Организация кадрового учета на предприятии

Кадровый учет на предприятии-это работа организации по отражению в документах всех изменений, происходящих не только в трудовой деятельности коллектива в целом, но и каждой единицы штата организации по отдельности. Кадровый учёт представляет собой непосредственно кадровый документооборот. Прежде чем организовывать кадровый учёт на предприятии, нужно познакомиться с законодательной базой, касающейся этого вопроса. Тем более, что нормативных актов, который относятся к кадровому делопроизводству, достаточно много. В их число входят не только законы, но и приказы, ведомственные постановления и различные ГОСТы.

Перечень нормативной документации, которая относится к кадровому учету, может включать в себя следующие нормативноправовые акты:

• 1.    Трудовой кодекс РФ.

• 2.    Федеральный закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

• 3.    Постановление Госкомстата России « Об утверждении унифицированных форм…» от 50.01.2004 № 1.

• 4.    Постановление Правительства РФ от 16.04.2003  №  225,

• 5.    ГОСТ Р 6.30-2003, определяющий порядок оформления документов ( утверждён постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

• 6.    Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 9 «о правилах заполнения трудовых книжек».

• 7.    Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, определяют перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения.

устанавливающее требования к ведению и хранению трудовых книжек на предприятии.

Организация кадрового учета на предприятии включает в себя следующие этапы (рис. 1):

Рис. 1. Этапы организации кадрового учета.

1. утверждение локальной документации. Исследование трудового законодательства предоставляет возможность определить перечень внутренних документов предприятия, без которых организация не может обойтись. В их число входят:

• •     правила внутреннего трудового распорядка;

• •     штатное расписание;

• •       отпускной график;

• •       положение об оплате труда;

• •      положение о работе с персональными данными работника;

• •       инструкции по охране труда.

• 2.    разработка и утверждение стандартных форм первичной учетной документации.

• 3.   утверждение типовых форм других кадровых документов,

• 4.   разработка и утверждение журналов и регистрационных книг.

которые не относятся к документам первичного учета.

Обязательными для ведения в кадровом делопроизводстве являются книги:

• •       регистрации приказов;

• •       регистрации трудовых договоров;

• •       учета трудовых книжек;

• •       учета военнообязанных сотрудников;

• •       учета отпусков;

• •      регистрации входящих и исходящих документов.

• 5.   формирование штатного расписания.

• 6.   разработка и утверждение стандартного трудового договора и

• должностных инструкций для работников;

• 7.    назначение ответственного за ведением кадрового учета члена

трудового коллектива.

Выбор ответственного лица за ведение кадрового учета на предприятии зависит от того, сколько работников трудится на предприятии, какие вопросы решает бухгалтер, юрист и так далее. На крупных предприятиях для этой цели имеется специалист по кадрам или создается специальный отдел. В менее крупных организациях кадровый учет ведет секретарь, бухгалтер или юрист, если он имеется. Но чаще всего – это бухгалтер.

В обособленном подразделении организация кадрового делопроизводства может быть осложнена тем, что это подразделение, во-первых, не обладает юридической самостоятельностью, во-вторых, чаще всего находится в удаленном от головной организации населенном пункте. Так как законодательством не предусмотрено отдельных требований и норм к кадровому делопроизводству в обособленных подразделениях, работодатель в праве лично решать, каким же образом нужно организовывать работу в таком случае. Может быть использовано одна из перечисленных ниже схем:

• 1.    Централизованная. Представляет собой передачу полномочий по работе с кадровыми документами единому отделу, который обслуживает как головную организацию, так и филиал. Лучше всего подходит для предприятий, которые имеют подразделения в одном регионе с ними.

• 2.    Децентрализованная. Предполагает создание кадровых служб не только в головном предприятии, но и в филиалах. Они выполняют фактически одинаковую работу в рамках подразделения. Но при этом обязанности и полномочия центральной кадровой службы могут быть шире, чем полномочия и обязанности кадровых служб филиала.

• 3.    Смешанная. Данная схема заключается в создании кадровых служб как в головной организации, так и в филиалах с разделением обязанностей. В этом случае оформлять трудовые договоры по всей компании может только кадровая служба центрального офиса, а налагать взыскания или хранить дела могут и кадровые службы филиала.

Другим не менее важным процессом является восстановление требуемого порядка в документах. Восстановление кадровой делопроизводства, с одной стороны, является более простым процессом, но с другой- может оказаться более сложным, так как понадобится найти недостатки в действующей системе.

Существуют несколько этапов, в рамках которых должно осуществляться восстановление кадрового делопроизводства:

• 1.     инвентаризация кадровых документов, существующих в

• 2.     проверка наличия, а также комплектности представленных

• 3.     изучение трудовых  договоров, которые  заключены с

• 4.     анализ штатного расписания, для того чтобы проверить полноту

• 5.     проверка наличия и правильности оформления трудовых

организации;

документов;

работниками;

отраженных в нем данных;

книжек работников.

Восстановление кадрового делопроизводства требует исключения всех недостатков и пробелов, которые были выявлены после инвентаризации кадровой документации.

Таким образом, кадровый учет очень важен на предприятии, а еще важнее его правильная организация. Ведь при неправильной организации кадрового учета соблюдать права работников затруднительно. Это становится причиной не только жесткого нарушения прав работников на предприятии, но и приводит к возможным правовым рискам при проведении проверок контролирующими органами. Своевременное выявление недостатков в системе кадрового учета повышает эффективность деятельности организации по работе с работниками, а также уменьшает риск правовых последствий.