Оптимизация бизнес-процессов как необходимый механизм повышения эффективности деятельности предприятия

В условиях жесткой конкуренции и быстроменяющейся ситуации на рынке, очень важно концентрировать внимание на внутреннем состоянии деятельности любой компании, а также выработке ее долгосрочной стратегии.

Для существенного повышения эффективности и обеспечения конкурентоспособности компании ее менеджменту необходим инструмент, обеспечивающий возможность реинтеграции отдельных операций в единые бизнес-процессы. Логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, потребляющий ресурсы, составляет единый бизнес-процесс, Он должен создавать результат, имеющий ценность для потребителя. Для достижения цели в сфере финансово-хозяйственной деятельности компании на рынке необходимо осуществлять непрерывный и систематический мониторинг и совершенствование выбранных бизнес-процессов с учетом внутренних и внешних факторов. Итогом такой работы является оптимизированная бизнес-модель компании, которая и позволит устранить существующие недостатки и отладить работу каждого участка или подразделения компании.

Оптимизация бизнес-процессов – это определение более эффективной модели функционирования бизнес-единиц в процессе их взаимодействия друг с другом для достижения прогрессивного внутреннего и внешнего развития компании для увеличения прибыли за счет разумного уменьшения издержек, снижения длительности производственного цикла и пр.13

Существуют подходы по оптимизации бизнес-процессов, которые используются на практике:

• 1.    Zero-approach – разработка бизнес-модели компании «с чистого листа». По сути, этот подход представляет собой построение идеального образа компании на основе теоретических и практических представлений и субъективных ожиданий лиц, осуществляющих проект оптимизации, а также руководства экономического субъекта.

• 2.    Построение бизнес-модели на основе моделирования системы принимаемых управленческих решений с последующим ее совершенствованием и построением новых бизнес-процессов на основе оптимизированной системы принятия решений.

• 3.    Детальное отражение существующего положения и последующее построение модели бизнес-процессов. По сути, этот подход представляет собой детальное описание и всесторонний анализ ключевых аспектов деятельности организации по различным основаниям и дальнейшее 14 построение процессов на основе данных анализа.

К понятию «оптимизации бизнес-процессов» чаще всего обращаются руководители и собственники компании, которые имеют потенциал для роста и развития, но этот потенциал близок к истощению. Работа над совершенствованием бизнес-процессов рассматривается как одно из возможных средств улучшения и развития деятельности организации.

Без специальных глубоких и фундаментальных знаний сделать это чрезвычайно сложно. Доверившись специалистам в области управления бизнес-процессами, можно получить объективную картину, отражающую как происходят бизнес-операции сегодня, какие существуют взаимосвязи и проблемные участки.

Предприятия, относящиеся к малым, не могут позволить себе на аутсорсинг решение данного вопроса. В то время как крупные предприятия, прибегают к услугам консалтинговых фирм, строят и совершенствуют систему управления бизнес-процессами, тем самым создавая конкурентное преимущество. Для малых предприятий, не имеющих такой возможности необходимо разработать информационные продукты, методику, инструменты и индикаторы оптимизации бизнес-процессов для стабильной и эффективной деятельности на рынке.

В 2013 году в компании «Домашний текстиль», занимающейся текстильным дизайном интерьеров на рынке 10 лет, остро встала проблема сокращения времени, которое затрачивается с момента получения заказа на изготовление изделия до получения готового изделия покупателем. Руководством компании было решено провести анализ существующей системы производства и выявить «узкие» и «тормозящие» места. Компания использовала третий подход оптимизации бизнес-процессов из описанных выше: это - детальное отражение существующего положения и последующее построение модели бизнес-процессов.

Под наблюдением специалистов были определены операции, которые не создавали ценность для изделия и от которых следовало бы отказаться. Такие операции занимали около 70% всего производственного цикла. Те бизнес-процессы, которые были выделены на предприятии, показали свою неэффективность, необходимость оптимизации была очевидна. Руководство

• ¹⁴ АбдикеевН. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебник.- М.: Эксмо, 2010.- 578с.

понимало, чтобы компания работала надежно и слаженно, необходимо вырабатывать четкую последовательность каждого процесса в производственной и управленческой цепочке и ответственно контролировать выполнение всех этапов в этой цепочке. Компания столкнулась с проблемой перестройки системы бизнес-процессов, каким образом и с использованием каких индикаторов следовало выбирать неэффективный процесс, тормозящий всю производственную цепочку, использование какой методики приведет к сокращению времени производства изделия и затрат на его изготовление. Необходимо выделять ключевые моменты, требующие ответы на вопросы: что хочет достичь компания, какую продукцию она выпускает, все ли необходимое для этого делается, определены ли центры ответственности, взаимосвязаны ли операции для достижения общей цели.

В целом вопрос выбора оптимизации системы бизнес-процессов представляет собой использование следующих методов:

• 1.    Методика быстрого анализа решения (Fast) - концентрирует внимание на определенном выбранном процессе.

• 2.    Бенчмаркинг процесса – сравнительный анализ хозяйственных процессов организации с эталонными процессами.

• 3.    Перепроектирование процесса – концентрирует внимание и усилие на совершенствование существующего процесса.

• 4.    Инжиниринг бизнес-процесса – метод проектирования бизнес-процессов вновь создаваемых организаций или бизнес-процессов новых видов бизнеса в существующих организации.

• 5.    Реинжиниринг бизнес-процессов – фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в показателях результативности. Это наиболее радикальный из приведенных выше методов за исключением инжиниринга, так как не является методом совершенствования, а является методом процессного управления.

Преимущество: быстрота выработки решения, минимальные затраты для реализации методики, ориентация на заказчика.

Недостаток: относительная локальность исследуемого процесса.

Преимущество: незначительное время проведения, небольшие затраты и усилия.

Недостаток: перенос проблем или ошибок, возникающих в процессе построения и функционирования бизнес-процессов «эталонных» организаций.

Преимущество: позволяет уменьшать затраты, сокращать длительность цикла процесса.

Недостаток: в большей степени ориентирован на совершенствование бизнес-процессов или процессов, обеспечивающих те или иные функции управления.

Рассмотренные методы ввиду масштаба действий и используемых способов ориентированы на крупные предприятия. Малые же предприятия, имеющие недостаточно развитую материальную и техническую базы, ограниченность человеческих ресурсов, дефицита финансовых инструментов и т.п. требуют более функционального подхода и разработки иных методов оптимизации бизнес-процессов, с чем и столкнулась компания «Домашний текстиль» сегодня, а также руководитель понимает, что оптимизация бизнес-процессов - это не разовое мероприятие, а непрерывный управленческий процесс. Необходимо выделить ключевые моменты: что хочет достичь компания, какую продукцию она выпускает, все ли необходимое для этого делается, определены ли центры ответственности, взаимосвязаны ли операции для достижения общей цели.