Оперативный аудит ассортимента продуктов магазина экономического класса

Главным направлением информационного управления и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом.

Логистическая система является одним из важнейших систем предприятия, занимающегося торговлей. В таких крупных предприятиях как супермаркет экономического класса, логистике следует уделить большое внимание, так как она отвечает за ресурсы предприятия.

Супермаркет — крупный универсам по продаже полного ассортимента продуктов питания и напитков. Это современные торговые комплексы площадью от 2500 до 10000 кв. м, ассортимент каждого из них включает до 25000 наименований продуктов питания и сопутствующих товаров от ведущих производителей, отвечающих самым высоким стандартам качества.

Деятельностью супермаркетов является получение максимальной прибыли и обеспечения постоянного спроса среди конкурентов. Рассматриваемый супермаркет является одним из магазинов целой сети супермаркетов. Оборот в таких торговых предприятиях чрезвычайно огромен, и поэтому одной из главных задач являются правильно принятые решения в логистической системе предприятия.

Ключевым является логистический отдел, который занимается учетом и распределением грузов внутри предприятия.

На склад супермаркета поставляется товар: пищевые продукты, хозяйственные товары и т. д. и т. п. Главный товаровед организует прием товара по количеству и качеству, отслеживает срок реализации товара находящегося в магазине. В соответствии с объемом свободного места в торговом зале, составляется список товаров, надлежащих выкладке. Затем следует учет товаров в торговом зале на предмет истекшего срока годности. Составляется акт о списании этих товаров, и проводится замена свежими товарами со склада. Ведется статистика товарных запасов и товарооборота.

Большой ассортимент товаров приводит к ошибкам при выкладке товара в торговом зале. Относительно большой оборот товаров в магазине, что означает интенсивное движение ассортимента, как в зале, так и на складе. Несмотря на большой оборот товара, возможна ситуация превышения сроков хранения (просроченная продукция), которые нужно отслеживать и вовремя исправлять.

Своевременный учет срока годности продуктов занимает много времени, и не всегда удается найти все товары с истекающим сроком годности вовремя. Также товар залеживается на складе, если его никто не покупает.

Вариантом решения задачи может быть оптимизация учета товара в торговом зале. Все данные будут храниться на компьютере в базе данных. За несколько дней до окончания срока годности система будет уведомлять об этом товароведа, который в свою очередь будет сообщать руководителю с целью принятия решения о снижении цен на товар, или при истечении срока годности (если товар не реализовали) о списании. Это поможет не только сэкономить время, деньги, но и повысить доход магазина.

Проблемы, с которыми сталкивается товаровед:

• •    своевременный учет товаров и срока годности,

• •    трудоемкость составления больших списков.

Отслеживание граничных сроков реализации осуществляются в ручном режиме. Товароведы в зале обходят все полки с «проблемным» товаром (товаром с очень маленьким сроком хранения) и проверяют товар на дату граничной реализации. Товар, предельная дата продажи которого слишком близка к сегодняшнему дню (обычно два три дня) откладывается в сторону или на специальную витрину «уцененного товара», уценивается и продается дешевле. Недостаток заключается в том, что товароведы должны не забыть и не пропустить ни одной единицы товара, чтобы просроченный товар не остался с годным к реализации товаром.

Нельзя допускать, чтобы на полке было слишком много товара. Чрезмерное его количество вызывает трудности для всех – для покупателей (тяжело что-то взять, не уронив товар), для товароведов (тяжело контролировать и подсчитывать остаток товара при проведении инвентаризации, тяжело отслеживать просроченный товар), для главного товароведа (при контроле работы товароведов в зале).

Решением этих проблем является оптимизация учета товаров на складе. Товаровед заносит данные в компьютер, где они хранятся в базе данных, а не на бумажном носителе, который, как правило, не долговечен и может потеряться. На это уходит значительно меньше времени. Программа, связанная с БД, выводит статистику о сроках реализации товара за определенный период. Если определенный товар никто не покупает, то руководитель принимает решение о сокращении заказов, т. е. сокращении расходов.

Система отслеживает сроки граничной реализации партий товара.

В случае отсутствия продаж товара в течение критического времени (например, для молочных продуктов – два дня, а для кисломолочных – пять дней) система выдает информацию главному товароведу о них в печатной форме, где указано местоположение товара в торговом зале.

Всю деятельность персонала следует отслеживать с помощью аудиторской проверки. Аудит — процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. Внутренний аудит затрагивает широкий спектр различных аспектов деятельности компании, помогая выявлять риски на различных этапах экономической активности, помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления. Внутренний аудит проводится два раза в месяц для проверки результата и дальнейшего контроля деятельности персонала.

Ввиду большого количества ассортимента продуктов в супермаркетах возможны ситуации, когда товаровед пропускает полку с товаром с истекающим сроком годности или с просроченным товаром. Это может произойти по невнимательности или халатности работника. Аудиторская проверка выявляет все промахи, и на товароведа налагается штраф, который мотивирует его на добросовестную работу, но повышает расходы магазина.