Оптимизация деятельности производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз» за счёт разработки и внедрения программы электронного документооборота «Помощник ПТО»

Сегодня невозможно представить ни одну организацию без современной вычислительной техники и средств автоматизации. Автоматизированные информационные системы не только коренным образом изменили облик организаций, стиль их работы, но и обеспечили высокую мобильность и многочисленные возможности эффективности деятельности. Конечной целью использования автоматизированных информационных систем на предприятии является оптимизация деятельности. Оптимизация деятельности – это комплекс мероприятий, направленный на повышение эффективности подразделения или предприятия в целом. В результате предпринятых действий предприятие начинает демонстрировать затрату меньшего времени на обработку документов, повышение производительности, улучшение качества, снижение затрат, увеличение прибыли и сокращение численности персонала.

Любая деятельность компании включает большое количество документов и официальных бумаг, все они требуют обработки и выполнения над ними каких-либо видов операций. Чтобы повысить качество работы предприятия с документами, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается совокупность правил и технологий организационного и технического характера, направленных на работу с документами предприятия. Конечно первым делом, оптимизация документооборота предполагает экспертизу ценности документов, имеющихся на предприятии, то есть разбор и систематизацию всей документации фирмы, как архивной, так и текущей. Это необходимо сделать для того, чтобы исключить из документооборота организации повторные, либо взаимоисключающие документы. Оптимизация документооборота также включает в себя создание архивов, как материальных, так и электронных, отвечающих всем требованиям архивного законодательства страны, обеспечивающих надёжность хранения ценной документации. Создание электронных архивов и различных баз данных позволяет наиболее эффективно оптимизировать документооборот любой современной компании. Именно цифровые архивы и электронные базы данных способны обеспечить сотрудникам быстрый и удобный поиск необходимых документов.

Так как документооборот – это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам, на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, оформление, согласование документов, утверждение, подписание) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, анализ, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, подпись, передача из одной инстанции в другую), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.

К техническим средствам относятся средства организационной техники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов. Применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel), электронную почту, факс и другие приложения.

Внедрение электронной системы документооборота также является значимым шагом в сторону автоматизации работы организации. В результате предпринятых действий предприятие начинает демонстрировать увеличение эффективности предприятия, затрату меньшего времени на обработку документов, повышение производительности, увеличение количества обрабатываемых документов. Таким образом, проблема оптимизации деятельности предприятия является актуальной и вызывает огромный интерес у исследователей.

Оптимизацию деятельности рассмотрим на примере производственнотехнического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз». «Средневолжская газовая компания» является одной из крупнейших и старейших в России. Данная компания существует с 1943 года. Основное направление компании безопасное и бесперебойное газоснабжение потребителей. Как и многие предприятия, СВГК имеет распределённую филиальную структуру, включающую десять филиалов, которые расположены практически по всей территории Самарской области, и в том числе «Новокуйбышевскгоргаз». Производственно-технический отдел филиала «Новокуйбышевскгоргаз» является структурным подразделением филиала. ПТО осуществляет техническое планирование нового строительства систем газоснабжения городского округа Новокуйбышевск и прилегающих сёл и деревень.

В работе производственно-технического отдела ежедневно обрабатывается большое количество документов. Сотрудники каждый день заполняют извещения и квитанции, работают с актами и сметами, каждый месяц заполняют реестры выполненных работ, а в конце года должны предоставить итоговые и сводные таблицы реестров выполненных работ за год. Работникам приходится вручную заполнять все эти документы, на все это уходит большая часть рабочего времени. В каждом документе содержаться объёмные описательные части, математические формулы и вычисления. Для удобства выполнения преобразований над такими документами их хранят в формате Excel. Проанализировав существующую систему электронного документооборота производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз», было принято решение, что она требует оптимизации.

Мы живём в век информационных систем и технологий и программирования, а так как программирование хорошо приспособлено для решения задач оптимизации деятельности предприятий. Следовательно, необходимо разработать программу, которая должна сократить объём времени, затрачивающийся на заполнение данных типов документов. Работа в данной программе должна сказаться на повышении эффективности отдела путем увеличения количества обрабатываемых документов.

Для того чтобы определиться с языком программирования для разработки программы «Помощник ПТО», необходимо провести сравнительный анализ языков. Сравнительный анализ делался на примере трёх наиболее распространённых на сегодня языка программирования: Java, С++, C#. Каждый язык подходит для реализации конкретной задачи, например, Java также главный язык разработки приложений для смартфонов и планшетов Android. С++ является наиболее трудным языком из представленных, но зато это прекрасный выбор для разработки настольного программного обеспечения, используемого каждый день пользователями, многофункциональных игр, а также приложений, требующих большого объёма памяти для работы. Язык C# самый популярный язык сейчас для разработки офисных приложений для Windows. Проведя анализ трёх языков программирования и исходя из того, что задачей данной работы является создание программы электронного документооборота для оптимизации деятельности производственно-технического отдела ООО «СВГК» филиала «Новокуйбышевскгоргаз», работающего в операционной системе Microsoft Windows и имеющего базу данных отдела, был сделан вывод, что язык программирования C# наиболее точно подойдёт для реализации данной задачи. Он является одним из популярных языков программирования, простым, безопасным, молодым и объектно-ориентированным. Хорошо организован, строг, большинство его конструкций логичны и удобны. Программировать на данном языке можно в двух интегрированных средах разработки: Visual Studio и SharpDevelop, но наиболее современной и оптимальной является среда Visual Studio, так как на сегодняшний день она Visual Studio является действительно мощной средой разработки программного обеспечения и неоспоримо одним из лидирующих продуктов на рынке программных средств, а также является самым популярным, качественным и оптимальным средством разработки программного обеспечения. Данная среда уже была установлена на моём компьютере. Для разработки программы «Помощник ПТО» лишь необходимо было обновить

Visual Studio до последней версии Visual Studio Community 2015.

В ходе разработки системы электронного документооборота «Помощник ПТО» были разработаны формы для создания окна приветствия, главного окна программы, окна ввода логина и пароля, окна выхода из программы; разработана система авторизации, которая предполагает подтверждение правильности ввода логина и пароля. Проводилась работа с базой данных Microsoft Access, в которой хранятся логины и пароли сотрудников производственно-технического отдела, благодаря этому доступ к этой программе ограничен. При вводе логина и пароля система обращается к базе данных Microsoft Access и проверяет правильность ввода логина и пароля.

Данная программа предоставляет ряд возможностей, а именно: открытие документа, его закрытие, основанные на использовании компонента Windows, который основан на Internet Explorer. Этот компонент открывает внутри себя веб-страницы и другие документы. Это реализуется с помощью метода webBrowser.Navigate, который загружает документ в указанном расположении в элемент управления. Загрузка документа в БД, выгрузка документа из БД - это реализовано с помощью адаптера таблиц TableAdapter, обеспечивающего связь между программой и базой данных. Загружается файл в базу данных вместе с информацией о дате и времени загрузки -DateTime.Now - текущие дата и время, а также кем была произведена загрузка документа - CurrentUser.Код.

В итоговой версии программы реализовано три вида обработки документов: для документа извещение-квитанция обработчик Извещение-квитанция, для документа реестры выполненных работ обработчик Годовой отчёт, для набора документов смета, акт, квитанция обработчик Проектносметная документация. Которые реализованы с помощью функций копирования данных, использование функции вычисления стоимости выполненных работ, функции взятия процента от числа и функция автоматической записи числа, записанного цифрой, в число прописью.

По окончании разработки системы электронного документооборота данная программа была внедрена в производственно-технический отдел филиала «Новокуйбышевскгоргаз». Разработанная программа «Помощник ПТО» оказала положительное влияние на оптимизацию деятельности ПТО. Производительность отдела повысилась, что сказалось на увеличении количества обрабатываемых документов и затрате меньшего времени на обработку документации.

Таким образом, внедрение систем электронного документооборота на предприятие способствует увеличению эффективности деятельности, уменьшению времени, затрачиваемого на обработку документации, повышению производительности, улучшению качества работы персонала, снижению затрат и увеличению прибыли предприятия.