Организация электронного документооборота в МФЦ "Мои документы"

Цифровизация и электронный обмен информацией становятся определяющей тенденцией развития во всем мире. Ускорение обмена информацией, сокращение жизненного цикла товаров, увеличение скорости инновационных процессов требует адаптивных систем, которые могли бы быстро и качественно обеспечить общение и документооборот между участниками социально-экономической системы. Большое значение имеет обеспечение рутинных процессов, которые гарантируют стабильность и эффективность функционирования систем.

В рамках цифровизации уже налажено общение и партнёрские отношения на базе электронных платформ и сервисов обмена информацией. Практически восемьдесят процентов общения как личного, так и бизнес-коммуникаций проходят в онлайн пространстве. Для этого используют цифровые платформы для организации конференций, обмена сообщениями и обеспечения внутренних коммуникаций бизнеса (What’s Upp, Zoom, Битрикс и т.д.)

В последние годы в мире растет популярность инвестиционных платформ как источника денежных ресурсов для молодых компаний. Основные виды инвестирования на такого рода платформах – крауд-лендинг, краудинвестинг и краудревор- динг, являющиеся разновидностями краудфандинга.

Государство как важнейший субъект экономики также взаимодействует с гражданами и компаниями посредством цифровых государственных платформ. Это организация онлайн системы заказа документов в любых органах государственной власти, записи на прием, электронная очередь, отслеживание заказа и т.п. На помощь цифровому государству приходят Многофункциональные центры, работающие по системе «одного окна», платформы, обеспечивающие государственные заказы и коммуникации между заказчиками и поставщиками товаров и услуг, инвестиционные площадки.

По определению, данному Федеральным законом №210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг – российская организация независимо от организационно-правовой формы (в том числе являющаяся автономным учреждением), отвечающая требованиям, установленным настоящим Федеральным законом, и уполномоченная на организацию предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронной форме, по принципу «одного окна» (в ред. Феде- рального закона от 18.07.2011 N 239-ФЗ)» [1].

Цифровое государственное управление нацелено на предоставление гражданам и организациям доступа к приоритетным государственным услугам и сервисам в цифровом виде, создание национальной системы управления данными, развитие инфраструктуры электронного правительства, внедрение сквозных платформенных решений в государственное управление.

Среди ключевых показателей, которые планируется достигнуть к 2024 году:

• -    90% внутри – и межведомственного юридически значимого электронного документооборота государственных и муниципальных органов и бюджетных учреждений автоматизировано;

• -    60% граждан имеют цифровое удостоверение личности с квалифицированной электронной подписью;

• -    Доля электронного документооборота между органами государственной власти России и государств Евразийского экономического союза (ЕАЭС) в общем объеме документооборота составляет 90%.

Обеспечение электронного документооборота позволяет сократить издержки и временные затраты на обработку информации. Обмен документами посредством цифровых площадок делает возможным осуществлять множество операций одновременно, мгновенно пересылать документы из одной организации в другую, быстро обрабатывать документы. Сравнение затрат средств и времени на один цикл движения документа представлен в таблице 1.

Таблица 1. Средние затраты средств и времени на один цикл движения документа [2]

Операция	Средние затраты времени		Средние расходы
	Классический	Электронный	Классический	Электронный
1. Создание документа	15 мин. – 1 ч.	10 мин. – 1 ч.	3 руб.	1 руб.
2. Передача	1 ч.	1 сек.	От 10 руб.	0,01 руб.
3. Рассмотрение	1,5 ч.	1,5 ч.	-	-
4. Возврат	2 ч.	1 сек.	От 10 руб.	0,01 руб.
5. Регистрация	-	-	0	От 1 руб.

Существует два подхода к интерпретации понятия «электронный документооборот». С точки зрения первого подхода любой обмен документами, который произошел посредством использования сети Интернет и информация была передана в электронном виде, является электронным. При этом к электронному документообороту относят электронную почту, любое перемещение информации на флэш-носителе, т.е. обмен любой информацией в электронном виде.

С точки зрения второго подхода к такому виду документооборота относят обмен информацией посредством использования цифровых платформ, программ, при этом первичная обработка информации происходит автоматически без участия человека. Шибаев Д.В. предлагает такое определение электронного документооборота: это процессы формирования, обмена, хранения и уничтожения электронных докумен- тов в информационной системе посредством согласованных каналов связи [3].

Для государства внедрение электронного документооборота позволяет решить множество задач и достигнуть следующие преимущества:

• -    ускорение обмена информацией и документами между разными звеньями бюрократической цепочки, что сократит время обработки заказа и получения результата по запросу;

• -    увеличение государственного и налогового контроля, увеличение зоны покрытия государственного мониторинга и администрирования, рост объема поступлений налоговых сборов и страховых взносов;

• -    сокращение сроков проведения мероприятий по государственному контролю, проведения проверок и т.п.;

• -    повышение эффективности государственного управления посредством приобретения большего контроля, проведение

работы по сокращению рисков снижения налоговых поступлений, роста преступности и контроля финансовых операций;

• -    увеличение прозрачности ведения бизнеса, что ведет к снижению барьеров входа и выхода на рынок и позволяет обеспечить честную конкуренцию;

• -    повышение конкурентоспособности национального бизнеса;

• -    стимулирование развития наукоемких технологий [4].

Место многофункциональных центров (МФЦ) в системе государственного документооборота можно охарактеризовать как специальные платформы-посредники, позволяющие сократить время взаимодействия граждан с представителями ведомств и ускорить получение результата.

Основная задача МФЦ – это осуществление принципа «единого окна», то есть создание единого места осуществления приема, регистрации и выдачи нужных документов физическим и юридическим ли- цам при предоставлении всех государственных муниципальных услуг, оказание физическим и юридическим лицам возможности получать единовременно множество взаимосвязанных государственных и муниципальных услуг.

Создание МФЦ можно рассматривать как один из комплексных методов повышения качества и доступности государственных и муниципальных услуг. Многофункциональные центры осуществляют оказание государственных и муниципальных услуг различным органам власти и муниципального самоуправления в непосредственной территориальной близости, в том числе в одном здании, отвечающего всем требованиям стандарта комфортности предоставления услуг [5].

Организация системы электронного документооборота в процессе предоставления государственных услуг представлена на рис. 1.

Информационные киоски

Центр телефонного обслуживания

Рис. 1. Место систем электронного документооборота в процессе предоставления государственных услуг [6]

Служба «Одного окна»

Многофункциональные центры

Портал государственных

Производственная система

Схема иллюстрирует, что МФЦ оказывает посредническую функцию между физическими и юридическими лицами и органами исполнительной власти. Качество организации электронного документооборота делает возможным быстро решать по- ставленные задачи, обрабатывать большие массивы информации, формировать базы данных, управлять безопасностью посредством ограничения прав входа в базы данных. Электронный документооборот в МФЦ позволяет гражданам наслаждаться удобством и безопасностью коммуникаций между государственными органами и физическими и юридическими лицами. Проведенное исследование обосновывает необходимость и важность организации электронного документооборота, приведены преимущества использования ЭДО в предоставлении государственных услуг.