Организация электронного документооборота в администрации Орджоникидзевского района городского округа город Уфа Республики Башкортостан

Внедрение и развитие современных технологий в сферу деятельности человеческого общества стимулировало увеличение масштабов использования сетевой глобальной коммуникации, которая объединяет людей из разных социальных групп в единое мировое информационное сообщество. Современные технологии глобальной коммуникации позволяют экономическим отношениям существовать в электронной форме. Это связано с организацией совместной работы большого количества людей, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, возможностью напрямую связываться между собой, полной свободой перемещения по личному усмотрению. Распространение и обработка, хранение информации являются важнейшей сферой человеческой деятельности, требующей четкого правового регулирования. Развитая компьютерная и коммуникационная инфраструктура стала одним из ключевых факторов успешного социально-экономического развития современного Российского государства, деловой активности его граждан.

Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу будет легче взаимодействовать с государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, в налоговой, финансовой, социальной сферах. Если мы добьемся отмены бумажного документооборота и перейдем на электронные формы взаимодействия, то достигнем ощутимого ускорения документооборота.

В Администрации Орджоникидзевского района городского округа город Уфа Республики Башкортостан используется система электронного документооборота «Directum».

Система электронного документооборота способствует созданию новой организационной культуры в органах власти, сделав работу государственных служащих более легкой, интересной и значимой.

Система электронного документооборота «Directum» поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

В организационно-контрольном управлении в системе электронного документооборота регистрируются входящие нормативные документы, документы от юридических лиц и обращения граждан. Также проводится регистрация исходящих нормативных документов Администрации района, исходящих инициативных писем в адрес юридических лиц и ответов на обращения физических и юридических лиц.

В систему электронного документооборота также поступают проекты нормативных правовых документов Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан для рассмотрения и согласования главой Администрации района.

Регистрацию документов осуществляют три специалиста канцелярии Администрации района. Один специалист осуществляет функции по регистрации и контролю исходящих нормативных документов, обеспечению порядка согласования проектов нормативных документов Администрации г. Уфы. Другой специалист осуществляет регистрацию входящих и исходящих обращений физических лиц и контролирует их исполнение. Третий специалист выполняет регистрацию входящих и исходящих обращений юридических лиц, входящих нормативных документов и осуществляет контроль их исполнения.

Документы, поступающие в Администрацию района и исходящие из Администрации района, регистрируются путем введения данных в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) документа в СЭД.

В РКК вводятся основные сведения о документе, по которым в дальнейшем можно осуществлять поиск и формировать отчеты.

Основными сведениями, вносимыми в РКК, являются:

• -    адресат (кому адресован документ);

• -    корреспондент (от кого поступил документ);

• -    содержание;

• -    исходящий номер и дата документа (для вышестоящих документов и обращений от юридических лиц);

• -    содержание резолюции, наложенной главой либо заместителем главы Администрации района (т.к. поступают обращения, адресованные непосредственно заместителю главы Администрации района, курирующему определенную сферу деятельности);

• -    информация об исполнителях документа и сроках исполнения.

После введения всех необходимых данных в РКК, она распечатывается и, вместе с документом, передается на подпись главе Администрации района либо его заместителю. После того, как документы рассмотрены и резолюции подписаны, они передаются исполнителям. Если в РКК указано несколько исполнителей, то с документа делаются ксерокопии. Оригинал передается основному исполнителю, который указан в РКК первым и который, в случае если документ стоит на контроле, готовит ответ, а ксерокопии передаются всем остальным исполнителям.

Документы, поступающие в адрес Администрации городского округа город Уфа РБ и подлежащие рассмотрению и исполнению в Администрации района, поступают в электронном виде через систему электронного документооборота. Что значительно сокращает период доведения документа до Администрации района и делает этот процесс оперативнее.

В канцелярии Администрации района используется сканер с целью отправки ответов по обращениям граждан, которые находятся на контроле в Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, в электронном виде специалистам Администрации г. Уфы, с дальнейшим подтверждением на бумажном носителе. Данные отсканированные документы прикрепляются в РКК в разделе «Электронные документы».

Благодаря переходу на систему электронного документооборота в Администрации Орджоникидзевского района городского округа город Уфа Республики Башкортостан был расширен круг возможностей в области делопроизводства.

Также большим плюсом в переходе на систему электронного документооборота является упрощение работы в области делопроизводства, оперативность и прозрачность исполнения.

Внедрив систему электронного документооборота, Администрация Орджоникидзевского района городского округа город Уфа Республики Башкортостан не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях — в условиях электронного документооборота.