Организация эффективного документооборота на предприятии

Единовременно с утверждением учетной политики предприятие должно сформировать и правила документооборота. Документооборот на предприятие это сложная система, которая требует постоянного контроля и регулирования и оказывает значительное влияние на эффективность деятельности организации.

Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и работу управленческих работников. Успех организации зависит от того, насколько профессионально ведется документация на организации.

Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей. Документооборот – неотъемлемый элемент учетной политики.

С начала 2013 года с введением нового Федерального закона от 06.12.11 №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» изменения коснулись многих сфер, в том числе и правил документирования и формирования учетной политики, как на бумажных носителях, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Понятие документооборота определятся ГОСТОМ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Для любой организаций полный цикл движения документов включает себя следующие этапы:

• -    прием внешних документов;

• -    регистрацию поступающей документации;

• -    передача документов в дела;

• -    установление сроков хранения и уничтожения документов.

Документооборот на любом предприятии основывается на графике документооборота, который может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверки и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Эффективность организации документооборота определяется оперативностью прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих эффективность, оперативность прохождения документов. К таким принципам можно отнести следующие:

• -    обеспечение централизации операций по обработке и отправке документов;

• -    максимальное сокращение числа инстанций прохождения документов и исключение обратных (возвратных) движений документов, не связанных с хозяйственной необходимостью;

• -    разработка схем прохождения документов (маршрутизация);

• -    обеспечение однократности регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении);

• -    обеспечение предварительного рассмотрения и распределения документов, поступивших в организацию (на подпись и утверждение к руководителю, его заместителям, на исполнение непосредственно в подразделения);

• -    исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по

электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

• -    снижение уровня подписания документов;

• -    исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;

• - максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

В связи с этим для выстраивания эффективного взаимодействия с другими отделами для получения и передачи необходимых документов на предприятиях внедряют и развивают систему электронного документооборота. Движение документов в электроном виде позволяет не только повысить прозрачность процесса движения документов, но и значительно упрощает работу бухгалтера, который может отслеживать движение документов на всех этапах. Однако при использовании электронных документов нужно иметь в виду, что если в силу закона или исходя из условий договора первичный документ должен быть представлен другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект – будь то организации, индивидуальный предприниматель или иной субъект – обязан по требованию этого лица или государственного органа изготовить и предоставить копию электронного первичного учетного документа на бумажном носителе.

Технические требования к использованию систем электронного документооборота, как правило, невелики. Программы могут работать как через интернет, так и в локальной сети. Преимуществом электронного документооборота по сравнению с бумажным является:

• -    сокращение затрат на ведение документооборота(оплата труда, бумаги, картриджей, место хранения документов и пр.), поскольку все документы формируются и отправляются в электронном виде (общее снижение издержек на 2%);

• -    ускорение обмена документами со своими контрагентами (сокращение времени на 75%);

• -    обеспечение сохранности юридически значимых документов – документы хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются копии;

• -    снижение времени на подготовку и отправку документов за счет автоматического формирования документов;

• -    сокращение времени на ввода учетной информации на основании поступивших документов за счет автоматического ввода данных в учетную систему;

• -    снижение ошибок, связанных с человеческим фактором за счет автоматического формирования документов;

• -    забота об экологии: компания, перешедшая на бумажный документооборот, участвует в сохранении деревьев.

Кроме    перечисленных    выше    преимуществ,    возрастает производительность труда персонала, который постоянно работает с документами.

В то же время, существуют определенные проблемы внедрения системы электронного документооборота:

• 1)    Проблема трансформации существующих бумажных документов в электронную форму. Зачастую в организациях, имеющих бумажный архив документов, практически невозможно найти их электронные копии для создания электронного варианта архива. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования. Если же никакого архива нет, необходимо провести сначала достаточно длительную подготовительную работу. Нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить хранение документов на локальных дисках компьютеров. Необходимо обеспечить и требовать наличие у всех пользователей в организации собственных каталогов в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчает в дальнейшем перевод документов в систему электронного документооборота.

• 2)    Внедрение системы электронного документооборота тесно связано с возможностью и необходимостью ее интеграции с уже существующей автоматизированной системой управления. Причем желательно, чтобы системы электронного документооборота содержали специальные средства для осуществления такой интеграции.

• 4)    Необходимо обеспечивать выполнение высоких требований к обеспечению безопасности данных и ограничению доступа.

• 5)    Важной проблемой остается и проблема кадров.

• 6)    немаловажной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. И сегодня, благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Разакова Ф.М.

МЕТОДЫ КАЛЬКУЛИРОВАНИЯ СЕБЕСТОИМОСТИ

Калькулирование это совокупность приемов учета затрат на производство и осуществление расчетных процедур исчисления себестоимости продукции. Результатом калькулирования является калькуляция, т.е. расчет затрат предприятия, падающих на объект

"Экономика и социум" №4(13) 2014