Оценка потерь в бизнес-процессах организации

Исследование потерь в бизнес-процессах организации является важным аспектом ее деятельности. Если несвоевременно предвидеть различные виды потерь, это может привести к ещё большим потерям и убыткам в деятельности организации. Например, если компания заранее подготовила оферту для клиента до того момента, как он сделал запрос, то появляются новые потери: лишняя обработка, перемещение, движение и т. д. В организации необходимо проводить анализ и оценку потерь, так как это позволит своевременно определить, какие бизнес-процессы необходимо реализовать, от каких отказаться.

Деятельность любого предприятия всегда связана с затратами. В процессе своей деятельности организация затрачивает ресурсы, материалы, денежные средства. При различных неблагоприятных обстоятельствах организация может получать убытки или потери. Кроме этого, если в организации система планирования не налажена должным образом, это может также привести к дополнительным затратам и потерям. Именно поэтому необходимо постоянно реализовать качественную систему планирования, что позволит предвидеть заранее возможные потери. Основным условием является качественная оценка прогнозных величин потерь.

Следует отметить, что потери в бизнес-процессах существуют постоянно. Нет идеального бизнес-процесса, в реализации которого возможно исключение потерь. Поэтому специалист, который занимается оценкой и анализом потерь в бизнес-процессах, должен обладать необходимыми навыками и умениями. Понятие «потери», с точки зрения бизнес-процессов, приобрело свою популярность благодаря методологии Бережливого производства [1].

Потери времени связаны с темпами реализации стратегии, когда процесс производственно-хозяйственной деятельности осуществляется медленнее, чем было предусмотрено в плане. Такие потери выражаются, во-первых, в омертвлении ресурсов; во-вторых, в запаздывании поступления финансовых результатов (денежных потоков). Их оценка производится с помощью дисконтирования [3].

Одними из видов потерь, которые на практике достаточно сложно оценить, являются следующие. К числу таких потерь относят потери, которые связаны с нанесением ущерба престижу предприятия. Кроме этого, потери могут возникать в процессе морального и психологического ущерба сотрудникам организации или окружающей среде. Осуществлять диагностику и прогнозирование подобной группы потерь достаточно сложно.

Как уже отмечалось, в любом бизнес-процессе может возникать риск появления потерь. Полностью избежать риска возникновения потерь невозможно, но грамотными усилиями и действиями можно снизить их воздействие. Можно своевременно выявить, при каких обстоятельствах могут возникать риски возникновения потерь. В соответствии с этим грамотные специалисты могут своевременно предотвратить и снизить угрозу возникновения потерь. Это будет сделано за счет снижения воздействия неблагоприятных факторов на деятельность организации. Основным условием является постоянная диагностика и проведение оценки потерь в бизнес-процессах организации.

Если же мы рассматриваем производственный процесс, то потери выражаются в снижении планируемых объёмов производства и реализации продукции. Основными факторами, которые активизируют возникновение потерь в производственной сфере, является снижение производительности труда, простои оборудования, устаревание оборудования. Кроме этого, сюда можно отнести и низкое качество реализуемой продукции, что очень негативно отражается на деятельности производственного предприятия. Различные виды потерь в производственной деятельности могут возникать и в случае перерасхода материала, сырья, топлива. В случае, если организация не может реализовать свою продукцию по планируемой цене, приходится осуществлять снижение стоимости. Это также приводит к тому, что могут возникать различного рода потери и организация может терпеть убытки.

Следует отметить, что существует определённая классификация потерь ресурсов в процессе производства. Так потери ресурсов могут быть явными и скрытыми. К примеру, явными потерями являются те потери, которые связаны с выплатой заработной платы сотрудникам за время, которое было потрачено на ненужные перемещение. К скрытым потерям относят потери, которые были получены в результате производственного брака.

Организация должна проводить постоянно деятельность, которая будет направлена на сокращение потерь при производстве продукции или оказания основного вида услуг. В данной деятельности важное значение отводится менеджменту компании. Они первоначально должны определить основные виды потерь, которые возникли в организации, после этого выявить причину, по которым эти потери могли возникнуть в процессе производственной деятельности предприятия. После этого необходимо сформулировать направления и пути минимизации воздействия указанных видов потерь, постараться их ликвидировать.

В принципе, подходы к обнаружению потерь в процессах просты. Нет необходимости закупать сложное оборудование, внедрять дорогостоящие информационные системы или проводить длительное обучение сотрудников.

Можно выделить несколько ключевых подходов, приведенных на рисунке 1.

Создание карт потоков создания ценности

2 Моделирование бизнес-процессов

) Картирование маршрутов

J Хронометраж процессов

Количественный анализ входов и выходов

Рисунок 1 – Подходы к обнаружению потерь в процессах [2]

Первым подходом является создание карт потоков создания ценности. Карта потока создания ценности – это представление движения потока материалов от поставщика к потребителю через вашу организацию, так же как и потока информации.

Создание подобной карты является наглядным инструментом, что позволяет выявить основные виды издержек в реализации бизнес-процесса. Также карта потоков создания ценности позволяет определить препятствия и избыточные запасы, которые могут негативно отразиться на деятельности организации. Считается, что формирование карт потоков создания ценности является важным шагом по достижению идеального состояния организации.

Построение карты потока создания ценности - это работа для команды, и в ней должны участвовать представители всех участков описываемого процесса. Создание карты осуществляется вручную, на листе формата А3. Наиболее эффективно будет, если в данную деятельность будет вовлечена целая команда.

Моделирование бизнес-процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Моделирование бизнес-процессов позволяет представить процесс реализации того или иного бизнес-процесса от его начала, до завершения. Если же осуществляется моделирование достаточно крупного бизнес-процесса, то сюда также включаются и внешние процессы.

Моделирование бизнес-процессов также выполняет такую роль, как позволяет повести анализ деятельности организации. Сотрудник, который обладает необходимой компетенцией, может построить модели по различным аспектам и уровням управления. Благодаря таким моделям формируются основные показатели деятельности организации. В более крупных организациях построение подобных моделей будет более подробнее и многограннее. Чаще всего для осуществления моделирования бизнес-процессов применяются различные компьютерные средства и определённое программное обеспечение. Это позволяет упростить процесс реализации моделирования и отслеживать различные виды изменений [3].

Картирование маршрутов - схематичное изображение перемещения материальных и нематериальных объектов процесса, которые используются для производства продукта. Да, именно так - картировать можно перемещение сырья и заготовки, а можно и перемещение информации или документа. Поэтому метод применим не только для поиска излишних перемещений материальных объектов, например, между цехами, рабочими местами и производственным оборудованием, но и перемещением, пересылкой информации. Картирование маршрутов позволяет обнаружить неочевидные потери в процессах [2].

Самым известным и распространенным методом картирования является Диаграмма спагетти. Благодаря построению данной диаграммы можно наглядно увидеть основные перемещения объекта между зданиями, складами, оборудованием, рабочими местами, людьми и прочим.

Также необходимо привести такой метод, как хронометраж процессов. За счёт построения хронометража осуществляется фиксация времени, которая необходима для осуществления того или иного бизнес-процесса. Хронометраж времени представляет данные о том, сколько времени каждый сотрудник затрачивает для выполнения каждой операции в общем бизнес -процессе. Для того, чтобы проводить хронометраж, необходим список определённых последовательных операций или даже модель определённого бизнес-процесса.

Последним способом, который был представлен на рисунке 1, является качественный анализ входов и выходов. Этот способ позволяет определять потери, которые связаны с производством, заболеваниями или дефектами. Благодаря этому способу появляется возможность определить, сколько продукции производится и потребляется на каждом этапе процесса.

Данные можно отобразить в виде схемы, представленной на рисунке 2.

Материал ы

ф

Входной контроль качества

*

Подготов ка материал ов к обработке

Ф

Изготовле ние полуфабр иката

*

Выходной контроль качества

*

Упаковка полуфабр иката

Рисунок 2 - Количественный анализ входов и выходов [1]

Таким образом, по результатам проведенного исследования можно сделать вывод о том, что в любом бизнес-процессе возможно возникновение потерь. Нет идеального бизнес-процесса, поэтому на каждом предприятии необходимо постоянно проводить мониторинг и анализ потерь, которые могут возникать в бизнес-процессах. В процессе проведённого исследования были представлены основные подходы, благодаря которым можно провести оценку потерь бизнес-процессов.