Организация внутреннего контроля основных средств на предприятии

С возникновением рыночной конкуренции перед российскими коммерческими организациями встает задача структурной перестройки системы корпоративного управления в целях обеспечения конкурентоспособности, эффективного функционирования и развития организации в перманентно меняющихся условиях хозяйствования. Одним из главных элементов системы управления организацией является система внутреннего    контроля.    В    настоящее    время    внутренний

(внутрихозяйственный) контроль в российских организациях приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация и регулирование, учет, анализ). В более широком смысле, в конкурентной среде рыночных отношений эффективная системы внутреннего контроля является одним из главных условий успешной деятельности коммерческой организации.

Внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений.

Менеджеры компании должны, во-первых, поставить цели и определить задачи компании и отдельных подразделений и построить соответствующую этому структуру организации. И, во-вторых, обеспечить функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделения полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и решения стоящих задач.

Внутренний контроль основных средств является одним из важных направлений деятельности организации. Для того чтобы организация эффективно осуществляла свою деятельность необходимо наличие определенных средств и источников. Одним из таких источников являются основные средства.

На сегодняшний день, в экономически развитых странах, уделяется большое внимание построению системы внутреннего контроля. В России становление внутреннего контроля находится в «стадии развития». Введение таких служб на предприятии не налажено. При исследовании вопросов, касающихся системы внутреннего контроля можно констатировать наличие повышенного интереса к данной экономической категории на протяжении последних десяти лет. С другой стороны, общепризнанного подхода к определению и построению системы внутреннего контроля нет.

Построение системы внутреннего контроля опирается на зарубежный опыт, в частности, на концепцию внутреннего контроля, разработанной американским Комитетом спонсорских организаций Комиссии Тредуэя (COSO), и принятой за основу построения внутреннего контроля во многих странах мира, в том числе и при разработке российского банковского законодательства в области внутреннего контроля. Однако, в указанной концепции, а также в доступной методической литературе по системе риск-ориентированного внутреннего контроля слабо разработан механизм его организационного, методического и информационного обеспечения, что затрудняет применение этой концепции на практике.

Принимая во внимание, что в условиях рыночной экономики резко возрастает разнообразие хозяйственных операций, а также усложняются хозяйственные связи внутри корпораций, организация сплошного внутреннего контроля становится и излишне трудоемкой и малоэффективной, поскольку ликвидировать последствия наступившего отклонения от заданной цели намного дороже, чем предупредить его наступление. Особенно это актуально для крупных предприятий со сложной административной и производственной структурой.

В основном, вопросы построения эффективной и современной системы внутреннего контроля обсуждаются либо на специально организуемых конференциях и тренингах, либо на страницах профессиональных журналов и газет.

В процессе исследования использовались различные источники информации: нормативно-правовые акты, монографии, публикации в специализированной печати и прессе, первичные учетные документы, отчетность предприятия.

Переход экономики России к рыночным методам ведения хозяйствования выдвинул объективную необходимость значительного повышения внимания к вопросам организации контроля, как на государственном, так и внутрихозяйственном уровне. Появление предприятий различных организационно-правовых форм и класса частных собственников, способствовало созданию независимого финансового и управленческого контроля в целях обеспечения достоверной информацией о деятельности хозяйствующего субъекта для всех заинтересованных участников хозяйственного оборота (менеджеров-управленцев, собственников, кредиторов и др.), а также пользователей финансовой информации (инвесторов, контрагентов, налоговых органов и т.п.) [8, c. 12].

Отечественные предприятия для успешного развития своего бизнеса на российском и мировом рынках должны быть готовы к жесткой и конкурентной борьбе. Конкурентоспособность складывается из двух основных факторов – способности на выгодных условиях привлекать инвестиции и умении эффективно использовать имеющиеся у компании ресурсы. Поэтому хозяйствующие субъекты нуждаются в проверках, вскрывающих недостатки в управлении до того, как они будут обнаружены внешними контролирующими органами, так как это способствует определению причин, их порождающих, выявлению резервов производства и возможностей для повышения эффективности бизнеса. В этих условиях для успешной работы организации необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого является постоянно действующая система внутреннего (внутрихозяйственного) контроля.

Отечественные и зарубежные исследователи дают различную трактовку понятия «внутренний (внутрихозяйственный) контроль организации».

По словам В. В. Бурцева внутренний контроль организации – это осуществление субъектами организации, наделенными соответствующими полномочиями (субъекты внутреннего контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

• •    определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

• •    сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой организации, заданной извне либо основанной на рациональности;

• •    оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степень их влияния на аспекты функционирования организации;

• •    выявление причин данных отклонений [2, c. 100].

Л. В. Сотникова считает, что система внутреннего контроля – это совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая включает организованные внутри данного экономического субъекта и его силами надзор и проверку:

• •    точности и полноты документации бухгалтерского учета;

• •    своевременности подготовки достоверной отчетности;

• •    предотвращения ошибок и искажений;

• •    исполнения приказов и распоряжений;

• •    обеспечения сохранности имущества организации [6, c. 555].

• А.    В. Евдокимова подчеркивает, что внутренний контроль – это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для                   предприятия [4, c.

По определению С. И. Жминько внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений [5, c. 67].

• В.    И. Подольский и А. А. Савин рассматривают систему внутреннего контроля как всю политику и процедуры (средства внутреннего контроля), принятые руководством субъекта для содействия и реализации целей руководства, предусматривающих, насколько это практически выполнимо, упорядоченное и эффективное ведение бизнеса, включая строгое следование политике руководства, обеспечение сохранности активов, предотвращение и обнаружение фактов мошенничества и ошибок, аккуратность и полноту бухгалтерских записей, а также своевременную подготовку достоверной финансовой информации [7, c. 551].

В ходе исследования различных трактовок понятия «внутренний контроль организации» мы можем дать свое определение внутреннего контроля.

Внутренний контроль – это процесс, направленный на обеспечение достижения следующих целей: обеспечение своевременного выявления и анализа рисков, эффективного и результативного использования ресурсов организации, сохранности активов, соблюдения законодательных требований и предоставления достоверной отчетности.

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

• 1.    Осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия.

• 2.    Обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия.

• 3.    Обеспечение сохранности имущества предприятия [3, c. 18].

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение следующих задач:

• 1.    Отражение в бухгалтерской (финансовой) отчетности верного и объективного представление о предприятии в целом.

• 2.    Эффективность использования средств предприятия и их сохранность.

• 3.    Своевременность выявления отклонений от планов, их анализ и контроль.

• 4.    Оптимальное использование внутренней отчетности уполномоченными лицами для принятия управленческих решений.

Как видно из содержания поставленных задач, система внутреннего контроля – это достаточно сложный процесс, неотъемлемой частью которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-предприятия. Система внутреннего контроля – это своеобразная организация контрольных мероприятий внутри организации (предприятия).

Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля – это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

Первый этап. Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, организационной структурой, а также с ее возможностями.

Второй этап. Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, в какой области имеет конкурентные преимущества, какую нишу занимает на рынке), а также комплекса мероприятий, способных привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке.

Документальное закрепление деловой концепции организации должно сопровождаться созданием положений о финансовой, производственнотехнологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики (финансовой, инвестиционной и т.д.), и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемого для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансовохозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.

Третий этап. Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т. д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.

Четвертый этап. Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансовохозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

Пятый этап. Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения).

Служба внутреннего аудита или контроля может быть создана в организации в виде отдела как самостоятельной организационной единицы, входящей в состав системы управления и наделенной функцией контроля фактов финансово-хозяйственной жизни экономического субъекта. При формировании такого отдела необходимо решить ряд задач в следующей последовательности:

• 1.    Определение спектра общих целей и задач стратегического характера, для достижения которых создается отдел внутреннего аудита.

• 2.    Проведение всестороннего анализа организации, установление структуры отдела внутреннего аудита, фиксация «слабых» мест в системе внутреннего контроля и т.д. Выявление «точек приоритета» по повышению эффективности работы.

• 3.    Определение места внутреннего аудита и степени его интеграции с другими отделами организации.

• 4.    Разработка нормативных документов внутреннего аудита.

• 5.    Формирование штата отдела внутреннего аудита, его технической базы.

• 6.    Модернизация системы управления  на основе внедрения

стратегического контроллинга.

Количество этапов оценки системы контроля зависит от индивидуальных особенностей экономического субъекта, подвергающегося проверке.

Для эффективной работы системы внутреннего контроля необходимо выполнение следующих функций:

• 1.    Проверка соблюдения действующих нормативно-правовых актов и учредительных документов при составлении внутренних документов организации.

• 2.    Контроль исполнения приказов и распоряжений.

• 3.    Проверка правильности ведения бухгалтерского учета и достоверность бухгалтерской отчетности.

• 4.    Проверка наличия, состояния и обеспечение сохранности имущества предприятия.

• 5.    Оценка влияния внешних факторов на деятельность предприятия.

• 6.    Контроль рационального и экономного расходования ресурсов.

• 7.    Обеспечения соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.

• 8.    Контроль за отдельными элементами системы внутреннего контроля.

• 9.    Организация подготовки к проведению внешнего аудита.

• 10.    Организация подготовки к проверкам налоговых и других контрольных органов.

• 11.    Разработка предложений и рекомендаций по устранению выявленных недостатков [4, c. 15].

Исходя из функций внутреннего контроля, можно выделить управленческий и финансовый контроль. Управленческий контроль – это процесс влияния менеджеров на работников предприятия для эффективной реализации организационной стратегии, при этом его главной задачей является контроль по центрам ответственности. Иначе, необходима система отражения, обработки и контроля плановой и фактической информации на входе и выходе центра ответственности.

Важно организовать действенную систему управленческого контроля, что позволит руководству предприятия делегировать свои полномочия по управлению затратами подчиненным, которые могут более детально ориентироваться в обстановке на местах.

Финансовому контролю подвергается документооборот между подразделениями и предприятием при этом, проверке подвергается определение валового дохода подразделения исходя из стоимости произведенной продукции, работ, услуг в оценке по учетным ценам за вычетом стоимости ресурсов, отчислений в фонды, обязательных платежей.

Прежде чем приступить к осуществлению финансового контроля, нужно проработать все внутренние документы, регламентирующие деятельность соответствующего подразделения, это могут быть решения, распоряжения, положения, внутренние локальные нормативные акты.

С помощью финансового контроля руководство предприятия может осуществлять эффективное финансово-хозяйственное управление. Осуществление финансового контроля на предприятии также связано с обнаружением отклонений от принятых стандартов и нарушений принципов законности, эффективности и экономии расходования материальных ресурсов на возможно более ранней стадии. Это позволяет принять корректирующие меры, привлечь виновных к ответственности, получить компенсацию за причиненный ущерб, осуществить мероприятия, направленные на предотвращение таких нарушений в будущем.

В своей деятельности внутренний контроль использует следующие виды контроля:

• 1.    Документальный контроль – это контроль, осуществляемый субъектами, организационно и функционально независимыми в своей деятельности от объекта контроля, заключающийся в установлении сущности и достоверности финансово-экономических операции по данным первичной документации, учетных регистров и отчетности, в которых она нашла отражение.

Методы документального контроля – это приемы и способы установления сущности и достоверности финансово-экономических операций по данным первичной документации, учетных регистров и отчетности, в которых они нашли отражение, т.е. в финансовом (бухгалтерском), управленческом и статистическом учетах. К ним относятся:

• •    Информационное моделирование – это способ, с помощью которого предмет контроля представляется в виде информационной модели. При формировании модели надо обеспечить полноту характеристики предмета контроля, отбор существенных переменных и представление их в форме, наиболее удобной для восприятия и анализа. Цель моделирования в контроле – получение необходимой информации о предмете для последующего изучения его состояния, участия в процессах расширенного воспроизводства, выявления отклонений и возмущений, выработки решения

регулирования в пределах плановых параметров. При моделировании используется нормативно-правовая, договорная, учетная, отчетная и другая информация о предмете контроля. В этом представлении информационной моделью можно считать основные фонды, товарно-материальные ценности, денежные средства, отраженные в системе плановой, договорной, нормативно-правовой и учетной информации.

• •    Документальная ревизия – это наиболее полная форма последующего финансового контроля. Под документальной ревизией понимают систему контрольных действий по проверке законности и обоснованности хозяйственных операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учёте и отчётности [9].

• •    Инспектирование – совокупность приемов и способов проверки записей, документов, материальных активов, для получения доказательств различной степени надежности по их характеру, источнику, по эффективности средств внутреннего контроля за процессом их обработки.

• •    Запрос – совокупность приемов поиска информации у осведомленных лиц в пределах или за пределами объекта контроля. Запрос по форме может быть как официальным письменным запросом, адресованным третьим лицам, так и неформальным устным вопросом, адресованным работникам объекта контроля.

• •    Подтверждение – совокупность способов получения ответа на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях (например, запрашивают подтверждение о дебиторской задолженности у самих дебиторов).

• 2.    Физический контроль. Физические способы контроля подразумевают охрану имущества (банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи с «секретом»), ограничение доступа к нему и проведение периодической инвентаризации.

• 3.    Фактический контроль – это контроль, осуществляемый субъектами, организационно и функционально независимыми в своей деятельности от объекта контроля, который состоит в определении действительного, реального состояния предмета проверки путем перерасчета, взвешивания, обмера, лабораторного анализа и других методов проверки.

Методами фактического контроля являются:

• •    Инвентаризация, которая заключается в том, что исследование наличия и состояния предмета проводится путем осмотра, пересчета, взвешивания, обмера, запроса и подтверждения. В финансовом контроле она применяется как основной методический прием фактического контроля сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, состояния расчетно-кредитных отношений и других активов и пассивов объединения, предприятия [10].

В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях:

• 1.    При передаче имущества организации в аренду, его выкупе и продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.

• 2.    Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет).

• 3.    При обмене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел).

• 4.    При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей.

• 5.    В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

• 6.    При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации [1].

• •    Контрольные замеры работ. Прием фактического контроля, применяемый в процессе проверки в натуре выполненных строительномонтажных работ, а также другими контролирующими органами при проведении фактического контроля объемов производства работ и разных услуг.

• •    Выборочное наблюдение. Прием статистического исследования качественных характеристик хозяйственного процесса. Используется в финансовом контроле в случаях, когда сплошной контроль технически невозможен.

• •    Сплошное наблюдение. Прием статистического исследования фактического состояния изучаемых объектов (проведение хронометражных наблюдений при контроле норм выработки, использования рабочего времени работников за отчетный период и т. д.).

• •    Различные экспертизы. Приемы экспертных оценок, применяемые технологическими, бухгалтерскими, криминалистическими и прочими экспертизами в исследовании специальных вопросов, имеющих взаимосвязь с финансовым контролем.

• •    Служебное расследование. Совокупность приемов проверки соблюдения должностными лицами, рабочими и служащими нормативных правовых актов, регулирующих производственные отношения в различных звеньях экономики. Применяются в основном при проверке нарушения

действующего законодательства, возникновении материального ущерба и т. д.

• •    Эксперимент. Научно поставленный опыт в соответствии с целью финансового контроля для проверки результатов планируемых или выполненных процессов. Производится эксперимент в точно учитываемых условиях, позволяющих следить за ходом планируемого процесса или соблюдением его повторения в заданных условиях.

Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием.

Таким образом, внутренний контроль – это процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений. Он является одним из важнейших элементов управления и обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение.

Система внутреннего контроля – инструмент, призванный содействовать повышению эффективности и достижению поставленных целей, предотвращению возможных убытков и потерь. Практика показывает, что инвестиции в систему внутреннего контроля окупаются в течение полугода, а затраты на поддержание действующей системы существенно ниже, чем стоимость выявляемой неэффективности.

Основные средства – это часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых больше одного года.

Одним из направлений в работе службы внутреннего контроля организации является контроль операций с основными средствами. Цели внутреннего контроля основных средств заключаются в обеспечении приобретения необходимых основных средств наиболее экономичным способом, верном учете, физической сохранности, безопасности работы и поддержании этих средств в рабочем состоянии; обеспечении выбытия ненужных основных средств по как можно более высокой цене.

Система внутреннего контроля предполагается контроль за приобретением, воспроизводством, учетом, использованием, сохранностью, надежностью, ремонтом и выбытием основных средств.

Преимущественными направлениями внутреннего контроля основных средств являются:

• •    операции по учету основных средств должны быть отделены от учета обычных поставок и реализации;

• •    основные средства не должны заказываться без соответствующей санкции;

• •    приобретенные активы должны быть защищены от краж, злоупотреблений, случайной гибели или преждевременного старения;

• •    основные средства должны соответствующим образом отражаться в учете;

• •    выбытие основных средств без надлежащего санкционирования не должно осуществляться;

• •    амортизационные отчисления согласно утвержденной учетной политике должны отражаться в учете и включаться в себестоимость.

Основными источниками информации об основных средствах служат первичные документы: акты приема-передачи в эксплуатацию основных средств, накладные на внутреннее перемещение и другие.

Прежде всего, необходимо вести контроль за тем, как ведется аналитический учет основных средств. Такой учет организуется по отдельным объектам, каждому из которых присваивается инвентарный номер на весь период его эксплуатации. Пообъектный учет ведется в инвентарных карточках или книгах. Необходимо проверить, как ведутся карточки или книги, а также правильность присвоения шифра амортизационных отчислений и наличие всех справочных данных.

При контроле учета, отчетности и использования основных средств необходимо установить следующее:

• 1.    Обеспечен ли контроль за наличием и сохранностью основных средств.

• 2.    Правильно ли отнесены предметы к основным средствам и сгруппированы согласно классификации, принадлежности и характеру участия в производственном процессе.

• 3.    Правильно ли произвели оценку основных средств в учете.

• 4.    Правильно ли оформлены и отражены в учете операции по поступлению и выбытию основных средств.

• 5.    Правильно ли начислены и отражены в учете износ и ремонт основных средств.

• 6.    Правильно ли отражены данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерском учете и отчетности.

• 7.    Приняты ли меры по обеспечению сохранности основных средств [3, c. 68].

Для этого необходимо установить:

• •    назначены ли приказом руководителя предприятия материальноответственные лица, отвечающие за сохранность основных средств (есть ли письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности);

• •    соответствуют ли должности материально-ответственных лиц перечню должностей и работ предприятия;

• •    созданы ли условия для обеспечения сохранности материальных ценностей (шкафы, сейфы, закрываемые помещения и т.д.);

• •    оборудовано ли помещение пожарно-охранной сигнализацией;

• •    организован ли порядок вывоза материальных ценностей с территории предприятия;

• •    проводится ли инвентаризации.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49, инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств [1]. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действуюшая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.); возможно включение представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций [1].

Документ о составе комиссии (унифицированная форма ИНВ-22) (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНВ-23).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о финансовых обязательствах и фактических остатках основных и денежных средств, запасов, товаров, другого имущества, обеспечивает правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Лицо, уполномоченное на проведение внутреннего контроля проверяет, как и когда была проведена последняя инвентаризация, какие были выявлены ошибки и как они исправлены. Если инвентаризация основных средств не проводилась более двух-трех лет, то необходимо ее провести. Это позволит более качественно провести последующую проверку.

Для эффективной работы предприятия и адекватного контроля операций с основными средствами должны быть соблюдены следующие условия:

• 1.    Все приобретения основных средств должны надлежащим образом утверждаться, необходимо использовать специальные типовые бланки заказов.

• 2.    Все поступления основных средств должны оперативно и точно фиксироваться в журнале поступления основных средств.

• 3.    Важнейшие приобретения должны утверждаться на основе детальных расчетов и оценки инвестиционных проектов. Необходимо обеспечить полное документирование всего процесса.

• 4.    Метод начисления и нормы амортизации должны надлежащим образом утверждаться и применяться последовательно и неукоснительно. Амортизационные отчисления должны точно разноситься по соответствующим счетам основных средств с использованием специально разработанной таблицы «Расчет амортизационных отчислений».

• 5.    Основные средства должны устанавливаться и эксплуатироваться строго в соответствии с инструкцией производителя. Небрежность может вызвать сбой или остановку производства и/или травмы работников и вытекающий из этого ущерб. Проверки безопасности и рабочего состояния основных средств должны проводиться регулярно.

• 6.    Необходимо регулярно проводить мероприятия по поддержанию основных средств в рабочем состоянии и проверке их функционирования.

• 7.    Все документы, подтверждающие право собственности, должны храниться в надежном месте.

• 8.    Санкционирование выбытия основных средств должно осуществляться лицом, не связанным с функциями их приобретения, учета и охраны.

• 9.    Предложения по выбытию основных средств должны подтверждаться соответствующей документацией, касающейся оценки срока службы, остаточной стоимости, обоснования выбытия и необходимости замены.

• 10.    Все выбытия основных средств должны оперативно и точно отражаться в бухгалтерском учете (журнал выбытия) основных средств.

Так как основные средства являются составляющей материальной базы производства, то их наличие и использование важно для результативности предприятия, потому что они повышают качество общественного производства и значительно увеличивают отдачу капитальных вложений. Следовательно, одной из важных задач внутреннего контроля является проверка поступления, перемещения и выбытия основных средств.