Оптимизация бизнес процессов методы и актуальность

Экономический кризис изменил условия функционирования экономики и потребовал принципиально новых подходов к управлению и принятию решений.

В условиях жесткой конкурентной борьбы, резко и непредсказуемо меняющейся внешней среды, быстрота и адекватность реакции всех систем предприятия, точность и эффективность операций по принятию управленческих решений приобретает особую значимость.

Поэтому, если предприятие ставит перед собой серьезные планы для развития – нужно всерьез задуматься не только о существующих, но и перспективных проблемах своего бизнеса.

Многие российские современные компании ориентированные на долгосрочный успех в бизнесе переходят на методы процессного управления, которые позволяют добиться преимуществ во всех процессах предприятия (производства, логистики, ассортиментной политики и.т.д.)

Автор сделал вывод, что прежде чем оптимизировать бизнес-процессы необходимо:

• •    Решить вопросы о цели и стратегии компании, что в итоге должно быть. Ведь от правильно сформулированной цели и стратегии зависит многообразие решений и оптимальность выбора.

• •    Проанализировать расписанный по шагам бизнес-процесс по средствам вопросов.

Автор предполагает, что основные предложения по оптимизации бизнес- процесса появляются из простого логического анализа описания самого процесса.

Когда весь процесс разложен по полочкам, становиться очевидным неэффективное распределение функционала, дублирование операций, перекладывания обязанностей друг на друга, лишние операции, лишние люди принимающие решения.

Также для общего анализа логики процесса должны быть приглашены специалисты из отдела информационных систем, и специалисты не участвующие непосредственно в анализируемом процессе. Это внесет в процесс творчество и многообразие идей, которые не видны участвующему в процессе.

Существует несколько видов классификации методов оптимизации наиболее интересная и скомпонованная, по мнению автора, следующая классификация:

• •    Формализованные универсально-принципиальные ( ФУП-методы);

• •    Бенчмаркинг;

• •    Методы групповой работы.

Формализованные универсально-принципиальные (ФУП) методы основаны на применении обобщений из успешного опыта и формализованных принципов для построения эффективных бизнес-процессов. Данные методы являются универсальными, и они подходят для оптимизации любых бизнес-процессов для любого бизнеса и практически не зависят от его специфики.

Методы, которые показали свою практическую реализуемость и эффективность:

• •    Метод пяти вопросов;

• •    Метод параллельного выполнения работ;

• •    Метод устранения временных разрывов;

• •    Разработка нескольких вариантов бизнес-процесса;

• •    Согласование результатов с требованиями;

• •    Интеграция с клиентами и поставщиками бизнес-процесса;

• •    Минимизация устной информации;

• •    Стандартизация форм сбора и передачи информации;

• •    Организация точек контроля;

• •    Метод причинно-следственных связей или бездефектности производства.

Методы Бенчмаркинга основаны на изучении, анализе и последующем копировании элементов процессов успешных компаний, занимающихся схожими видами деятельности. Претендентами на изучение и копирование их успешного опыта в первую очередь являются лидеры – конкуренты. Практика показала, что в последнее время многие компании эффективно внедрили у себя технологические ноу-хау, заимствовав их у компаний, работающих в других отраслях бизнеса. Например, многие эффективные методы повышения качества, используемые различными компаниями, были заимствованы из автомобильной промышленности.

Последняя третья группа методов групповой работы объединила различные технологии работы в команде: метод мозгового штурма, метод группового решения задач и т.д. Использование данной группы методов позволяет разработать новые эффективные решения, ранее не кому не известные, что позволяет компании быть лидером по используемым технологиям. [1]

Есть еще одна классификация, методов оптимизации бизнес-процессов, которая тоже является интересной и включает в себя где-то похожие методы, а где-то и принципиально новые.

Научные методы управления бизнес-системами [4]

Экономико-математические (формальные)	Эвристические
математическое программирование (нелинейное, выпуклое, линейное, целочисленное, стохастическое, случайный поиск)	Метод экспертных оценок (аналитические, метод круглого стола, метод Дельфи, деловые игры, мозговой штурм)
управление запасами	Концепции стратегического менеджмента (матрица Портера, матрица Ансоффа и. т .д)
сетевое планирование,	Концепции производственного менеджмента (планирование ресурсов, бережливое производство, синхронное производство, процессный подход)
теория игр,

теория массового обслуживания
компьютерное моделирование
Многокритериальная оптимизация
Балансовые модели
SADT-технологии

Эти две классификации охватывают наибольшее количество методов на основе, которых можно оптимизировать и анализировать бизнес-процессы. Они могут быть применимы как для малого, так и для крупного бизнеса. Только для крупного бизнеса сама процедура принятия решения и оптимизации должна быть более формализована и понятна для всех уровней управления. Задачи должны быть поставлены четко и четко определены результаты оптимизации, в конечном итоге к которым необходимо прийти.

Но на самом деле применение всех этих методов зависит от управленческого персонала, так как очень многие не используют никаких научных методов оптимизации при осуществлении деятельности, а основываются на интуиции и логике и принимают решения по мере поступления проблемы

Для того чтобы внедрить стратегию управления бизнес-процессами, необходимо убедить руководство перейти на индуктивные методы решения проблем (сначала находим новые возможности и технологии, а потом смотрим, что можно изменить с их помощью и какую проблему решить).

Необходимо начинать с пробного проекта в той сфере деятельности, в которой эффект будет максимальным и проект будет успешным. Реализация стратегии управления бизнес-процессами приводит к существенным изменениям в организации, поэтому здесь недопустима излишняя поспешность, малое финансирование или неспособность учесть противостояние персонала внутренним переменам.

Итак, на основании анализа литературы, автор сделал вывод, что оптимизация бизнес-процессов необходима на предприятии в любой отрасли. И хотя оптимизация это не новинка совершенствования бизнеса, она еще долгое время будет актуальна. Ведь рынки непрерывно и довольно существенно изменяются, меняются технологии, а главное потребности клиентов, (клиенты в большинстве отраслей диктуют политику поведения предприятия не рынке) поэтому если предприятия стремиться сохранить конкурентоспособность, необходимо вносить изменения в цели, стратегии и операций.

А рационализация и оптимизация бизнес-процессов позволит компаниям справиться с постоянными запросами клиентов и удержать высокий уровень прибыли.

Оптимизацию процессов необходимо проводить постоянно и начинить ее надо с осознания руководства актуальности и направленности будущих изменений, а также учитывать национальные особенности российского управления, так как общинный тип управления – провал оптимизации бизнес-процессов.