Организация внутреннего контроля в бюджетных учреждениях

Новый закон о бухгалтерском учете обязал экономический субъект организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. К экономическим субъектам относятся и бюджетные учреждения. Исполнение данной обязанности по-прежнему вызывает и у главных бухгалтеров, и у руководителей учреждений немало вопросов, касающихся порядка организации данного контроля. Например, надо ли разрабатывать положение о внутреннем финансовом контроле и если надо, то какую информацию оно должно отражать? Кто будет проводить мероприятия по внутреннему контролю, если в штатном расписании отсутствует штатная единица "ревизор"? Какова ответственность работников за нарушения, выявленные в ходе проведения внутреннего контроля?

В бюджетных учреждениях, как правило, штат работников небольшой, что не позволяет иметь не только контрольноревизионный отдел, но и ревизора. Поэтому функции ревизора очень часто возлагают на главного бухгалтера. Это связано с тем, что в его должностные обязанности согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России № 37, в том числе входит:

• -    руководство работой по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа;

• -    обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов;

• -    оказание методической помощи руководителям подразделений и другим ра-

• ботникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.

Таким образом, уже в силу своих должностных обязанностей главный бухгалтер наделен контрольными функциями. Поэтому функции по организации и проведению внутреннего контроля должен выполнять главный бухгалтер, в крайнем случае, его заместитель. Можно выделить следующие основные элементы системы внутреннего контроля бюджетного учреждения:

• -    наблюдение за работой бюджетного учреждения и ее проверка;

• -    выявление допущенных отклонений и нарушений;

• -    принятие мер по предупреждению и устранению нарушений.

Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку:

• 1)    соблюдения требований бюджетного законодательства;

• 2)    точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;

• 3)    предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

• 4)    исполнения приказов и распоряжений руководства учреждения;

• 5)    контроля за сохранностью финансовых и нефинансовых активов учреждения.

Учреждению, как получателю бюджетных средств, следует организовать систему внутреннего контроля на основе норм Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. В соответствующих формах отчетности бюджетному учреждению в обязательном порядке следует указать тип и наименование контрольных мероприятий, выявленные нарушения и принятые меры по их устранению. Перечисленные сведения характеризуют результаты проведенных в отчетном периоде мероприятий по внутреннему контролю за соблюдением требований бюджетного законодательства и финансовой дисциплины, эффективным использованием материальных и финансовых ресурсов, а также за правильным ведением бюджетного учета и составлением бюджетной отчетности. Этот факт говорит о том, что учреждению, как получателю бюджетных средств, следует очень серьезно подходить к организации системы внутреннего контроля. Предварительными условиями, объективно необходимыми для правильного и результативного функционирования системы внутреннего контроля, следует признать наличие:

• — сформированной нормативной базы;

• - созданных специальных либо наделенных соответствующими полномочиями структурных подразделений и установление им задач в данной области, закрепление прав, обязанностей, а также ответственности за их неисполнение.

В системе внутреннего контроля бюджетного учреждения задействованы в той или иной степени все сотрудники. При этом кто-то больше контролирует, а кто-то чаще исполняет обязательные предписания. Исполнителями и контролерами в одном лице, которые участвуют во многих контрольно-ревизионных мероприятиях, можно считать работников бухгалтерии, так как именно через бухгалтерию проходят почти все документы бюджетного учреждения, которые обрабатываются и принимаются к бухгалтерскому учету. Но было бы ошибочно считать, что всю работу по внутреннему контролю можно возложить на учетных работников.

При наличии возможностей руководитель может поручить заняться внутренним контролем отдельному подразделению или комиссии по внутреннему контролю учреждения. В состав такой комиссии могут входить работники администрации, бухгалтерии, юридической службы и т.д. Главное при этом, чтобы подразделение контроля было независимым и представляло отчеты только назначившему его руководству. Тогда объективность выводов такой службы может быть не ниже оценки состояния дел в учреждении, которая дается внешними ревизорами - государственными органами.

В целом внутренний контроль является процессом управления деятельностью учреждения. Его цель - эффективное использование бюджетных средств, сохранность финансовых и нефинансовых активов учреждения, соблюдение законодательных требований и представление достоверной отчетности. Система может включать иные мероприятия и вопросы, подлежащие внутреннему контролю в учреждении.

Вся работа по внутреннему контролю должна осуществляться по определенным правилам, зафиксированным в отдельном Положении о внутреннем контроле. Такое Положение должно стать приложением к Учетной политике учреждения или может быть утверждено отдельным локальным актом. Кроме того отдельным приказом утверждается комиссия, на которую возложены функции по проведению внутреннего контроля.

От правильности создания и исполнения Положения о внутреннем контроле во многом зависит финансовый порядок в учреждении. В связи с этим предлагается авторский вариант данного положения, в котором отражены все вопросы, касающиеся проведения внутреннего финансового контроля в бюджетном учреждении.

Положение о внутреннем контроле учреждения

1.    Общие положения

Положение о внутреннем контроле разработано в целях повышения эффективности системы управления.

Положение определяет основные цели, принципы, требования и структуру внутреннего контроля учреждения.

При организации внутреннего контроля в учреждении следует руководствоваться следующими нормативноправовыми актами:

• -    Бюджетным Кодексом РФ;

• —    Налоговым Кодексом РФ;

• —    Трудовым Кодексом РФ;

• - ГражданскимКодексом РФ;

• -    Федеральным Законом «О бухгалтерском учете»;

• —    Федеральным законом «О некоммерческих организациях»;

• -    локальными нормативными актами.

2.    Основные задачи

• —    контроль за соблюдением законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, правовых актов субъектов РФ;

• —    исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;

• -    законность совершения кассовых операций;

• -    организация учета и обеспечение сохранности имущества;

• —    установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников.

В соответствии с предъявляемыми требованиями первичные документы в учреждении должны:

• —    оформляться в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания;

• -    содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете;

• —    соответствовать типовым унифицированным формам;

• -    соответствовать формам документов, описанным в учетной политике.

Кроме того, бухгалтерские справки, содержащие обоснование исправлений в случаях, когда в бухгалтерский учет вносят исправления, специальные расчеты, должны быть изложены просто и ясно во избежание двусмысленного толкования.

3* Система внутреннего контроля

Под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры, процедур и методик, принятых и утвержденных руководством учреждения в качестве средств для эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организацию внутри учреждения и его силами надзора и проверок:

• -    соблюдения требований законодательства;

• —    точности и полноты документации бухгалтерского учета;

• -    предотвращение ошибок и искажений;

• —    обеспечение сохранности имущества учреждения.

Система внутреннего контроля позволяет следить за эффективностью работы отдельных структурных подразделений учреждения, добросовестностью выполнения работниками возложенных на них должностных обязанностей.

Среди форм внутреннего контроля выделяется предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется до совершения финансовых операций, на стадии принятия управленческих решений по формированию и утверждению планов финансовой деятельности, смет доходов и расходов, договоров, обязательств и других соглашений.

Целью предварительного контроля является эффективное использование государственных средств на основе законодательных, нормативно-правовых актов, стандартов и правил. Предварительный контроль направлен на предотвращение финансовых нарушений на стадии рассмотрения и оценки обоснованности формируемых доходов и целесообразности предлагаемых расходов.

Предварительный контроль в учреждении осуществляют юридическая и финансово-экономическая службы учреждения на этапе заключения договоров, соглашений и других документов.

Текущий контроль осуществляется на стадии совершения финансовых операций по формированию, распределению и использованию финансовых ресурсов,

Целью текущего контроля является соблюдение финансовой дисциплины и предотвращение финансовых нарушений. Текущий контроль деятельности учреждения осуществляет бухгалтерская служба на основании проверки документов.

Последующий контроль осуществляется по итогам совершения финансовых операций, путем анализа и проверки финансовой и бухгалтерской документации, отчетности, определяется состояние финансовой дисциплины, выявляются нарушения, намечаются пути предупреждения и меры их устранения.

Работа комиссии внутреннего контроля организуется по следующим направлениям проверки:

• -    проверка соблюдения действующего законодательных и нормативных актов;

• -    проверка соблюдения норм Учетной политики;

• —    проверка правильности расчетов с поставщиками и подрядчиками по заключенным договорам;

• -    проверка правильности расчетов с персоналом учреждения по оплате труда, расчетов с внебюджетными фондами по начислениям на оплату труда;

• -    проверка правильности расчетов с бюджетом - по налогам и сборам;

• -    проверка правильности и своевременности отражения операций в бухгалтерском учете;

• —    проверка правильности, полноты и своевременности отражения в учете доходов и расходов по приносящей доход деятельности;

• -    проверка организации сохранности имущества и активов учреждения;

• -    проверка полноты и правильности документального оформления бухгалтерских операций;

• -    проверка достоверности отчетности, предоставляемой руководству учреждения и внешним организациям, фондам.

Внутренний контроль в учреждении осуществляет комиссия, созданная приказом руководителя и состоящая из работников администрации, бухгалтерии и юридического отдела. В зависимости от индивидуального плана — программы проверки в состав комиссии возможно привлечение других специалистов. Приказом руководителя также утверждаются:

• -    объекты проверки;

• -    период, за который проводится проверка;

• —    срок проведения проверки;

• -    ответственные исполнители.

4.    Права комиссии по проведению внутренних проверок

Перед внутренней проверкой разрабатывается индивидуальная программа проверки в соответствии с целями и задачами на основании общего плана проверок и утверждается руководителем.

Для обеспечения эффективности внутреннего контроля группе проверяющих по проведению внутренних проверок предоставляются следующие права:

• -    по проверке соответствия финансово-хозяйственных операций действующему законодательству;

• -    по проверке правильности составления бухгалтерских документов и своевременного их отражения в учете;

• -    по возможности входить в помещение проверяемого объекта, а также в помещения, используемые для хранения документов, кассы, компьютерной обработки данных и хранения данных на машинах носителях, с обязательным привлечением главного бухгалтера;

• -    по проверке наличия денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности в кассе учреждения;

• -    по проверке правильности применения ККМ, исключая из сроков, в которые такая проверка может быть проведена, период выплаты зарплаты;

• -    по проверке всех без исключения учетных бухгалтерских регистров;

• -    по проверке планов финансовохозяйственной деятельности, смет, расчетов и т.д.;

• -    по ознакомлению со всеми учредительными и распорядительными документами (приказами, распоряжениями, указаниями руководства учреждения), регулирующими финансово-хозяйственную деятельность;

• -    по ознакомлению с перепиской подразделения с вышестоящими организациями, юридическими и физическими лицами (жалобы, заявления);

• -    по обследованию производственных и служебных помещений (могут преследоваться цели, не связанные напрямую с финансовым состоянием, но проводится оценка рациональности использования оборудования и приборов);

• -    по проверке состояния и сохранности товарно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц;

• - по проверке состояния, наличия и эффективности использования объектов основных средств.

5.    Ответственность комиссии по проведению внутренних проверок

Работники учреждения, осуществляющие внутренние проверки, несут ответственность:

• -    за полноту и своевременность проверок;

• -    за обоснованность выводов по результатам проведенной проверки;

• -    за обоснованность предложений по повышению эффективности производства, рационализации бухгалтерского учета и отчетности;

• -    за отчет, созданный по результатам проверки, о выявленных недостатках и нарушениях, с рекомендациями по их устранению, с включением всех вопросов, возникших в период проверки;

• -    за своевременное информирование руководства учреждения обо всех выявленных нарушениях законодательства, нормативных актов, внутренних распоряжений, а также мерах, принятых руководителями проверяемых подразделений по устранению допущенных нарушений.

6.    Оформление ревизий и проверок

По результатам проведения внутреннего контроля составляется соответствующий акт. В нем следует отразить:

• -    программу проверки, утвержденную руководителем учреждения;

• -    характер и состояние бухгалтерского учета и отчетности;

• -    виды, методы и приемы, способы, применяемые при проведении проверки;

• -    анализ соблюдения законодательных и нормативных актов РФ;

• -    выводы о результатах проведения мероприятий внутреннего контроля;

• -    размеры причиненного материального ущерба, другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц;

• -    описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопу-

• щению возможных ошибок в дальнейшей работе.

Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме обязаны представить руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.