Оценка качества оформления организационных документов ООО «Бизнес регион 68»

В последние десятилетия в связи с увеличением в нашей стране числа предприятий и организаций, значительно возросло внимание к правильности оформления всех видов управленческих документов. Зачастую оперативность принятия решений руководством организации напрямую зависит от скорости и правильности оформления документации. Поэтому в данной курсовой работе рассмотрены основные документы, которые обеспечивают выполнение задач и функций предприятия, организацию его работы.

Актуальность изучения данной темы заключается в том, что сотрудник делопроизводства несёт ответственность за правильность и оперативность оформления документов, предоставленных ему руководителем.

Результаты деятельности службы делопроизводства во многом зависят от информации, которая использована им для создания, оформления, изменения управленческой документации.

Значение работы с организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции и деятельность, понять цели, которые оно стремится достичь.

Исходя из всего вышесказанного, актуальность выбранной темы также обуславливается недостаточной проработкой вопросов документирования деятельности ООО «Бизнес регион 68».

Общество с ограниченной ответственностью «Бизнес регион 68» является юридическим лицом и действует на основании устава и законодательства РФ.

Предметом деятельности Общества является оказание консалтинговых услуг юридическим лицам, предоставление юридических услуг физическим лицам.

Общество осуществляет следующие виды деятельности:

• •     консалтинг;

• •      представительство и защита в суде;

• •     представление интересов доверителей в государственных

учреждениях и иных организациях;

• •     регистрация сделок с недвижимостью;

• •     консультирование по юридическим и правовым вопросам;

• •     помощь в получении лицензий, сертификатов;

• •    регистрация и ликвидации ООО, ИП, ОАО, ЗАО;

• •     юридическое сопровождение дел организаций.

Высшим органом Общества является общее собрание участников Общества. Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие ее коллективную деятельность в рамках организации. Несмотря на то, что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности организации; фактическое существование любой организации начинается с введения в действие именно организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций. [5, с.48]

К организационным документам относятся:

• -    учредительные документы (Устав);

• -    положения о структурных подразделениях;

• -    структура и штатная численность;

• -    штатное расписание;

• -    правила внутреннего трудового распорядка;

• -    должностные инструкции работников.

Главным организационным документом ООО «Бизнес регион 68» является устав общества, именно на его основе базируется вся деятельность организации.

Устав – документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы. Он является основным организационным документом в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационноправовых форм. Данный документ очень важен и требования тексту для ряда его разновидностей установлены в законодательном порядке. [1, с.16]

Устав ООО «Бизнес регион 68» содержит общие сведения об обществе и на основании чего оно работает, его фирменное наименование и место нахождения, информацию о том, что является основной целью и предметом деятельности юридического лица. Так же в нем приведена информация о правовом положении организации, его ответственности, уставном капитале, о структуре органов и, наконец, о порядке реорганизации и ликвидации организации.

Все подразделения в ООО «Бизнес регион 68» организует свою деятельность на основании положений. Они обязательны для всех структурных подразделений и должностных лиц организации, а их действие распространяется на каждого ее сотрудника. В частности работники юридического отдела, при выполнении своих должностных функций опираются на положение о юридическом отделе и должностные инструкции.

Положение о структурном подразделении – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы подразделения.

Положение закрепляет правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих должностные функции управления организацией. Разработка положений о структурных подразделениях организации является, как правило, завершающим этапом сложных процессов ее создания, построения или коренного изменения организационной структуры.[3, с. 31]

Положение о юридическом отделе в ООО «Бизнес регион 68» оформлено на угловом бланке организации, утверждено генеральным директором, подписано начальником юридического отдела, а также присутствует виза согласования юриста. Текст положения состоит из шести позиций:

Раздел «общие положения» содержит в себе общие сведения об отделе, способ его создания, реорганизации и ликвидации, кому он подчиняется и кем возглавляется, а так же чем руководствуется в своей деятельности.

Во втором пункте указаны основные задачи юридического отдела.

В третьем разделе приведен весь перечень функций, возложенных на сотрудников данного подразделения.

Четвертый раздел «права» разделен на два больших подпункта. В первом приведены права юридического отдела в общем, а во втором указаны отдельные права руководителя структурного подразделения.

Раздел «связи» содержит в себе сведения о том, с кем и по каким вопросам взаимодействуют сотрудники юридического отдела с целью реализации своих функций.

В шестом пункте указана ответственность, которую несут сотрудники отдела в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения возложенных на него обязанностей.

При анализе данного документа была выявлена ошибка: отсутствует отметка даты и номера документа.

Должностная инструкция – нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. [4, с. 30]

В ООО «Бизнес регион 68», в частности в юридическом отделе присутствуют должностные инструкции для всех должностей. Оформляются они на угловом бланке организации, утверждаются генеральным директором, а так же присутствуют реквизиты наименование вида документа (должностная инструкция) и виза ознакомления сотрудника, работающего на данной должности.

Сам текст должностной инструкции состоит из пяти позиций:

• 1)   Общие положения;

• 2)   Функциональные обязанности;

• 3)   Права работника;

• 4)   Ответственность работника;

• 5)   Условия работы.

В первом указываются задачи, порядок замещения данной должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности работник, профессиональные требования, а так же основные документы и материалы, с которыми обязан руководствоваться сотрудник в своей деятельности.

В пункте «функциональные обязанности» определяются предмет ведения и перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций и порядок исполнения поручений.

В третьем разделе содержится перечень прав, которыми наделен сотрудник для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В пункте под номером четыре установлены меры административной, материальной или иной ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

В пятом разделе указано, что режим работы установлен в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, а так же возможность выезда в служебные командировки в связи с производственной необходимостью.

Проанализировав данный вид документа, были выявлены следующие ошибки: отсутствуют отметки даты и номера, а так же подпись лица, ответственного за составление должностных инструкций.

Структура ООО «Бизнес регион 68», а так же штатный состав и численность закреплены в штатном расписании организации.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации, а также оплату труда работников организации. [2, с. 62]

Штатное расписание в ООО «Бизнес регион 68» оформлено на унифицированной форме Т-3. Подписано руководителями структурных подразделений и главным бухгалтером. Утверждено генеральным директором.

Основной текст оформлен в виде таблицы, содержащей следующие разделы:

• -    структурное подразделение (наименование, код);

• -    должность;

• -    количество штатных единиц;

• -    тарифная ставка;

• -    надбавки;

• -    общая сумма;

• -    примечания.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

В ООО «Бизнес регион 68» данный документ оформлен на угловом бланке организации и утвержден генеральным директором.

Основной текст состоит из восьми позиций: общие положения - где оговаривается область действия правил, на кого они распространяются и в каких случаях пересматриваются.

Основные права и обязанности работника – здесь четко прописаны по пунктам основные права сотрудников организации, а так же их обязательства.

Основные права и обязанности работодателя – в данном пункте приведен перечень основных прав, которыми наделен руководитель организации (т.к. именно он является работодателем) и его обязанности по отношению к работникам.

Участие работников в управлении организацией – раздел включается в себя информацию о том, каким образом и в каких формах возможно проявление участия работников в управлении.

Оплата труда – содержит сведения о том, от чего зависти заработная плата каждого сотрудника, а так же форму и периодичность выплаты денежных средств.

Рабочее время и время отдыха – в данном разделе указаны время начала и окончания рабочего дня, время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность, прописаны выходные дни, а так же описываются основания предоставления дополнительных оплачиваемых ежегодных отпусков.

Поощрения за успехи в работе – пункт содержит в себе информацию о том, в какой форме предоставляются поощрения и кто определяет ее.

Трудовая дисциплина – раздел включает в себя требования, которые необходимо соблюдать в процессе трудовой деятельности, а так же виды взысканий за неисполнение или ненадлежащее исполнение этих требований.

Таким образом, подводя итог по первому разделу, можно сделать вывод, что типовой ошибкой при оформлении организационных документов в ООО «Бизнес регион 68» является то, что практически ни на одном документе не проставляются дата и регистрационный номер, что является грубым нарушением.

Качественное документирование в организации играет не последнюю роль, зачастую и важнейшую. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Значение документирования в работе организаций имеет большое оперативное значение. Во многих случаях оно является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. А в деятельности юридических организаций и отделов оно особенно важно. Ведь от правильности оформления того или иного документа зависит его юридическая сила. Поэтому в работе ООО «Бизнес регион 68» необходимо более четко регламентировать этот процесс, во избежание непредвиденных ситуаций или вопросов.