Оценка эффективности внедрения информационных систем документирования

Актуальность данной статьи не вызывает сомнения, поскольку для промышленного предприятия, строительного объекта и других формирований народного хозяйства России требуется значительное количество комплектов технической документации. Процессы разработки технической документации всегда и везде идут плечом к плечу с процессами разработки изделий, программных продуктов, создания автоматизированных систем. Анализ подходов в области технического документирования показал, что в настоящее время преобладает фактически ручной ввод документов с использованием универсальных средств наподобие текстовых процессоров. Данная работа поручается квалифицированным специалистам. Будучи оправданным с точки зрения “гуманитарного” документирования, такой подход абсолютно неприемлем при составлении технической документации, т.к. не обеспечивает надлежащего качества выходных документов. Связано, это в первую очередь с человеческим фактором: даже самый лучший специалист не свободен от ошибок при наборе и верстке сложных документов, любые дополнительные проверки резко снижают эффективность, порождают тотальную нехватку времени. Подготовка текста технического характера требует ресурсов, которые не раздобыть ни одному менеджеру. Ограничен ресурс человеческого внимания, поэтому с ростом объема документов и количества взаимосвязей между ними затраты на проверку возрастают нелинейно.

В настоящее время имеется большое число разработанных систем документирования и многие фирмы отходят от использования программ для подготовки текстов (начиная с Microsoft Word), настольных издательских систем (например Xerox Ventura Publisher, Adobe PageMaker) и наблюдается возрастающий интерес к системам электронного документирования. Связано это, в первую очередь, с увеличением потоков документной информации, глобализацией и интеграцией всех сфер человеческой деятельности. Проведенный в рамках статьи анализ показал, что сам процесс документирования в большинстве российских организаций сводится лишь к работе с текстовыми процессорами, которые по сути реализуют те же функции: набор и оформление печатного текста. В результате чего они имеют серьезные недостатки, которые ставят под сомнение их применение в современных информационных условиях.

Исследования показывают, что стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов. В таких условиях все больше и больше людей осознают необходимость перехода к качественно новым методам коммуникации. Всем известная проблема бюрократизма, когда цель подменяется средствами и задача соблюдения формальностей ставится превыше качества и эффективности ведения информационного обмена, отравляет жизнь миллионам людей как в России, так и за рубежом. Темпы роста объемов информации, циркулирующей между подразделениями фирм, государственными органами и тем более - между разными государствами, опережают скорость внедрения новых информационных технологий, позволяющих эффективно решать насущные проблемы.

Внедрение электронного документооборота и документирования позволяет обеспечить тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации.

Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности предприятия при внедрении системы документирования, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение. Таким образом, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат.

Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документирования необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Проблема качественного совершенствования сложных систем заключается в обеспечении их высокой функциональной эффективности, экономичности и гарантийной безопасности и определяется системой научных, технологических и организационных проблем. Раскрытие взаимосвязи этих проблем возможно на основе создания концептуальной модели оценки эффективности сложных систем. Термин «эффективность» не имеет однозначной интерпретации, данное положение объясняется тем, что теория эффективности находится в стадии становления. В работе была выбрана концепция, исходя из которой, под эффективностью понимается отношение результата к интегральной стоимости. Данное положение можно представить зависимостью вида:

F рез (1)

5X где F – функция от показателей результата (в работе принят эффект, который дает внедренная система); S – интегральные затраты на приобретение системы.

Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации системы, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы автоматизации процесса формирования технической документации, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

• -     в среднем сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску

различных документов, n ;

• -     поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты, t 1 ;

• -     в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ, x ;

• -     в случае, если документ не был найден сразу на его поиски

тратится еще 2 минуты дополнительно, t₂ ;

• -     если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на

иную работу;

• -     средняя годовая зарплата, S ;

• -     продолжительность рабочего дня, T, час.

Расчет экономии после внедрения многофункциональной системы:

Е = Е + Е 2                                (2)

где Е1 - экономия в год в расчете на одного сотрудника при осуществлении операций поиска документации; Е2 - экономии в год в расчете на одного сотрудника при осуществлении операций автоматизации формирования документации.

n • t_x + n • x • t₂

Е. =--- ¹---------² • S

T • 60 мин

S

Е, = X • U • c--

²       X   288 дн • T

Годовая экономия рассчитывается по формуле:

Эгод = Е • Z где Z – общее число автоматизированных мест.

Рассчитаем эффективность капитальных вложений Ер, для хозрасчетных предприятий может быть принят следующий алгоритм расчета

E = г

KK где KЛ - общие единовременные капитальные затраты предприятия.

Рассматриваемые инженерные решения признаются эффективными в случае выполнения условия:

E p ^ E h

где Ен - Значение коэффициента эффективности капитальных вложений. Так для отрасли информационных технологий данный параметр имеет значение 0,3.

В случае выполнения условия (7) признается экономическая эффективность внедрения информационных систем. Описанный подход по оценке экономической эффективности внедрения информационных систем документирования будет небезынтересна большинству руководителей промышленных предприятий, занимающихся разработкой и внедрением подобных информационных систем. Практически все концепции и программы развития информационного общества исходят из того, что информация и знания становятся в информационную эпоху стратегическим ресурсом общества, сопоставимым по значению с ресурсами природными, людскими и финансовыми. Автоматизация документирования является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании, что позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.