Организация первичного учета расчетов с подотчетными лицами в СПК «Агидель» Бурзянского района РБ

В      процессе      финансово-хозяйственной      деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д.

Все хозяйственные операции, связанные с учетом расчетов с подотчетными лицами в СПК «Агидель» Бурзянского района РБ, оформляются соответствующими документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов несет руководитель кооператива.

Направляя сотрудника в командировку руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для подотчетного лица. В документе указываются должность работника, место назначения, дата начала и окончания командировки, ее цель. На основании служебного задания издается приказ руководителя кооператива о направлении работника в командировку. С приказом работника знакомят под его подпись. Затем при выдаче денежных средств под отчет оформляется расходный кассовый ордер, в котором кроме обязательных реквизитов, указывается фамилия, имя и отчество подотчетного лица, цель выдачи наличных и сумма прописью. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением.

Согласно правилу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утвержден постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749) по возвращении из командировки работник представляет кооперативу авансовый отчет об израсходованных суммах и отчет о выполненной работе в командировке. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольнокассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем, после чего принимаются к учету. Остатки неиспользованных денежных средств, сдаются по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Если утеряны некоторые документы, которые подтверждают факт нахождения сотрудника в командировке (билеты, чеки, квитанции из гостиницы и др.), то бухгалтер списывает их в расходы.

К недостаткам учета в СПК «Агидель» Бурзянского района РБ относиться, что принятые материалы к учету, приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи. Кроме того имеются следующие недостатки: отражены в учете командировочные расходы не в месяц их утверждения; под отчет из кассы выдаются суммы водителю для приобретение ГСМ при отсутствии авансового отчета по ранее полученной в подотчет сумме и отражение в учете операции удержания остатка ранее выданной в подотчет суммы, не возвращенного в установленные сроки, не соответствует порядку, отраженному в Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета.

Поэтому рациональная организация учета расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций.