Оптимизация организации документооборота в ООО «Стройпласт» с помощью программы «1С: Предприятие»

Организация ООО «Стройпласт» осуществляет свою деятельность на территории РБ с начала 1999 года, на сегодняшний день организация насчитывает 20 филиал по всей территории РБ.

Основным видом деятельности организации является изготовление окон, дверей, входных групп, павильонов из ПВХ профиля и алюминия.

В деятельности коммерческих организаций, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих филиалов, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры.

Основным методом является связанная по всему предприятию локальная сеть, соединяющая вместе группу ПК, а так же их с более мощным компьютером, выполняющим роль сетевого сервера. Все ПК в локальной сети могут использовать специализированные приложения, хранящиеся на сетевом сервере, и работать с общими устройствами: принтерами, факсами и другой периферией. Каждый работник в любой момент времени может передать информацию другому работнику с использованием сервера. Такая система передачи информации удобна тем, что позволяет доставить важные документы до адресата быстро и просто.

Описание основных бизнес процессов ООО «Стройпласт»:

• -    прием заявок на выезд мастера на объект и составление предварительной сметы;

• -    редактирование сметы в соответствии с требованиями заказчика;

• -    заключение договора подряда по утвержденной смете;

• -    ведение документооборота по работе с заказчиками;

• -    консультирование клиентов;

• -    контроль оплаты выполненных работ по отделке, монтажу и др. работам.

• -    оформление отчетов.

Основные корпоративные отчеты необходимые для разработки:

• 1.    отчет о выполненных услугах. По указанию начальника отдела формируется отчет в котором указывается количественные и стоимостные значения по заказанным (выполненным) услугам за определенный период.

• 2.    отчет о выполненных услугах работниками. В конце месяца формируется отчет, в котором отражается сколько и на какую сумму выполнил соответствующий работник услуг.

В настоящее время деятельность отдела приема заказов полностью неавтоматизированна. Учет заказов осуществляется с использованием локальных средств автоматизации – MicrosoftExcel и программыОптима WIN 5.2 которые не обеспечиваю в полной мере автоматизации в этом отделе.

Все это приводит к значительным временным затратам, снижению эффективности работы бухгалтерии, появлению ошибок в отчетах, невозможности оперативных управленческих функций, невозможности многоаспектного анализа данных.

Только применение информационных технологий — средств электронно-вычислительной техники — может дать необходимую, физически приемлемую скорость обработки таких объемов информации.

Реализация функциональной подсистемы будет осуществлена с помощью системы «1С: предприятие 8.1», т.к. она является универсальной системой автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. Поскольку такая деятельность может быть довольно разнообразной, система «1С:Предприятие» может «приспосабливаться» к особенностям конкретной области деятельности, в которой она применяется.

Система «1С:Предприятие» имеет различные режимы работы:

• -    режим «1С:Предприятие» – является основным и служит для работы пользователей системы. В этом режиме пользователи вносят данные, обрабатывают их и получают выходные результаты.

• -    режим конфигуратора – используется разработчиками и администраторами информационных баз. В этом режиме предоставляются инструменты, необходимые для модификации существующей или создания новой конфигурации.

Объекты конфигурации:

• -    справочник является прикладным и предназначен для работы со списками данных. Были созданы 5 справочников:  «Сотрудники»;

«Клиенты»; «Услуги»; «Номенклатура»; «Склад».

• -    документ является прикладным и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях.

Объект конфигурации Документ является прикладным и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях.

Создано 2 документа «Покупка товара» и «Услуги».

Документ «Товар» - фиксирует факт покупки товара клиентами, а документ «Услуги» - фиксирует оказание услуг, по различным видам деятельности.

В документе «Товар» присутствуют следующие реквизиты:

• -    номер документа – проставляется автоматически при заполнении документа;

• -    дата и время заполнения документа – проставляется автоматически;

• -    склад, на котором находится товар;

• -    ФИО клиента;

• -    ФИО сотрудника;

Далее идет табличная часть в котором прописываются сведения о товаре: наименование, количество, цена, общая сумма товара – считается автоматически. Нижней строкой идет общая сумма покупки, которая считается автоматически после проведения документа,

• -    регистр накопления является прикладным и предназначен для описания структуры накопления данных. На основе объекта конфигурации Регистр накопления платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные, «поставляемые» различными объектами базы данных. Эти данные будут храниться в регистре в виде отдельных записей, каждая из которых имеет одинаковую, заданную в конфигураторе структуру.

Для данной конфигурации был создан регистр накопления «Остатки товара», которые содержит в себе информацию по остаткам товара на складах.

• -    отчет является прикладным и предназначен для описания алгоритмов, при помощи которых пользователь сможет получать необходимые ему выходные данные. Объектам конфигурации Отчет соответствуют всевозможные таблицы выходных данных, сводных данных, диаграммы и пр.

Любой отчет подразумевает получение сложной выборки данных, сгруппированных и отсортированных определенным образом. Система компоновки данных представляет собой мощный и гибкий механизм, позволяющий выполнить все необходимые действия – от получения данных из различных источников, до представления этих данных в виде, удобном для пользователя.

Был создан отчет по товарам, где учитывается движение товара, его приход, расход и т.д.

Таким образомфункциональную подсистемуорганизации можно оптимизировать с помощь программы «1С: предприятие», т.к. данная программа универсальна, она способна взаимодействовать со многими программными продуктами и в ней заложена единая технологическая платформа. Главное преимущество такого подхода - стандартизация разработки, обеспечение масштабируемости и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.