Организация и осуществление межрегиональных сделок с коммерческой недвижимостью при развитии региональных сетей: опыт работы с банками

К.Н. Апрелев президент агентства недвижимости «Савва»

В настоящее время в России активно развиваются региональные банковские и финансовые розничные сети, торговые, аптечные сети и сети быстрого питания, поэтому у инвесторов появилась необходимость поиска качественных помещений, подходящих по формату компании для развития бизнеса.

Инвесторы начинают решать задачу поиска помещений в регионах с формирования собственных отделов по подбору таких помещений. Исходя из того, что задача краткосрочная и рассчитана на 1–2 года, менеджеру не всегда удается привлечь в штат компании эффективных специалистов для проведения такой работы. Профессионалы широкого профиля зачастую не готовы расстаться со своей «брокерской независимостью» и смириться со снижением уровня квалификации, обусловленного сокращением спектра задач. Кроме того, не многие специалисты по недвижимости, даже имевшие опыт работы в регионах, способны стать эффективными менеджерами по управлению такими проектами, четко систематизировать проблемы, ставить перед сотрудниками задачи и добиваться их решения.

Другим способом формирования команды для решения проблем развития региональных сетей является возможность привлечения к такой работе специализирующуюся на поиске объектов недвижимости, подготовке и проведении сделок с ними или управлению такими проектами брокерской компании по недвижимости.

При этом главной задачей управляющего таким проектом от имени сетевой компании (инвестора) является выбор правильного соотношения при распределении функций между участниками, а именно поиск помещений, мониторинг рынка и принятие быстрых и экономически обоснованных решений и тем более постановка процесса на поток вне зависимости от того, в каком городе идет поиск. Для решения такой задачи должны использоваться все имеющиеся управленческие, кадровые, финансовые и административные ресурсы при обязательном обеспечении эффективной мотивации всей команды проекта на достижение конечной цели – подбор и запуск в эксплуатацию коммерчески эффективных сетевых объектов.

Существуют три различных подхода к решению поставленной задачи:

• 1)    «самостоятельный поиск объектов в регионе» , предусматривающий командировки специалистов и полный мониторинг рынка, поиск собственников и правообладателей;

• 2)    «привлечение к поиску региональных агентств по недвижимости» посредством заключения договоров в каждом интересующем инвестора регионе;

• 3)    «привлечение компании по управлению поиском объектов» , предполагающее передачу значительной части функций по выбору схемы поиска объектов в каждом отдельно взятом регионе управляющей компании. Управляющая компания самостоятельно заключает договоры с региональными компаниями, ведет мониторинг и анализ рынка, готовит предложения инвестору для оценки и принятия решений (приводит их к

единому стандартному презентационному формату для упрощения процедуры оценки предложений, сокращения времени и увеличения обоснованности принимаемых инвестором решений).

Остановимся на достоинствах и недостатках каждого из них.

К достоинствам самостоятельного поиска можно отнести высокую степень достоверности получаемой информации и простоту административной схемы управления проектом. К недостаткам – то, что в связи с удаленностью регионов возникают неизбежные потери времени, возрастают командировочные и коммуникационные расходы. Также требуется больше времени для качественного анализа рынков во всех городах, и в то же время возникает необходимость содержания увеличенного штата сотрудников, не всегда обладающих соответствующей квалификацией для выполнения этих задач. Достоинства и недостатки этого подхода представлены в таблице 1.

Таблица 1

Достоинства и недостатки самостоятельного поиска

Достоинства	Недостатки
Высокая достоверность информации	Значительные затраты на командировки
Простая административная схема управления проектом	Значительные затраты на рекламу
Собственная информационная база, хорошее знание региональных рынков и территорий	Необходимость содержания увеличенного штата сотрудников
Получение прямых контактов с собственниками	Повышенные риски подготовки и проведения сделок

К достоинствам второго подхода – привлечение к поиску региональных агентств по недвижимости – можно отнести сокращение сроков на осуществление проекта, но при этом сохраняется главный недоста- ток первого подхода – необходимость подбора специалистов, которые чаще всего не обладают требуемой для этого квалификацией и опытом выстраивания отношений с риелторами в регионах (табл. 2).

Таблица 2

Достоинства и недостатки привлечения к поиску региональных агентств по недвижимости

Достоинства	Недостатки
Сокращение штата сотрудников инвестора	Сложная схема взаимодействия при оценке объекта для принятия решений
Простые административная и финансовая схемы управления проектом	Большой объем предварительной работы и согласования по договорам
Повышение эффективности учета информационных потоков	Значительные затраты времени на обучение партнеров в регионах
Высокая достоверность информации	Значительные затраты на связь
Собственная информационная база, хорошее знание региональных рынков и территорий	Необходимость содержания специализированного штата сотрудников

Третий, наиболее рациональный подход – привлечение компании по управлению поиском объектов. К его достоинствам можно отнести существенное сокращение сроков для запуска и реализации проекта, а также отсутствие необходимости в существенном расширении штата специалистов и сохранение за существующими в штате инвестиционного подразделения специа- листами обычных функций управления проектами. При умелом делегировании управляющей компании полномочий по поиску помещений можно значительно повысить уровень и качество принимаемых решений по аренде или приобретению необходимых для развития сети и бизнеса помещений. Достоинства и недостатки этого подхода представлены в таблице 3.

Таблица 3

Достоинства и недостатки привлечения компании по управлению поиском объектов

Достоинства	Недостатки
Ответственность исполнителя перед заказчиком, снижение инвестиционных рисков	Необходимость разработки детальной схемы управления проектом
Минимальный штат сотрудников у заказчика, простота контроля работ	Значительный объем отчетной документации
Сокращение объемов информации и увеличение прозрачности принятия инвестиционных решений	Сложность реализации необходимой схемы взаимодействия инвестора и управляющего
Многоуровневый контроль над ходом выполнения работ	Необходимость глубокой детализации договорных отношений
Простые административная и финансовая схемы управления проектом	Затраты времени и средств на обучение специалистов

В настоящей статье мы хотели бы поделиться опытом работы компании «Савва» по расширению сетей в интересах сетевых компаний инвесторов в России и Украине и рассказать о способах решения этих задач.

Имея четырехлетней опыт работы по управлению поиском объектов недвижимости в регионах, наша компания смогла выстроить устойчивые отношения более чем с 200 партнерами в регионах (агентствами недвижимости). Сотрудники компании «Савва» участвовали в работе по развертыванию сетей для таких банков, как «Альфа-Банк», «ВТБ 24», «ВТБ» «Хоум-Кредит-Банк», и других банков и финансовых компаний. За это время мы получили неоценимый опыт. Научившись лучше понимать потребности заказчиков, создали систему, позволяющую обеспечить поиск необходимых помещений наиболее эффективным и экономически целесообразным способом, повысив при этом качество наших услуг.

При выстраивании отношений с инвестором нашей основной задачей является разработка схемы реализации проекта, а также централизация поиска необходимых помещений по всей территории Российской Федерации с привлечением к этой работе региональных партнеров – квалифицированных специалистов, имеющих надежную репутацию.

В течение нескольких лет мы заключаем долгосрочные договоры о коммерческом партнерстве с региональными брокерскими компаниями по недвижимости, которые обеспечивают возможность мониторинга цен и предложений на рынке коммерческих помещений более чем в 60 городах России. Все эти компании отбирались и отбираются на основе рекомендаций региональных риелторских ассоциаций, анализа объема их рекламы, оценки опыта работы и деловой репутации. Задачи этих компаний заключаются в поиске и предоставлении информации о помещениях по конкретной заявке, полученной от менеджеров управляющей компании. Для удобства предоставления информации о помещениях нами были разработаны стандартные требования к презентационным материалам объектов. В ходе презентации инвестор получает полное представление об объекте: как о его технических характеристиках, так и о визуальных в едином формате описания для всех объектов, что упрощает анализ и принятие решений специалистами, работающими в команде инвестора. Основным достоинством такого подхода является отсутствие необходимости у заказчика в непосредственном поиске самих помещений на местах, и его задача сводится к оперативной оценке предложений и принятию решения о приобретении прав на выбранные объекты. Как компания, работающая по управлению поиском таких помещений, мы несем ответственность за подготовку и проведение сделок и ведем многоуровневый контроль на всех этапах прохождения сделки, что минимизирует риски, упрощает финансовую схему расчетов для заказчика, позволяет вести эффективный учет информационных потоков. Это позволяет заказчику иметь минимальный штат собственных сотрудников, занятых координацией поиска и заключением договоров с партнерами, а также подбором помещений.

Для лучшего понимания региональных рынков недвижимости мы регулярно проводим мониторинг цен на этих рынках, что позволяет инвестору более эффективно планировать и обосновывать бюджеты, сделать свои предложения владельцам более конкурентоспособными, а также снизить инвестиционные и рыночные риски.

Чаще всего работа над проектом по управлению поиском помещений начинается с анализа управленческих, административных и финансовых ресурсов, имеющихся у команды проекта, а также потребностей в развитии сети и оценки возможностей стандартизации форматов, требующихся для развития помещений.

Далее устанавливаются параметры помещений, которые являются определяющими или принципиальными для принятия решения инвестором о выборе таких объектов.

Требования к местоположению помещения :

• •    развитость инфраструктуры;

• •    интенсивность транспортных и пешеходных потоков;

• •    степень удаленности от остановок и маршрутов городского транспорта;

• •    визуализация объекта на местности, его внешняя привлекательность и просматриваемость фасада с разных сторон;

• •    оценка совместимости с соседями;

• •    очередность линии домов.

Требования к помещению :

• •    этаж местоположения помещения,

• •    наличие отдельного входа и изолированность,

• •    представительские функции здания и фасада,

• •    форма и площадь помещения,

• •    наличие выделенной электрической мощности.

После этого согласуются погрешности и форматы возможных отклонений от стандарта, а также границы отклонений в экономической модели для запуска экономически эффективного инвестиционного проекта.

На следующем этапе согласовывается необходимый перечень документов для оценки правовых и инвестиционных рисков и утверждается формат положений договора, который может быть заключен с правообладателем. Как правило, это ограниченный перечень параметров, позволяющий региональному агенту (партнеру) не затрачивать много усилий и времени на их получение и довольно точно определить потенциальный интерес инвестора. Это краткое описание предложения – формат 1 (см. Приложение 1).

В случае подтверждения интереса со стороны инвестора к представленному в формате 1 предложению готовится более подробное описание предложения с представлением фотографий и других более полных параметров описания объекта – формат 2 (см. Приложение 2). После рассмотрения этого предложения и получения подтверждения того, что инвестор действительно проявил интерес к представленному объекту, можно перейти к следующему этапу работы – назначению даты осмотра объекта и проведению переговоров с собственником, включающих обсуждение обя- зательных условий, которые должны войти в договор аренды или покупки.

Особое место в расширенном перечне информации занимает специальная схема и последовательность фотографирования объекта, позволяющая получить полное представление о соответствии требований к местоположению объекта.

Важным также является нанесение местоположения на карте города и представление планировки помещения с указанием его границ.

В настоящее время нами установлено три стандарта представления информации о помещении:

• 1)    описательный (формат 1, см. Приложение 1);

• 2)    описательно-визуальный с четкими стандартами фотографирования (формат 2, см. Приложение 2);

• 3)    документарный – представление всего пакета документов, необходимых для проведения сделки, включая проект договора (с обязательными требованиями арендатора/покупателя) (формат 3, см. Приложение 7).

Продуманы процедуры взаимодействия с инвестором, включая сроки ответов его специалистов на предоставляемые предложения, прописаны функциональные обязанности каждой из сторон в процессе поиска помещений, контроль и регистрация поступающих предложений, а также их обработка и структурирование информации по заданному стандарту для оценки и принятия решений.

В процессе развития проектов были разработаны механизмы, позволяющие оперативно корректировать запросы на поиск помещений в тех регионах, в которых меняется формат требований к помещениям со стороны инвестора.

В нашей компании при осуществлении функций по управлению проектом на период его развития создается система менеджмента, повторяющая схему управления проектом, существующую у инвестора. (Один из вариантов представлен в Приложении 3 на административной схеме управления проектом.) При этом система менеджмента имеет вертикальное подчинение в самой компании и повторяет систему управления проектом в команде инвестора, что позволяет оперативно устранять сбои в процессе управления на необходимом уровне, не отвлекая внимания топ-менеджера проекта. Таким образом, обеспечивается тесное взаимодействие исполнителей обеих команд в ходе их работы над выполнением единых задач.

Значительное место в любом проекте занимает анализ рынка недвижимости в каждом из интересных инвестору регионов, выстроены процедуры и система взаимоотношений со специалистами, осуществляющими сбор информации о состоянии рынка недвижимости. Как правило, они не зависят от работы региональных агентов, осуществляющих поиск объектов в этом регионе. Это позволяет обеспечить объективную оценку рынка в регионе и, действуя в интересах инвестора, благодаря мониторингу и анализу рынка избежать завышения цен на недвижимость и арендных ставок со стороны правообладателей.

Детализированы отношения с региональными партнерами и обеспечена эффективная система учета, фиксирующая проведение работ и оказание услуг представителям инвестора при проведении осмотров помещений и представлении коммерческих предложений и документов по объектам недвижимости. Разработана функциональная блок-схема (см. Приложение 4) взаимодействия всех участников в процессе организации, проведения и регистрации сделок, а также в процессе взаиморасчетов участников этих работ, приняты стандарты представления отчетов о проделанной работе и оказанных услугах. Созданы информационные ресурсы, позволяющие в случае непринятия представленного предложения использовать это предложение для других потенциальных клиентов.

Таким образом, база предложений постоянно поддерживается в актуальном режиме и может быть востребована широким кругом инвесторов.

Детальные процедуры и этапы реализации проекта по управлению поиском необходимых объектов представлены в Приложении 4.

Приложение 1

Стандарт представления информации об объекте (описательный, формат 1)*

Предложение по аренде
Адрес объекта	+
Удаленность от метро	+
Информация о собственнике	+
Общая площадь	+
Цена за 1 кв. м/мес., в рублях, долларах	+
Стоимость всего в месяц, в рублях, долларах	+
Этаж, расположение входа	+
Год постройки здания	+
Материал стен, перекрытий, высота потолка	+
Выделенная мощность, кВт	+
Состояние помещения	+
Пешеходный и транспортный трафик	+
Срок возможности начала аренды	+
Дополнительная информация (соседи и иные важные подробности)	+

*плюсом (+) отмечены поля, обязательные для заполнения.

Приложение 2

Стандарт представления информации (описательно-визуальный, формат 2)*

Предложение по аренде
Адрес объекта	+
Удаленность от метро	+
Информация о собственнике	+
Общая площадь	+
Цена за 1 кв. м/мес., в рублях, долларах	+
Стоимость всего в месяц, в рублях, долларах	+
Этаж, расположение входа	+
Год постройки здания	+
Материал стен, перекрытий, высота потолка	+
Выделенная мощность, кВт	+
Состояние помещения	+
Пешеходный и транспортный трафик	+
Срок возможности начала аренды	+
Дополнительная информация (соседи и иные важные подробности)	+

*плюсом (+) отмечены поля, обязательные для заполнения. Этот стандарт дополняется фотосессией в соответствии с Приложением 6 и фрагментом географической карты с выделенным на ней описываемым объектом.

Приложение 3

Административная схема управления проектом

Функциональная схема межрегиональной сделки

ЗАКАЗЧИК УПРАВЛЯЮЩИЙ

Приложение 4

Заключение договора

Отбор региональных компаний ПАРТНЕР

____________ т                   *

Заключение договора

Исследование рынка недвижимости

Поиск помещений

Обработка предложений и направление информации заказчику

Осмотр помещений

Осмотр помещений

Подписание акта осмотра

Подписание акта осмотра

Переговоры с собственником (арендодателем)

Оценка рисков

Анализ правоустанавливающих документов

СДЕЛКА

Приложение 5

Управление поиском. Основные этапы проведения межрегиональных сделок

• •    получение рекомендаций региональных ассоциаций;

• •    анализ объема на рынке предложения;

• •    анализ объемов рекламы;

• •    оценка опыта работы;

• •    требования к техническому оснащению офиса;

• •    репутация, личные связи, административный ресурс;

• •    уровень квалификации и опыта специалиста, выделенного для проекта.

• 3.    Исследование (мониторинг) регионального рынка :

• •    разработка стандартов представления информации;

• •    сбор информации в средствах массовой информации;

• •    сбор информации в сети Интернет;

• •    требования к оформлению результатов рыночных исследований в едином стандарте.

• 4.    Расчет и оценка эффективности бюджета проекта :

• •    связь;

• •    командировки;

• •    аналитика;

• •    организация осмотров объектов;

• •    анализ документации и подготовка к сделке;

• •    отчетность;

• •    процесс сдачи работ.

5. Заключение договоров с региональными агентствами недвижимости

(партнерами) : 1)    согласование объемов услуг; 2)    согласование стоимости услуг; 3)    согласование порядка осмотра объектов; 4)    согласование формы и порядка представления предложений (см. приложения 1, 2, 6, 7): •    точный адрес помещения; •    технические характеристики помещения;
Подписка в любое время (495) 974-1945, 974-1950	65

• •    фотографии фасада и внутренней отделки на электронном носителе;

• •    существенные условия аренды (продажи);

• •    стоимость аренды (продажи);

• •    подписание договоров;

• •    пересылка договоров по почте.

• 6.    Поиск объектов партнером :

• •    передача партнеру рекомендаций по работе с «территорией»;

• •    первичная обработка предложений;

• •    пересылка предложения управляющим (оба формата – краткий и расширенный);

• •    корректировка в соответствии с требованиями к помещениям и их местоположению.

• 7.    Представление предложений заказчику

• •    приведение формы представления предложений к единому формату;

• •    экономическое обоснование;

• •    географическое обоснование;

• •    технические характеристики;

• •    оценка рисков;

• •    отправка информации о предложениях заказчику.

• 8.    Осмотр заказчиком объектов (с участием или без участия управляющего ) :

• •    определение круга лиц участников;

• •    осмотр объектов;

• •    подписание актов осмотра помещений (заказчик-партнер, заказчик-управляющий).

• 9 .    Подготовка к сделке :

• •    определение перечня задач по сделке и необходимого объема услуг;

• •    пересылка копий правоустанавливающих документов на объекты (см. Приложение 7);

• •    проверка партнером прав собственности на объекты;

• •    составление и согласование договора купли-продажи (аренды) между собственником и заказчиком;

• •    сбор партнером необходимого комплекта документов, необходимых для совершения сделки.

• 10.    Сделка :

• •    регистрация договора купли-продажи (аренды);

• •    взаиморасчеты между собственником (арендодателем) и заказчиком;

• •    подписание заказчиком акта выполненных управляющим и региональным партнером работ.

• 11.    Отчет о сделке:

• •    отчет о выполнении поставленных целей и задач;

• •    описание действий, направленных на выполнение поручений заказчика;

• •    достигнутые результаты.

• 12.    Взаиморасчеты по сделке :

• •    выплата заказчиком-инвестором вознаграждения управляющему;

• •    выплата управляющим вознаграждения региональному партнеру.

Приложение 6

Схема стандартизации процесса фотографирования объекта