Обзор различных подходов к автоматизации процесса планирования и по

Актуальность данной темы обусловлена тем, что автоматизация процесса планирования позволяет сделать разрабатываемые планы более точным, а также значительно сокращают время на их разработку. При помощи специальных продуктов можно значительно повысить эффективность планирования, а, следовательно, и эффективность деятельности предприятия.

Также автоматизация процесса планирования позволит разрабатывать несколько вариантов планов для полного анализа перспектив развития предприятия. В настоящее время большая часть организаций для осуществления планирования и составления бюджетов использует программные продукты, так как эффективность деятельность предприятия напрямую зависит от того, насколько точным и эффективным является планирование.

Автоматизация процесса планирования на предприятии сводится к автоматизации финансовой модели, при помощи которой осуществляется планирование и рассчитываются бюджеты.

Существует два основных подхода к автоматизации планирования и бюджетирования на предприятии. Первый, наиболее распространенный предполагает, что постановка системы планирования и бюджетирования на предприятии необходимо начинать с автоматизации, то есть первым этапом является выбор конкретного программного продукта, который в последствии настраивается согласно потребностям организации. Компания может осуществить выбор и настройку продукта самостоятельно, или же обратиться к программистам-консультантам, причем к их помощи можно обратиться как на этапе выбора программы, так и на этапе внедрения и настройки.

Если компания при автоматизации планирования руководствуется этим подходом, то в первую очередь следует убедиться в том, что методология, реализуемая в выбранном программном продукте, соответствует потребностям данной организации. Для этого компания должна четко сформулировать основные требования к системе планирования и к бюджетной системе, и, соответственно к программному продукту, при помощи которого планирование будет осуществляться. Если финансовая модель, «зашитая» в выбранный программный продукт, подходит организации, это значительно упрощает процесс внедрения. Однако если организация не имеет четких требований к системе бюджетирования, при внедрении программного продукта могут возникнуть проблемы. На перенастройку программы может уйти достаточно много времени, и, в конечном счете, может выясниться, что финансовая модель, реализуемая выбранным программным продуктом, не соответствует потребностям организации

Возникновение трудностей при выборе программного продукта для автоматизации планирования и бюджетирования связано с тем, что создание универсального конструктора планирования, в отличие от конструктора учета, практически невозможно. Дело в том, что процесс планирования значительно отличается от процесса учета. Одно из самых существенных отличий состоит в том, что фактические управленческие отчеты создаются независимо друг от друга на основе заполненного журнала проводок. А плановые управленческие отчеты, напротив, взаимосвязаны друг с другом и составляются в определенной последовательности, поэтому их нельзя составлять независимо друг от друга. Каждая организация имеет собственный набор бюджетов и собственную методику заполнения их статей. Отдельные статьи бюджета связаны между собой и в каждой организации они разные. Таким образом, учесть все варианты методик процесса планирования гораздо сложнее, чем в процессе учета, поэтому создание универсального конструктора практически невозможно.

Второй подход к автоматизации предполагает, что первым этапом является разработка методологии и регламентов бюджетирования, которые в дальнейшем будут отрабатываться на предприятии. И только после того как разработанная финансовая модель опробована на практике, компания переходит к следующему этапу: составлению технического задания. Этот процесс необходим для того, чтобы четко сформулировать требования к программному продукту. Этот этап может осуществляться собственными силами компании или же техническое задание будет составлено привлеченными консультантами.

Затем наступает следующий, третий этап, который заключается в решении проблем автоматизации. На данном этапе компании предстоит сделать выбор: либо искать готовый программный продукт, либо самостоятельно разрабатывать информационную систему своими силами или при помощи сторонних организаций. Необходимость самостоятельной разработки программного обеспечения обусловлена тем, что после разработки методологии и регламентов бюджетирования может оказаться так, что ни одна из предлагаемых готовых информационных систем не подходит предприятию.

Данный подход требует больших усилий на этапе постановки бюджетирования. Дело в том, что он предполагает «ручной» сбор информации при создании планов и бюджетов, а также при формировании отчетов об их исполнении. При этом при подготовке бюджетов могут быть использованы электронные таблицы, а при формировании фактических отчетов – имеющаяся на предприятии учетная система. Но эти элементы не объедены в единую информационную систему, поэтому сбор данных для анализа займет значительное время и приведет к дополнительной нагрузке персонала, задействованного в реализации проекта. Причем, стоит отметить, что сбор и обработку информации нужно произвести несколько раз, так как внедрение бюджетирования требует многократного повторения операций бюджетного цикла. Это очень трудоемкий процесс, но, все же, прежде чем приступать к автоматизации, необходимо знать, какая информация будет востребована.

Разработка новой информационной системы не означает создание программы с нуля. У любой IT-фирмы имеются наработки, используя которые, можно создать готовый продукт, который будет удовлетворять всем требованиям организации.