Организация конфиденциального делопроизводства

Составные части делопроизводства:

• •    бумажное делопроизводство;

• •    электронное делопроизводство;

• •    системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила [1]:

• •    присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;

• •    обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;

• •    контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;

• •    организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;

• •    гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;

• •    создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;

• •    уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;

• •    запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;

• •    к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;

• •    хранение конфиденциальных документов только в сейфах;

• •    в делах или в архивах конфиденциальные документы

должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;

• •    включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;

• •    рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;

• •    система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;

• •    организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;

• •    отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;

• •    контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;

• •    организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

• 1    этап – создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

• 2    этап – закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

• 3    этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

• 4    этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

• 5    этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

• 6    этап – создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

  
  
  

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2,3].

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

• 1    этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

• 2    этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

• 3    этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

• 4    этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

• 5    этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

• 6    этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

• 7    этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

• 8    этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

• 9    этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

• 10    этап – создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажногоделопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

• •    бухгалтерия;

• •    учредительные документы;

• •    судебно-процессуальные документы;

• •    договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:

• •    доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

• •    отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:

• •    хранение документов:

• •    хранение документов у сотрудников;

• •    хранение документов в Секретариате.

• •    создание документов у исполнителя;

• •    издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);

• •    регистрация документа в Секретариате;

• •    движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;

• •    размножение документов (снятие копий);

• •    контроль за исполнением документов;

• •    создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;

• •    уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:

• •    Устав организации;

• •    «Коллективный договор»;

• •    правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;

• •    трудовой договор;

• •    заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации. Примерный план инструкции: • общие положения;

• •    определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;

• •    организация работы с конфиденциальными документами;

• •    порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;

• •    порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;

• •    контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;

• •    обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение. Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

• •    общие положения;

• •    правила составления и оформления документов;

• •    составление и оформление основных видов документов;

• •    организация документооборота:

• •    порядок движения и обработки входящих документов;

• •    порядок движения и обработки исходящих документов;

• •    порядок движения и обработки внутренних документов;

• •    регистрация документов;

• •    контроль исполнения документов;

• •    систематизация документов;

• •    разработка номенклатуры дел;

• •    формирование дел;

• •    подготовка документов к архивному хранению;

• •    экспертиза ценности документов;

• •    описание документов постоянного и временного сроков хранения;

  
  
  

• •    обеспечение сохранности дел;

• •    передача дел в архив;

• • приложения:

o примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

o перечень документов, на которых ставится печать;

o перечень документов, подлежащих утверждению;

o перечень документов, подлежащих согласованию;

o форма регистрационно-контрольной карточки;

o перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

o акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

o внутренняя опись документов дела;

o опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:

• •    порядок выносавноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;

• •    порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;

• •    порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;

• •    порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);

• •    порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;

• •    порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;

• •    порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

• •    системы электронного конфиденциального документооборота;

• •    системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;

• •    системы электронного конфиденциального информационного хранилища;

• •    системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:

• •    возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;

возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов; возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;

возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:

электронной почты;

корпоративной компьютерной сети;

устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).

работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).

создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:

дата создания, получения, исполнения; регистрационный номер;

фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;

права доступа;

степень конфиденциальности;

количество листов и т.д.

разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.

получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.

работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).

контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов. осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.

поиска электронных документов по:

• o    реквизитам;

• o    ключевым словам;

• o    содержанию;

• o    дате создания;

• o    контрольным срокам;

• o    исполнителю и т.д.

анализа электронных документов по:

• o    тематике;

• o    проблематике;

• o    исполнителям;

• o    резолюциям;

• o    дате создания и т.д.

  
  

• •    дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.

• •    разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:

• •    систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;

• •    гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;

• •    отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;

• •    обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;

• •    организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;

• •    уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;

• •    упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;

• •    обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

• •    блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;

• •    блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;

• •    блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;

• •    блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

• 1    рубеж – системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

• 2    рубеж – системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;

• 3    рубеж – системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:

• •    криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных «цифровых сейфов» пользователей на сервере;

• •    защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;

• •    защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;

• •    защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;

• •    защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);

• •    мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:

• o    контроль и защиту электронного документа от просмотра;

• o    контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;

• o    контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;

o разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности

• o    контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;

• o    защиту от вредоносных программ (вирусов);

o парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:

• •    системы перевода бумажного документа в электронный документ;

• •    системы перевода электронного документа в бумажный документ;

• •    системы электронного контроля за бумажным документооборотом;

• •    системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.