря опытного и высококвалифицированного специалиста может негативно повлиять как на выполнение проекта, так и привести к потере ценных сотрудников и, возможно, ноу-хау. Эффективными инструментами снижения влияния данного риска на ход выполнения проекта могут стать: разработка и внедрение программ мотивации, обеспечивающих рост и карьерные перспективы, создание благоприятной атмосферы в коллективе, оценка и мониторинг уровня удовлетворённости сотрудников [3].

При возникновении данного риска необходимо обеспечить плавный переход протекающих процессов и обеспечить сохранение корпоративной информации. Также, важно, чтобы HR-отделы занимались оценкой персонала, составляли списки ключевых работников, проводили мониторинг job-порталов на наличие выставления резюме работниками. Такие мероприятия помогут минимизировать риски, связанные с увольнением ключевого сотрудника.

Низкая эффективность коммуникации между работниками. Данный риск может привести к недопониманию, задержкам в выполнении задач и к срыву сроков исполнения. Также, не налаженная коммуникация может привести к конфликтам между участниками проекта, что может снизить мотивацию и производительность.

Для улучшения коммуникации в проекте необходимо использовать платформы для совместной работы, проводить регулярные совещания, организовывать неформальные встречи, корпоративы для со- здания благоприятной атмосферы в коллективе.

Перегруженность трудовых ресурсов . Данный риск связан с неправильным распределением трудовой нагрузки. Получение в работу большого объема задач, проектов, внутренней работы, учет и контроль возникающих изменений требует проведения оценки способности выполнять задачи в срок с учетом изменения объема работ и наличия необходимых ресурсов и знаний. Для снижения воздействия данного риска на проект необходимо рационально управлять загрузкой работников, ресурсами и знаниями.

Нарушение срока план-графика работ. Несоблюдение установленных сроков может привести к срыву всего графика выполнения проекта, увеличению расходов и к конфликтам с заказчиком. Причины нарушения срока план-графика работ могут быть следующими: неграмотное планирование, непредвиденные ситуации, изменения требований или условий проекта, неэффективное управление проекта. Для снижения влияния данного риска на проект следует при планировании учитывать нарушение срока сдачи работ и закладывать в план-график дополнительное время на возникновение форс-мажорных обстоятельств. Также, важно умение эффективно коммуницировать с заказчиком и другими участниками проекта для минимизации последствий нарушения сроков [4].

Отсутствие вовлеченности специалистов в проект. Отсутствие вовлеченности специалистов в проект может привести к невыполнению проекта, к срывам срока сдачи, снижению производительности и увеличению текучки кадров. Причины низкой вовлеченности специалистов в проект могут быть разнообразными: не оптимизированы бизнес-процессы, идеи специалиста нигде не находят своего отражения, насколько адекватную оценку руководства получает человек, насколько человек видит результат своих действий, насколько человек понимает, что за проект и какая его роль в этом проекте. Для снижения данного риска необходимо детализировать требования при планировании проекта для контроля их соблюдения, чтобы разграничивать кто что делает, четко понимать цели и условия, при которых будет реализовываться проект. Необходимо разработать меры по повышению вовлеченности специалистов в проект, внедрять новые методы мотивации (например, позволять сотрудникам распоряжаться своим собственным рабочим временем – метод нематериального поощрения), хвалить со- ставлена оценка и т.п. Также, важно не позволять сотрудникам находиться в состоянии «простоя», так как недозагружен-ность развивает в человеке чувство ненужности.

В рамках одной статьи подробно осветить все риски при управлении проектом не представляется возможным. В данной статье приведены семь основных рисков и разработаны предложения по снижению трудников с уточнением за что именно вы- влияния на проект приведенных рисков.