Организация электронного документооборота, его преимущества и недостатки

В настоящее время, в век стремительно развивающихся информационных технологий, все большее число предприятий и организаций стремятся внедрить электронный документооборот. В различных источниках информации достаточно подробно представлена информация относительно понятия – документооборот и электронный документооборот.

Документооборот представляет собой деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• •    документы, поступающие из других организаций (входящие);

• •    документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• •    документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

• •    первичную обработку;

• •    предварительное рассмотрение;

• •    регистрацию;

• •    рассмотрение руководством;

• •    передачу на исполнение[3].

Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов[1].

Любая компания, будь то малое предприятие или огромная корпорация, (холдинг), может применить электронный документооборот. Он имеет множество существенных преимуществ.

• 1.    Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

• 2.    Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

• 3.    Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.

• 4.    Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, электронный документооборот обеспечивает доступ к доку-

• ментам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

• 5.    Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по отдельности и ознакомление его с бумажными документами.

• 6.    Электронный документооборот повышает корпоративную культуру. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

• 7.    Рост конкурентных преимуществ. Внедрение электронного документооборота напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников[2].

Наряду с преимуществами применения электронного документооборота, не стоит забывать о некоторых недостатках. В первую очередь это кадры, которые работают в данной системе. Ряд сотрудников предприятий обладают малыми знаниями об электронном документообороте, их необходимо обучить работе в данной области, что может занять существенный промежуток времени.

В системе электронного документооборота (СЭД) человеческий фактор играет важную роль, т.к. от качественной работы квалифицированного персонала зависит дальнейшее бесперебойное функционирование системы.

Вторым недостатком является то, что внедрение СЭД требует значительных денежных затрат для предприятия. Системы электронного документооборота достаточно дорогостоящие. Не смотря на это, данные недостатки носят временный характер.

Таким образом, можно сделать вывод, что организация документооборота на предприятии и управление документооборотом – это важный вопрос управленческой деятельности. Поэтому уже давно найдены решения автоматизации документооборота на предприятии, который носит ряд преимуществ, позволяющих упростить работу персонала, улучшить ее качество, повысить корпоративную культуру и конкурентные преимущества предприятия, обеспечить конфиденциальность информации, а также сэкономить время сотрудников и руководителей.