Организация хранения электронных бухгалтерских документов и учетных регистров в электронном архиве госучреждения

В бухгалтерском учете госучреждения отражаются все операции, вызывающие движение имущества и денежных средств, поэтому его необходимо вести постоянно, с охватом всех без исключения хозяйственных операций по движению имущества. Только в этом случае можно получить объективные показатели деятельности организации. Объемы первичной документации порой достигают большого количества за определенный период (день, месяц, квартал, год), поэтому возникает проблема своевременного и оперативного рассмотрения и подписания их руководством и дальнейшего хранения их. Для любого госучреждения необходимо создание системы бюджетного учета, которая не только способствовала бы оперативности отражения бухгалтерских операций, но и помогала бы своевременно выявлять и устранять недостатки в учете, тем самым способствуя эффективности работы, а также обеспечивать хранение бухгалтерских данных в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и правилами организации архивного дела в течение сроков, устанавливаемых законодательством (но не менее пяти лет после отчетного года).

В связи с тем, что в госучреждениях объем совершаемых операций достаточно велик, в особенности, много однотипных операций по перечислению денежных средств, налоговых платежей, ежемесячно оплачиваемых в разрезе каждого обособленного подразделения, а также выплат, направленных на оплату поставляемых товаров, оказываемых услуг и выполняемых работ, основная цель оптимизации бухгалтерских процессов состоит в разработке научно-практических рекомендаций по сокращению объема данных операций и первичной документации для рассмотрения руководством, что реализуется с применением унифицированных внутренних форм представления информации, разрабатываемых в госучреждении, с обеспечением дальнейшего хранения бухгалтерской документации в электронном виде в электронном архиве. Оптимизация ведения бюджетного бухгалтерского учета посредством введения автоматизации формирования совершаемых операций призвана обеспечить своевременность и полноту финансового обеспечения деятельности госучреждения, а также осуществить анализ и последующий контроль эффективности использования доведенных лимитов бюджетных обязательств на обеспечение государственных контрактов и полноты кассового исполнения государственных контрактов.

В госучреждении в части оптимизации процессов ведения бюджетного учета необходимо проведение анализа и разработка путей решения следующих проблем:

• -    наличие больших объемов бухгалтерской документации (первичных документов, бухгалтерских регистров) на бумажном носителе,

• -    необходимость сокращения времени обработки документов исполнителями, а также рассмотрения и подписания их главным бухгалтером и руководителем,

• -    предусмотреть возможность наглядного представления бухгалтерской

информации однотипных бухгалтерских документов, таких как заявки на кассовый расход, в табличном представлении,

• -    выработать рекомендации по применению унифицированной методики ведения бухгалтерского учета и разработать реестры документов, представляемых к рассмотрению руководителем, что позволяет в свою очередь существенно сократить время, затрачиваемое на отражение информации в каждом документе, а так же хранение и сведение информации в регистры и главную книгу,

В качестве решения проблем рассмотрена возможность перевода хранения бухгалтерской документации в электронном архиве на отдельном информационном ресурсе с проставлением электронной подписи с внедрением автоматизации отражения бухгалтерской информации (а именно, ежемесячное формирование в электронном виде журналов операций, своевременное ежедневное сохранение электронных первичных документов в электронном архиве на соответствующем информационном ресурсе с нанесением электронных подписей). При этом созданные электронные документы должны содержать надлежащее количество корректных электронных подписей уполномоченных лиц (исполнителей, главного бухгалтера, руководителя) и иметь равную юридическую силу с документом или реестром документов на бумажном носителе (например, реестры заявок на кассовый расход), подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц. Это позволяет существенно сократить объем работы сотрудников, исключить возможность допущения ошибок по причине включения человеческого фактора, повышает информативность и наглядность, способствует ускорению рассмотрения руководством первичной документации.

Следует выделить, что первичные учетные документы и бухгалтерские регистры, составленные на бумажном носителе, подписанные собственноручной подписью, и в электронном виде, подписанные электронной подписью, равноценны в соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

В свою очередь понятие электронный документ в соответствии со статьей 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 07.06.2013) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» представляет собой документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Требования по оформлению документов в электронном виде аналогичны требованиям к оформлению документов на бумажном носителе и устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Каждый первичный учетный документ в соответствии с п. 2 ст. 9

Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• 1)    наименование документа;

• 2)    дату составления документа;

• 3)    наименование экономического субъекта, составившего документ;

• 4)    содержание факта хозяйственной жизни;

• 5)    величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• 6)    наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

• 7)    подписи ответственных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При ведении электронного архива в организациях государственного сектора необходимо внести изменения в учетную политику и разработать порядок хранения бухгалтерской документации в соответствии с требованиями следующих нормативно-правовых актов:

• -    Федеральный Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» - согласно ч. 6 ст. 10 электронные регистры не обязательно

формировать на бумажных носителях, ч. 1 ст. 7 отражает порядок хранения электронных документов бухгалтерского учета на машинных носителях, которое организуется руководителем госучреждения, а также в соответствии с требованиями ч. 3 ст. 29 госучреждение должно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от несанкционированных изменений;

• -    Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н - учитывая положения п. 11, хранение электронных регистров бухгалтерского учета в госучреждении желательно обеспечить как в виде электронного документа (с применением электронной подписи), так и на бумажных носителях, п. 14 предусматривает хранение электронных документов бухгалтерского учета на машинных носителях, при наличии технической возможности госучреждение вправе осуществлять хранение на машинных носителях следующих документов:

• -    первичных (сводных) учетных электронных документов (а именно, Заявок на кассовый расход, Сведений об обязательстве и пр.);

• -    электронных учетных регистров (Журналов операций).;

• -    Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — в случае хранения бухгалтерской документации в электронном архиве предусматривает обязательное заверение документов электронной подписью, а также в соответствии с ч. 1 ст. 6 по общему правилу информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной

подписью, за исключением случаев, когда установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе в соответствии с федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;

• -    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558— устанавливает сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются аналогично документации, формируемой на бумажных носителях, но не менее пяти лет после отчетного года;

• -    Законом от 27 июля 2006 г. №  149-ФЗ «Об информации,

информационных технологиях и о защите информации».

К тому же порядок хранения документов в госучреждении должен содержать перечень структурных подразделений и лиц, ответственных за:

• -    передачу электронных документов в электронный архив;

• -    обеспечение достоверности электронных документов, размещаемых в электронном архиве;

• -    формирование электронного образа документа на основании входящего документа;

• -    формирование и заверение бумажной копии электронного документа;

• -    ведение электронного архива, его резервное копирование и восстановление;

• -    хранение резервных копий электронного архива;

• -    периодичность создания резервной копии электронного архива;

• -    полномочия доступа к документам электронного архива;

• -    структуру электронного архива.

Кроме того, госучреждение обязано организовать хранение технических средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, которые должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Преимущества создания в госучреждении электронного архива состоят в следующем:

• 1)    ускорение обработки документов, снижение трудовых и материальных затрат на ведение документооборота в ручном режиме в связи с сокращением времени обработки первичных документов работниками госучреждения, что способствует сокращению бумажной работы и экономии места в кабинетах бухгалтерии, уменьшении расходов на техническое обеспечение печатающих устройств, уменьшении расходов на организацию, оснащение и поддержание мест хранения учетной документации;

• 2)    сокращение времени и снижение трудоемкости поиска необходимых документов для решения оперативных вопросов;

• 3)    оптимизация ввода данных первичных учетных документов и

• формирование на их основе регистров, содержащих обобщенную информацию;

• 4)    упрощение и рационализация работы в части доступа к необходимым документам и ускорения процессов работы с документами, это достигается специальными способами организации хранения документов (автоматизированным поиском по реквизитам, первичная обработка документа, организация поиска отдельного документа по необходимым критериям поиска (сумма, дата, ключевые слова из текста назначения платежа), просмотр документа, копирование для дальнейшего использования, выборка документов по некоторым критериям для проведения проверок и самоконтроля).

• 5)    усиление контроля за сохранностью документов на сетевом ресурсе в электронном архиве, при этом документы размещены в одном месте, что упрощает доступ к ним для проведения внутренней проверки и самопроверки;

• 6)    возможность предоставления доступа к документам всем группам пользователей, которым они нужны для выполнения своих обязанностей, а именно сотрудникам бухгалтерии, в качестве результата не требуется отвлекать учетных работников на поиск и копирование необходимых документов.

При этом важно выделить, что должен осуществляться последующий контроль электронных документов в электронном архиве в части комплектности и соответствия регистрам бюджетного учета, архивируются они разрешенными к использованию программами-архиваторами с наложением на них запрета на изменение реквизитов и данных созданного электронного документа и входящего документа, в том числе запрет на снятие ЭЦП, путем наложения собственной электронной подписью. Архивируются документы по следующим правилам: внутри папки месяца создается один архивный файл на каждый день месяца, содержащий все документы, помещенные в этот день в электронный архив.

В связи с переходом госучреждения на электронный документооборот предусматривается ежемесячное формирование Журналов операций, в частности Журнал операций № 2 безналичный расчет, а также своевременное ежедневное сохранение в электронном архиве на соответствующем информационном сетевом ресурсе с нанесением электронных подписей следующих электронных первичных документов, подшиваемых к Журналу операций № 2 по безналичному расчету:

• -    выписка из лицевого счета получателя средств федерального бюджета (ф. № 0531759),

• - приложение к выписке из лицевого счета получателя средств федерального бюджета (ф. № 0531778);

• -    расходное расписание (ф. № 531722), реестр расходных расписаний (ф. № 0531723),

• -    заявки на кассовый расход (ф. № 0531801),

• -    платежные поручения (ф. № 0401060),

• -    заявка на получение наличных денег (ф. № 0531802),

• -    заявки на возврат (ф. № 0531803),

• -    уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа (ф. № 0531809),

При этом ежедневно на бумажном носителе составляется реестр заявок на кассовый расход (см. Рисунок) по форме, утвержденной Учетной политикой, и представляется на подпись главному бухгалтеру или лицу его замещающему, а так же руководителю с приложением документов-оснований. Это способствует сокращению времени на рассмотрение документов-оснований на оплату и своевременное ежедневное сохранение электронных первичных документов в электронном архиве на соответствующем информационном ресурсе с нанесением электронных подписей.

Рисунок: Реестр заявок на кассовый расход.

Таким образом, внедрение электронного архива в госучреждении предоставляет следующие возможности:

• -    организация работы в соответствии с политикой "чистого от бумаги стола";

• -    резкое сокращение доли ручного труда при поиске необходимых документов;

• -    оперативный доступ к любому документу архива, повышение оперативности ведения учета;

• -  одновременное обращение к документу  любого  количества

уполномоченных пользователей;

• -    использование привычных интерфейсов бухгалтерских систем для работы с документами;

• -    уменьшение затрат на формирование бумажных копий документов;

• -    снижение рисков утраты документов;

• -    эффективное использование помещений за счет переноса основной части архива из помещений бухгалтерии, сокращение издержек на содержание и обслуживание помещений архивного хранения документов.

Однако главным преимуществом является освобождение времени руководителей и ведущих специалистов, а это дает возможность принимать более взвешенные и продуманные решения на основании бухгалтерской информации, представляемой в наглядном виде, гораздо более оперативно и точно собранной и обработанной информации.

"Экономика и социум" №2(15) 2015