Организация учетной работы с применением автоматизированной формы обработки информации

Любая бухгалтерская программа не заменяет профессиональные должностные обязанности бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые учетные действия. Зачастую при работе с автоматизированными формами обработки учетной информации приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, когда соответствующий документ появляется значительно позже. Данная практика противоречит правилам бухгалтерского учета, однако в действительности она встречается достаточно часто. Важно, чтобы программа позволяла не только изменять документы задним числом, но и изменения не нарушали все дальнейшие учетные операции, выполненные после составления документа [3].

Современные программы часто предполагают полную автоматизацию бухгалтерской работы, но на практике ограничиваются учетом и хранением первичных документов, выполнением простых расчетов, а также построением отдельных видов аналитических отчетов. Любая учетная задача, встающая перед бухгалтерской службой, отражается в программе, автоматически формируя необходимую последовательность учетных действий.

Бухгалтерский и налоговый учет в РФ, в соответствии с законом №402-ФЗ «О Бухгалтерском учете» ведется на основании первичных документов, следовательно первая задача любой бухгалтерской программы - автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов [1].

Существует несколько вариантов ввода информации при применении автоматизированной формы обработки учетных данных,что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации (рис. 1).

Рисунок 1. Варианты ввода информации при применении автоматизированной формы обработки учетных данных

Поступившие в бухгалтерскую службу первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета [2, с. 13]. Учетные регистры для целей автоматизаций учета классифицируются по признакам представленным на рисунке 2[4,с.34].

Рисунок 2. Учетные регистры

Бухгалтерсмкие книги Карточки Свободные листы Контокоррентные Инвентарные Многоколончатые

Хронологические Систематические Комбинированные

Синтетические Аналитические

Одностронние Двухсторонние Многографные Линейные Шахматные

Автоматизированная форма заполнения первичных документов и заплнению учетных регистров не заменяет их печатных аналогов. Сотрудник бухгалтерской службы отслеживает и формирует архив документов по заданному участку учетной работы.

Организация автоматизированной формы учетно – аналитической информации так же предполагает грамотную настройку параметров учета и учетной политики экономического субъекта в програмном продукте.

Для организации учетной работы с применением автоматизированной формы обработки информации необходимо использовать эффективные информационно – учетные системы. Современный рынок IT – техналогий предлагает разнообразный выбор програмных продуктов, помогающих организовать бухгалтерский и налоговый учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с контрагентами.